Как вывести список сотрудников в 1С

Список сотрудников в 1С можно получить несколькими способами: через справочник «Сотрудники», через штатные кадровые отчёты или через универсальный отчёт по спискам. Выбор зависит от задачи: быстро посмотреть состав, выгрузить таблицу в Excel или сформировать список на конкретную дату с отбором по подразделению.

Инструкции ниже ориентированы на конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия предприятия», где кадровые данные хранятся по-разному. В ЗУП доступен полный набор кадровых отчётов, а в Бухгалтерии список чаще получают через справочник или отчёт «Списки сотрудников».

Перед формированием списка проверьте права доступа: пользователю нужна роль, позволяющая читать данные сотрудников. Если справочник или отчёт не отображается в меню, возможно, ограничены права или не включён функциональный опции «Кадровый учёт» в настройках программы.

Вывод списка через справочник «Сотрудники»

Самый простой способ — открыть справочник сотрудников. В ЗУП перейдите в раздел «Кадры» и выберите пункт «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерии путь аналогичный: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» или «Справочники» → «Сотрудники» в зависимости от настроек интерфейса.

По умолчанию справочник обычно показывает только действующих сотрудников: уволенные скрыты настройкой отбора. Чтобы увидеть полный список, откройте меню «Ещё» в форме списка и проверьте установленные отборы — снимите отбор «В архиве» или «Показывать уволенных», если он активен.

Для вывода списка на печать или в файл нажмите «Ещё» → «Вывести список». Программа сформирует табличный документ с текущими колонками списка. Перед выводом можно настроить состав колонок: через «Ещё» → «Изменить форму» добавьте нужные поля, например табельный номер, должность или дату приёма.

Обратите внимание: справочник показывает сотрудников как физических лиц, оформленных в программе, а не состояние на дату. Если сотрудник уволен вчера, а список нужен на прошлый месяц, справочник не подойдёт — используйте кадровый отчёт с установкой периода.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Проверьте отборы: при необходимости включите показ уволенных
3. 3
   Настройте колонки через «Ещё» → «Изменить форму»
4. 4
   Нажмите «Ещё» → «Вывести список»
5. 5
   Сохраните табличный документ в Excel или отправьте на печать

Отчёт «Списочный состав» и другие кадровые отчёты в ЗУП

В 1С:ЗУП основной инструмент для списков на дату — отчёт «Списочный состав». Он находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Отчёт показывает сотрудников, работающих в организации на указанную дату, с группировкой по подразделениям и должностям.

Укажите дату в поле периода и нажмите «Сформировать». Если нужен список по конкретному подразделению или только по определённым должностям, откройте «Настройки» и добавьте отбор по соответствующему полю. Готовую настройку можно сохранить как вариант отчёта, чтобы не настраивать заново.

Также полезны отчёты «Штатные сотрудники» (показывает занятые и вакантные позиции штатного расписания), «Остатки отпусков» и «Уволенные сотрудники» — они решают смежные задачи, когда нужен не просто список, а список с кадровым контекстом.

Список сотрудников в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровый блок ограничен, но список получить можно. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» — откроется справочник. Для вывода в табличный документ используйте «Ещё» → «Вывести список», как описано выше.

Если ведётся кадровый учёт в полном объёме (включается в настройках учёта зарплаты), доступны отчёты «Списки сотрудников» и «Справки о сотрудниках». Они формируют список с отборами по организации, подразделению и дате.

Альтернатива — универсальный отчёт (раздел «Отчёты» → «Универсальный отчёт»). Выберите справочник «Сотрудники», задайте период и нужные поля. Это гибкий способ, когда стандартных отчётов не хватает, но он требует аккуратной настройки отборов.

Отборы, сортировка и настройка колонок

В любой форме списка отбор настраивается через кнопку «Ещё» → «Настроить список» (в управляемых формах) или через панель отбора. Типовые отборы: по организации (если в базе несколько юрлиц), по подразделению, по признаку «В архиве» для уволенных.

