Как вывести список сотрудников в 1С 8.3

Задача вывести список сотрудников возникает регулярно: для сверки штатной численности, подготовки данных для банка, проверки кадровых документов или выгрузки в Excel. В 1С 8.3 это можно сделать несколькими способами — от простого открытия справочника до гибких отчётов с отборами и произвольными колонками.

Конкретный путь зависит от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) данные о сотрудниках хранятся в справочнике «Сотрудники» и доступны через кадровые отчёты. В «1С:Бухгалтерии» справочник тоже есть, но отчётность по кадрам ограничена. В статье разберём оба сценария, а также универсальные методы через консоль запросов и обработки.

Перед началом убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на чтение справочника сотрудников и кадровых данных. Если часть сотрудников «не видна» — чаще всего дело именно в ограничении прав на уровне записей (RLS), а не в отсутствии данных.

Способ 1: справочник «Сотрудники» — самый быстрый вариант

Откройте раздел «Кадры» (в ЗУП) или «Справочники» (в Бухгалтерии) и выберите пункт «Сотрудники». Перед вами появится список всех физических лиц, оформленных в организации. По умолчанию показываются действующие сотрудники; уволенные скрываются отбором, который можно снять через кнопку «Ещё» → «Настроить список».

Чтобы вывести список на печать или в файл, нажмите «Ещё» → «Вывести список». В диалоге отметьте нужные колонки (ФИО, табельный номер, подразделение, должность) и выберите формат: табличный документ для печати или сохранение в Excel. Состав колонок предварительно настраивается через «Ещё» → «Изменить форму» — добавьте нужные поля в список, и они станут доступны при выводе.

Учтите ограничение: вывод списка из справочника показывает только реквизиты самого справочника. Данные о текущем месте работы, окладе или дате приёма хранятся в регистрах кадрового учёта, и в типовой форме списка они могут отображаться не полностью. Если нужны именно кадровые данные на дату — переходите к отчётам.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Настройте отбор при необходимости: «Ещё» → «Настроить список»
3. 3
   Добавьте нужные колонки через «Ещё» → «Изменить форму»
4. 4
   Нажмите «Ещё» → «Вывести список» и отметьте колонки
5. 5
   Выберите вывод в табличный документ или сохраните в Excel

Способ 2: кадровые отчёты в 1С:ЗУП

В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» перейдите в раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». Здесь доступны готовые отчёты: «Список сотрудников», «Штатное расписание», «Остатки отпусков», «Сведения о сотрудниках». Для простого перечня подойдёт отчёт «Список сотрудников» — он формируется на указанную дату и показывает актуальные кадровые данные.

Откройте настройки отчёта (кнопка «Настройки» или «Показать настройки»), чтобы задать отбор по организации, подразделению, должности или типу занятости. На вкладке «Поля» или «Структура» можно добавить колонки: дату приёма, дату рождения, ИНН, СНИЛС. После нажатия «Сформировать» отчёт выводится в табличный документ, который печатается или сохраняется стандартными средствами платформы.

Полезная возможность — сохранение варианта отчёта. Если вы регулярно формируете список по одним и тем же отборам, сохраните настройки как отдельный вариант: он появится в списке отчётов, и в следующий раз достаточно одного клика.

Какой инструмент выбрать

Справочник «Сотрудники»

Быстрый просмотр и простая печать списка. Ограничение: мало кадровых данных, слабые отборы.

Кадровый отчёт в ЗУП

Отборы по подразделениям и должностям, данные на дату, сохраняемые варианты. Доступен только в ЗУП.

Универсальный отчёт

Произвольные поля из справочника и регистров. Требует понимания структуры данных.

Консоль запросов / СКД

Максимальная гибкость, любые соединения таблиц. Нужны навыки запросов 1С.

Способ 3: универсальный отчёт

Универсальный отчёт есть во многих типовых конфигурациях: обычно он находится в разделе «Отчёты» или «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Выберите тип объекта «Справочник», объект — «Сотрудники», укажите период и нажмите «Сформировать».

В настройках универсального отчёта добавьте нужные поля через конструктор: помимо стандартных реквизитов доступны связанные данные, если конфигурация их предоставляет. Отборы настраиваются по любому реквизиту — например, можно вывести только сотрудников конкретного подразделения или только работающих по совместительству.

Главное преимущество универсального отчёта — он работает и в конфигурациях без полноценного кадрового модуля, например в «1С:Бухгалтерии», где штатных кадровых отчётов мало. Недостаток — интерфейс менее дружелюбен, а состав доступных полей зависит от настроек конфигурации.

Способ 4: консоль запросов и обработки для разработчиков

Если стандартных отчётов не хватает — например, нужен список сотрудников с данными из нескольких регистров сведений — используйте консоль запросов. Это внешняя обработка (расширение .epf), которую открывают через «Файл» → «Открыть» в режиме предприятия. Запрос к справочнику выглядит просто:

ВЫБРАТЬ
Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
Сотрудники.Код КАК ТабельныйНомер,
Сотрудники.Наименование КАК ФИО
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
НЕ Сотрудники.ПометкаУдаления
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
ФИО

Для получения кадровых данных (подразделение, должность на дату) запрос дополняют соединением с регистром сведений «КадроваяИсторияСотрудников» или его виртуальной таблицей «СрезПоследних» — точное имя регистра зависит от версии конфигурации. Результат запроса выгружается в таблицу значений и далее в Excel.

