Другое · 11 мин
Как задепонировать зарплату умершего сотрудника в 1С:ЗУП
Как задепонировать зарплату умершего сотрудника в 1С:ЗУП: прекращение трудового договора, начисление, депонирование, выплата родственникам, НДФЛ и взносы.
Смерть сотрудника — ситуация, в которой расчётным отделом нельзя действовать «на автомате». Зарплата, причитающаяся умершему работнику за отработанное время, а также компенсация за неиспользованный отпуск не выплачиваются по обычной ведомости: деньги должны быть задепонированы и позже выданы членам семьи или лицам, взявшим на себя расходы на погребение. Ошибки на этом этапе грозят претензиями со стороны наследников и трудовой инспекции.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный сценарий: прекращение трудового договора, окончательный расчёт, депонирование сумм и последующая выписка ведомости на получателей. Ниже разобран порядок действий по шагам — от кадрового приказа до контроля проводок и отчётности.
Материал ориентирован на конфигурацию 1С:ЗУП ред. 3.1. Названия документов и команд в других редакциях могут отличаться, но логика процесса сохраняется.
Правовая основа: кому и что выплачивается
Трудовой договор прекращается вследствие смерти работника по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. Приказ об увольнении издаётся на основании свидетельства о смерти; датой прекращения договора считается дата смерти, указанная в свидетельстве. Записи в трудовую книжку вносятся со ссылкой на тот же пункт.
Невыплаченная зарплата по статье 141 ТК РФ выдаётся члену семьи умершего или лицу, находившемуся на его иждивении. Если таких лиц нет или они не обратились, суммы включаются в состав наследства. Срок обращения родственников за выплатой — четыре месяца; если в течение этого срока никто не обратился, деньги остаются депонированными до вступления наследников в права.
Важная особенность налогообложения: суммы, выплачиваемые наследникам в порядке наследования, НДФЛ не облагаются. Поэтому НДФЛ, исчисленный при начислении зарплаты умершему, при выплате родственникам не удерживается — это ключевой момент, который часто обрабатывается в программе неправильно.
Шаг 1. Прекращение трудового договора в программе
Сначала убедитесь, что все начисления за период до даты смерти отражены: оклад, премии, больничные. Пособие по временной нетрудоспособности, начисленное до даты смерти, также подлежит выплате наследникам. Если больничный лист закрыт после смерти сотрудника, его период следует ограничить датой смерти.
Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения»). В поле «Основание увольнения» выберите пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. Дата увольнения — дата смерти по свидетельству. Документ автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, если остались неиспользованные дни.
Проверьте на вкладке «Начисления и удержания» состав итоговых сумм: зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, иные начисления. НДФЛ в документе будет исчислен — на этом этапе это нормально, корректировка происходит позже при выплате.
- 1Получите свидетельство о смерти (или его копию) от родственников
- 2Создайте документ «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
- 3Укажите дату увольнения равной дате смерти
- 4Проверьте расчёт компенсации отпуска и остатка зарплаты
- 5Проведите документ и сформируйте приказ по форме Т-8
Шаг 2. Депонирование невыплаченных сумм
Депонирование в 1С:ЗУП — это регистрация факта невыплаты начисленных сумм. Поскольку получить деньги на себя умерший сотрудник не может, вместо обычной ведомости «В банк» или «В кассу» оформляется документ «Депонирование зарплаты» (раздел «Зарплата» — «Депонирования»; в некоторых релизах доступен из журнала ведомостей по кнопке создания).
В документе укажите месяц начисления и подразделение, программа подберёт суммы к депонированию по сотруднику. После проведения сумма числится как задолженность организации перед умершим работником, но не уходит в выплату. В расчётных ведомостях она отразится отдельной строкой как депонированная.
Если по учётной политике депонирование оформляется через ведомость с признаком невыплаты, альтернативный путь — создать обычную ведомость, не выплачивать её, а затем зарегистрировать невыплаченные суммы документом депонирования. Выбор зависит от настроек учёта зарплаты в вашей базе.
Шаг 3. Выплата родственникам
Основание выплаты — заявление члена семьи с приложением документов, подтверждающих родство (свидетельство о браке, о рождении) и личность. Рекомендуется также взять копию свидетельства о смерти. Выплата производится из кассы наличными либо перечислением на счёт, указанный в заявлении.
В программе выплата депонированных сумм оформляется ведомостью: «Ведомость в кассу» или «Ведомость в банк» с видом выплаты «Депонированная зарплата». В документе кнопкой подбора выберите депонированные суммы умершего сотрудника. В поле получателя и в печатной форме расходного кассового ордера укажите ФИО фактического получателя — родственника.
Если обращаются несколько членов семьи, сумма делится между ними по соглашению; при споре — в порядке, установленном законодательством о наследовании. Каждой выплате соответствует отдельная строка или отдельная ведомость с указанием конкретного получателя.
НДФЛ и страховые взносы: как не исказить отчётность
Страховые взносы начисляются на суммы, начисленные в пользу сотрудника до даты смерти, в обычном порядке — они попадут в расчёт по страховым взносам за период, в котором произведено начисление. Никаких особых корректировок по взносам не требуется.
С НДФЛ ситуация иная. Налог, исчисленный при начислении, не должен быть перечислен в бюджет с сумм, выплачиваемых наследникам: доход в порядке наследования НДФЛ не облагается. В ЗУП 3.1 при выплате депонированных сумм умершего сотрудника НДФЛ, как правило, не удерживается автоматически, однако поведение зависит от релиза. Проверьте в ведомости колонку «НДФЛ к перечислению» — она должна быть пустой или нулевой.