Сортировка выполняется кликом по заголовку колонки или через настройку списка. Для списка, который пойдёт руководству или в проверяющий орган, удобно сортировать по подразделению и фамилии.

Состав колонок в справочнике меняется через «Ещё» → «Изменить форму»: найдите нужное поле в дереве элементов и включите его видимость. В отчётах состав полей настраивается в «Настройках» на закладке «Поля» или «Структура» — там же добавляются группировки.

Сравнение способов

Справочник «Сотрудники»

Быстро, подходит для актуального состава. Не показывает состояние на прошлую дату.

Отчёт «Списочный состав» (ЗУП)

Список на любую дату с группировками. Требует корректно проведённых кадровых документов.

Универсальный отчёт

Гибкие отборы и поля. Сложнее в настройке, легко ошибиться в отборе.

Выгрузка списка в Excel и печать

Любой табличный документ в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию»: выберите формат XLSX, PDF или MXL. Это работает и для выведенного списка справочника, и для сформированного отчёта.

Если нужна выгрузка именно табличных данных для дальнейшей обработки, удобнее всего вывести список справочника с минимумом оформления: без группировок и итогов. Для печати на бумаге, наоборот, используйте отчёт с группировкой по подразделениям и включите нумерацию строк в настройках.

При передаче списка третьим лицам помните, что это персональные данные. Выгружайте только те поля, которые действительно нужны получателю, и согласуйте передачу с ответственным за обработку персональных данных в организации.

Частые проблемы и их решение

Если в списке отсутствует сотрудник, который точно работает, проверьте: проведён ли документ «Приём на работу», не установлен ли в списке отбор по подразделению или организации, не помечен ли сотрудник как работающий по договору ГПХ — такие лица могут выводиться отдельно.

Если уволенный сотрудник продолжает отображаться в списочном составе на текущую дату, проверьте документ увольнения: он должен быть проведён, а дата увольнения — корректной. Расхождения часто возникают из-за непроведённых или отменённых задним числом приказов.

Если отчёт формируется пустым, убедитесь, что выбрана правильная организация в шапке отчёта и что в базе вообще введены кадровые документы, а не только элементы справочника. Отчёты строятся по документам, а не по справочнику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в списке

Норма

Совпадает с данными отчёта «Списочный состав» на ту же дату

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённые документы или лишние отборы

Состав списка

Норма

Нет уволенных на дату формирования, все действующие присутствуют

Тревожный признак

Есть уволенные или отсутствуют принятые — проверьте приказы

Организация в шапке

Норма

Указано нужное юрлицо

Тревожный признак

Список смешанный по всем организациям базы

FAQ

Как вывести список только уволенных сотрудников?

В справочнике «Сотрудники» установите отбор «В архиве» = «Да» через «Ещё» → «Настроить список». В ЗУП также есть отдельный отчёт по уволенным с датами и основаниями увольнения — он удобнее, если нужен период.

Как получить список сотрудников на конкретную прошлую дату?

Используйте отчёт «Списочный состав» в ЗУП: укажите нужную дату и сформируйте. Справочник для этого не подходит — он показывает текущее состояние, а не историческое.

Почему в списке не видно сотрудников по договорам ГПХ?

Работники по договорам гражданско-правового характера часто учитываются отдельно. В ЗУП проверьте настройки отчёта — включите показ работающих по ГПХ, или сформируйте отдельный список по договорам подряда.

Как вывести список с табельными номерами и должностями?

В справочнике добавьте колонки через «Ещё» → «Изменить форму», затем выведите список. В отчёте «Списочный состав» эти поля обычно уже присутствуют; если нет — добавьте их в настройках отчёта на закладке полей.

Можно ли сформировать список сразу по нескольким организациям?

Да: в отчёте снимите отбор по организации или добавьте несколько организаций в условие отбора с видом сравнения «В списке». В справочнике для этого включите отображение колонки «Организация» и сгруппируйте по ней.

Что делать, если кнопка «Вывести список» недоступна?

Проверьте права пользователя — нужна возможность вывода и чтения данных сотрудников. Также убедитесь, что курсор стоит в области списка, а не в поле поиска или отбора.