Как задепонировать зарплату умершего сотрудника в 1С

Смерть сотрудника прекращает трудовой договор, но не обязательство работодателя выплатить начисленную зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные причитающиеся суммы. Если деньги не были выданы в установленный срок, их нужно задепонировать — иначе программа продолжит показывать долг перед работником, а кассовая дисциплина и отчётность окажутся под угрозой.

В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии депонирование оформляется штатными документами, но ситуация с умершим сотрудником имеет особенности: деньги фактически выдаются не самому работнику, а членам его семьи или наследникам, и налоговый порядок отличается от обычной выплаты. Ошибки здесь приводят к лишнему НДФЛ, спорным проводкам и претензиям со стороны родственников.

Ниже разобран полный цикл: от прекращения трудового договора до выдачи депонированных сумм наследникам, с указанием конкретных документов в программе и контрольных точек для проверки результата.

Что должно быть сделано до депонирования

Депонирование — это не первый шаг, а следствие невыплаты уже начисленных сумм. Поэтому сначала в программе должны быть корректно оформлены кадровые и расчётные документы. Прекращение трудового договора по причине смерти работника оформляется документом «Увольнение» с соответствующим основанием, датой увольнения является день смерти, указанный в свидетельстве.

В документе увольнения программа автоматически рассчитывает окончательный расчёт: зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии и иные начисления, предусмотренные локальными актами. Проверьте, что все начисления за месяц смерти введены до увольнения, иначе часть сумм придётся доначислять отдельным документом.

Отдельно проверьте, нет ли у сотрудника непогашенных удержаний: алиментов, займов, возмещения материального ущерба. Удержания из окончательного расчёта производятся в общем порядке в пределах установленных ограничений, и сумма к выплате должна быть рассчитана уже с их учётом.

Налоговый статус выплат умершему сотруднику

Ключевая особенность ситуации: суммы, выплачиваемые в связи со смертью работника членам его семьи или наследникам, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Это касается и начисленной, но не выплаченной при жизни зарплаты, и компенсации за неиспользованный отпуск.

Практически это означает, что при окончательном расчёте в документе увольнения НДФЛ и взносы по этим суммам исчисляться не должны. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен соответствующий порядок налогообложения: убедитесь, что в документе увольнения по причине смерти программа не рассчитала налог. Если НДФЛ всё же посчитался — проверьте причину увольнения и вид начисления, не все виды дохода программа относит к необлагаемым автоматически.

Депонирование зарплаты в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом депонирование оформляется, если в настройках учётной политики организации включён соответствующий признак: раздел «Настройка» — «Организации» — вкладка «Учётная политика и другие настройки» — флажок использования депонирования. Без этого флажка документ депонирования будет недоступен.

После того как ведомость на выплату (в кассу или в банк) проведена, но деньги фактически не выданы, создайте документ «Депонирование зарплаты»: раздел «Зарплата» — «Все начисления» либо журнал «Ведомости» — кнопка создания связанного документа. В документе укажите ведомость, по которой не произведена выплата, — программа подтянет сотрудника и сумму.

Проведённый документ формирует движения по регистру депонированной зарплаты и при синхронизации с бухгалтерской программой — проводку по дебету счёта 70 и кредиту счёта 76.04 «Расчёты по депонированным суммам». После этого задолженность перед работником в зарплатной отчётности закрывается, а сумма числится как депонированная.

1. 1
   Оформите документ «Увольнение» с основанием «смерть работника» и проверьте окончательный расчёт
2. 2
   Убедитесь, что НДФЛ и взносы по выплатам в связи со смертью не исчислены
3. 3
   Создайте и проведите ведомость на выплату окончательного расчёта
4. 4
   Создайте документ «Депонирование зарплаты» по этой ведомости
5. 5
   Проверьте движения: сумма должна уйти с расчётов с сотрудником в депонированные
6. 6
   При получении заявления от члена семьи или наследника оформите выплату депонированной суммы

Депонирование в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии без модуля ЗУП механизм зависит от того, как ведётся расчёт зарплаты. Если зарплата рассчитывается непосредственно в бухгалтерской программе, депонирование отражается документом «Операция, введённая вручную» или типовой операцией: проводка Дт 70 Кт 76.04 на невыплаченную сумму с указанием сотрудника в аналитике.

Перед ручной проводкой убедитесь, что сама выплата по ведомости в программе не проведена как состоявшаяся — иначе получится двойное закрытие задолженности: ведомость спишет долг, а депонирование создаст фиктивное обязательство. Сверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 в разрезе сотрудника до и после операции.

Если расчёт ведётся в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию данные переносятся синхронизацией, ручные проводки по депонированию делать не нужно — документ «Отражение зарплаты в бухучёте» и связанные данные перенесут суммы автоматически. Ручное вмешательство здесь — типичный источник расхождений между программами.