Если программа всё же зарегистрировала удержание налога, скорректируйте его документом «Операция учёта НДФЛ» или «Возврат НДФЛ» в зависимости от ситуации, чтобы в отчётах 6-НДФЛ не образовалось зависшего удержанного налога. Справка о доходах умершему сотруднику за год смерти формируется в обычном порядке.
| Показатель | Зарплата, начисленная до смерти | Выплата наследникам |
|---|---|---|
| Страховые взносы | Начисляются в обычном порядке | Не начисляются повторно |
| НДФЛ | Исчисляется при начислении | Не удерживается и не перечисляется |
| Отражение в 6-НДФЛ | В периоде начисления | Без удержанного налога |
Шаг 4. Проверка результата и закрытие долга
После выписки ведомости сформируйте отчёт «Депонированная зарплата» (раздел «Зарплата» — «Отчёты по зарплате»): по сотруднику не должно оставаться остатка депонированных сумм после выплаты всем обратившимся получателям. Также сверьтесь с расчётным листком сотрудника — итоговая задолженность организации должна обнулиться.
Проверьте синхронизацию с бухгалтерской программой: депонирование формирует проводку по переводу задолженности на счёт 76 «Расчёты с депонентами», выплата — списание с этого счёта. Если обмен с 1С:Бухгалтерией настроен, убедитесь, что документы выгрузились без ошибок и сальдо по счёту 76 в разрезе сотрудника закрыто.
Копии заявлений, документов о родстве, свидетельства о смерти и платёжных документов подшейте в личное дело или отдельную папку — эти документы хранятся вместе с расчётными документами и могут понадобиться при проверке или при появлении других наследников.
Как проверить результат
Остаток равен нулю после всех выплат
Висит остаток — выплата не проведена или проведена не в полной сумме
Указан фактический получатель, НДФЛ к перечислению отсутствует
Получатель — умерший сотрудник, налог удержан
Сальдо по сотруднику закрыто
Остаток не списан — проверьте синхронизацию
Особые сценарии
Родственники не обратились в течение четырёх месяцев
Депонированные суммы продолжают числиться за организацией. После истечения четырёх месяцев выплата производится наследникам на основании свидетельства о праве на наследство, выданного нотариусом. В программе никаких дополнительных действий не требуется — сумма остаётся депонированной до востребования.
Признание сотрудника безвестно отсутствующим
До вступления в силу решения суда о признании безвестно отсутствующим увольнение по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ не оформляется. Трудовой договор прекращается на основании судебного решения, далее порядок действий аналогичен описанному выше.
Материальная помощь родственникам
Если организация дополнительно выплачивает материальную помощь семье умершего, она оформляется отдельным документом начисления на получателя-родственника (не на умершего сотрудника) и имеет собственный порядок налогообложения. Не смешивайте её с депонированной зарплатой.
Что важно запомнить
Алгоритм: увольнение по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ датой смерти → окончательный расчёт → документ «Депонирование зарплаты» → ведомость на выплату депонированных сумм конкретному родственнику по его заявлению. Взносы начисляются как обычно, НДФЛ при выплате наследникам не удерживается.
Частые вопросы
Можно ли выплатить зарплату умершего сразу по заявлению родственника, без депонирования?
Формально депонирование — способ зафиксировать невыплату и перевести долг на счёт расчётов с депонентами. Если выплата родственнику происходит в тот же расчётный период, некоторые организации оформляют её напрямую ведомостью с указанием получателя. Однако схема с депонированием прозрачнее для учёта и проверок, особенно когда между смертью и обращением родственников проходит время.
Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации отпуска умершего?
При начислении налог исчисляется, но при выплате наследникам не удерживается и не перечисляется в бюджет, поскольку доход, получаемый в порядке наследования, НДФЛ не облагается. Проверьте, чтобы в ведомости на выплату налог не был зарегистрирован как удержанный.
Кто имеет право получить депонированную зарплату?
Члены семьи умершего (супруг, дети, родители и другие по семейному законодательству) и лица, находившиеся на его иждивении. Также суммы могут быть выданы для возмещения расходов на погребение лицу, понёсшему эти расходы. При отсутствии таких лиц деньги входят в наследственную массу.
Что делать, если зарплата уже ушла на карту умершего?
Деньги на счёте умершего входят в наследственную массу, и организация не вправе требовать их возврата у банка. Риск в том, что родственники могут дополнительно потребовать выплату по статье 141 ТК РФ. Чтобы избежать споров, зафиксируйте факт перечисления (ведомость, реестр в банк, дата) — при доказанной выплате до извещения банка повторное требование обычно не удовлетворяется, но консультация юриста в этой ситуации желательна.
Как выплатить депонированную сумму нескольким родственникам?
Возьмите заявление от каждого получателя и оформляйте отдельные строки в ведомости с указанием конкретного получателя и суммы. Распределение между членами семьи определяется их соглашением; при отсутствии договорённости безопаснее дождаться решения нотариуса или суда.
Нужно ли сдавать какие-то особые отчёты по умершему сотруднику?
Специальных форм нет. Обычные отчёты — расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения — включают данные умершего сотрудника за периоды, когда ему производились начисления. Ключевой контроль — чтобы в 6-НДФЛ не осталось «зависшего» удержанного налога по суммам, выплаченным наследникам.