Настройка отборов и выгрузка в Excel

В любом списке 1С 8.3 отбор настраивается через кнопку «Ещё» → «Настроить список» или стандартную панель отбора. Типовые условия: «Подразделение равно», «Дата приёма больше или равна», «В архиве равно Нет». Условия комбинируются по «И», для «ИЛИ» используйте группировку условий.

Для выгрузки в Excel сформируйте табличный документ (отчёт или вывод списка), затем используйте «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)». Альтернатива — кнопка «Вывести список» с вариантом «Табличный документ» и последующим копированием. Если данные нужны для обмена с другими системами, удобнее формат CSV, который также доступен при сохранении.

Проверяйте полноту выгрузки: сравните количество строк в выгруженном файле с количеством записей в списке (оно отображается в строке состояния или через «Вывести список» с подсчётом). Расхождение обычно означает, что сработал скрытый отбор или ограничение прав.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в выгрузке

Норма

Совпадает с числом записей в отобранном списке

Тревожный признак

Строк меньше — действует скрытый отбор или ограничение прав

Состав сотрудников

Норма

Присутствуют все работающие, уволенные — по заданному условию

Тревожный признак

Отсутствуют целые подразделения или внешние совместители

Актуальность кадровых данных

Норма

Подразделение и должность соответствуют последним кадровым приказам

Тревожный признак

Показаны устаревшие данные — отчёт сформирован не на ту дату

Частые ошибки и ограничения

Самая распространённая проблема — «не все сотрудники видны в списке». Причины: включён отбор по организации или подразделению, действует ограничение доступа на уровне записей (RLS), либо сотрудники помечены на удаление. Проверьте настройки списка и права пользователя, прежде чем делать вывод об отсутствии данных.

Вторая типичная ситуация — дубли физических лиц. Если один человек числится дважды (например, завели новую карточку вместо исправления старой), список покажет обе записи. Дедупликацию выполняйте штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование», но только после резервного копирования.

Третья ошибка — путаница между справочниками «Сотрудники» и «Физические лица». В ЗУП это разные объекты: у одного физлица может быть несколько записей сотрудника (основное место работы и совместительство). Если нужен список уникальных людей, группируйте данные по физическому лицу, а не по сотруднику.

Особенности для разных конфигураций

В «1С:Бухгалтерии 8.3» справочник сотрудников находится в разделе «Справочники» → «Сотрудники». Кадровые отчёты там ограничены, поэтому для расширенных списков используйте универсальный отчёт или данные документов «Приём на работу». Учтите, что при ведении зарплаты во внешней программе (ЗУП) бухгалтерский справочник может содержать неполные данные.

В «1С:ЗУП» доступны все описанные способы, плюс отчёт «Штатная расстановка» и «Списки работников» с гибкой настройкой. В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:ERP» логика аналогична: справочник «Сотрудники» и кадровые отчёты в соответствующих разделах, названия могут незначительно отличаться.

Частые вопросы

Почему в списке не отображаются уволенные сотрудники?

В типовых формах списка сотрудников действует отбор, скрывающий уволенных. Откройте «Ещё» → «Настроить список» и снимите условие по признаку увольнения или архивности. В ЗУП также можно сформировать кадровый отчёт с отбором по уволенным за период.

Как вывести список сотрудников с табельными номерами?

Табельный номер — это код элемента справочника. При выводе списка через «Ещё» → «Вывести список» отметьте колонку «Код». Если колонки нет, добавьте её в форму списка через «Изменить форму».

Можно ли выгрузить список сотрудников в Excel без прав администратора?

Да, если у пользователя есть права на чтение справочника и формирование отчётов. Вывод списка и сохранение табличного документа в Excel — стандартные функции платформы, не требующие административных прав. Ограничения могут быть только на уровне доступа к данным (RLS).

Как получить список сотрудников конкретного подразделения на прошлую дату?

Используйте кадровый отчёт в ЗУП (например, «Список сотрудников» или «Штатная расстановка»): укажите дату формирования и в настройках задайте отбор по подразделению. Справочник для этого не подходит — он показывает текущее состояние без истории.

Сотрудник есть в ЗУП, но его нет в 1С:Бухгалтерии. Что делать?

Проверьте настройки синхронизации данных между конфигурациями, если она настроена. Если обмен не используется, сотрудника нужно завести в бухгалтерской базе вручную или настроить обмен. Проверьте также, не скрыт ли сотрудник отбором в списке.

Как убрать дубли сотрудников из списка?

Определите, дублируются сотрудники или физические лица. Для поиска и объединения дублей используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Перед объединением обязательно сделайте резервную копию базы — операция необратима.