Сравнение вариантов

Депонирование в 1С:ЗУП

Типовой документ, автоматические движения по регистрам и корректный перенос в бухучёт. Подходит всем, кто ведёт расчёт в ЗУП.

Ручная проводка в 1С:Бухгалтерии

Допустима, только если зарплата считается в самой бухгалтерской программе. Требует ручного контроля аналитики и не отражается в зарплатных отчётах.

Выплата без депонирования

Если наследник обратился быстро и деньги выдаются сразу, депонирование можно не оформлять — долг закроется обычной ведомостью на получателя.

Выдача депонированной суммы наследникам

Право на получение зарплаты умершего имеют члены его семьи или лица, находившиеся на его иждивении, — по заявлению, поданному в установленный срок. Если в этот срок никто не обратился, суммы включаются в состав наследства и выдаются наследникам на основании свидетельства о праве на наследство.

Для выплаты запросите у получателя: заявление, паспорт, свидетельство о смерти, документы, подтверждающие родство (или иждивение, или право на наследство). Копии документов храните вместе с платёжными — это основание выплаты для проверяющих.

В программе выдача оформляется ведомостью на выплату депонированной зарплаты: в 1С:ЗУП создаётся ведомость с видом выплаты «депонированная зарплата», получателем указывается физическое лицо — родственник. Если получатель не является сотрудником, его нужно завести в справочнике физических лиц. Проводка при выплате: Дт 76.04 Кт 50 (51).

Проверка результата и отчётность

После всех операций сверьте три показателя. Во-первых, оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 по умершему сотруднику должна быть закрыта в ноль: весь долг либо выплачен, либо переведён на 76.04. Во-вторых, сальдо по 76.04 в разрезе сотрудника должно совпадать с суммой в регистре депонированной зарплаты в ЗУП. В-третьих, после выдачи наследнику и счёт 76.04, и регистр депонированных сумм должны закрыться.

По отчётности: необлагаемые выплаты в связи со смертью не попадают в базу 6-НДФЛ и РСВ, но порядок отражения зависит от того, когда суммы были начислены. Сверьте персонифицированные данные по умершему сотруднику до сдачи отчётов за период смерти — исправления после сдачи потребуют уточнённых расчётов.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 70 по сотруднику

Норма

Сальдо нулевое после депонирования или выплаты

Тревожный признак

Остаток долга после оформления всех документов

Счёт 76.04 и регистр депонированной зарплаты

Норма

Суммы совпадают, после выдачи оба закрыты

Тревожный признак

Расхождение между бухучётом и зарплатным регистром

Расчёт НДФЛ в документе увольнения

Норма

Налог по выплатам в связи со смертью не исчислен

Тревожный признак

НДФЛ рассчитан и попал в отчётность

Получатель в ведомости на выдачу

Норма

Указано физлицо-наследник с документами-основаниями

Тревожный признак

Выплата оформлена на умершего или без документов

FAQ

Кто вправе получить зарплату умершего сотрудника?

В первую очередь — члены семьи, совместно проживавшие с работником, а также нетрудоспособные лица, находившиеся на его иждивении, независимо от совместного проживания. Если таких обращений нет в установленный срок, суммы переходят в наследственную массу и выплачиваются наследникам по свидетельству о праве на наследство.

Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате зарплаты наследникам?

Нет. Суммы оплаты труда и связанные с ней компенсации, выплачиваемые в порядке наследования или членам семьи в связи со смертью работника, освобождаются от НДФЛ. Исключения могут касаться сумм, налог с которых был исчислен ещё при жизни работника, — такой налог не пересчитывается.

Что делать, если никто не обратился за зарплатой умершего?

Депонированная сумма продолжает числиться на счёте 76.04. Списать её в доходы организации можно только по истечении срока исковой давности при отсутствии требований. До этого момента самовольное списание недопустимо — наследники могут обратиться в рамках наследственной процедуры.

Можно ли выдать деньги без депонирования?

Да, если получатель обратился быстро и выплата происходит сразу после окончательного расчёта. Тогда оформляется обычная ведомость на выплату с указанием получателя-родственника и документов-оснований, а этап депонирования пропускается.

Как завести получателя-наследника в 1С, если он не сотрудник?

Создайте новый элемент в справочнике «Физические лица» без оформления сотрудника и трудового договора. В ведомости на выплату депонированной суммы укажите это физическое лицо как получателя — кадровый учёт при этом не затрагивается.

Что делать, если НДФЛ с выплат умершему уже удержан ошибочно?

Налог считается излишне удержанным. Его следует вернуть в порядке, предусмотренном для возврата излишне удержанного НДФЛ, и подать уточнённый расчёт 6-НДФЛ за соответствующий период. В программе корректировка оформляется сторнированием начисления налога и пересчётом документа увольнения.