Как вывести список работающих сотрудников в 1С

Задача получить список именно работающих сотрудников — а не всех, кто когда-либо числился в программе — возникает регулярно: для сверки численности, подготовки списков на ознакомление с документами, выгрузки данных в другие системы. В 1С есть несколько способов это сделать, и выбор зависит от конфигурации (ЗУП, ERP, Бухгалтерия) и от того, что именно понимать под «работающими»: оформленные по приёму на работу, не уволенные на дату, с действующим трудовым договором.

Главная сложность в том, что справочник «Сотрудники» по умолчанию показывает всех, включая уволенных. Поэтому просто открыть список недостаточно — нужно применить отбор или воспользоваться специализированным отчётом. Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций, а также вариант для программиста через запрос.

Определитесь, кого считать работающим

Прежде чем строить список, уточните критерий. В 1С «сотрудник» и «физическое лицо» — разные объекты: у одного физлица может быть несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство). Если нужна численность людей, считайте по физлицам, если позиции — по сотрудникам.

Также решите, как обрабатывать пограничные случаи: сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком формально работают, но могут не попадать в отчёты по отработанному времени; уволенные «задним числом» после формирования списка изменят картину задним числом; сотрудники с приказом о приёме, но без фактического выхода, могут учитываться по-разному в разных отчётах.

Способ 1. Отбор в справочнике «Сотрудники»

Самый простой путь — открыть справочник и скрыть уволенных. В 1С:ЗУП перейдите: Кадры → Сотрудники. В шапке списка найдите переключатель или флажок «Показывать уволенных» (в некоторых версиях — «Уволенные») и отключите его. В списке останутся только действующие сотрудники.

Если нужен дополнительный отбор — по подразделению, организации или должности — нажмите «Ещё → Настроить список» и добавьте условия. Например: Организация = ООО «Пример», Подразделение в иерархии = Отдел продаж. Настроенный список можно вывести на печать или сохранить в Excel через «Ещё → Вывести список».

В 1С:Бухгалтерии справочник сотрудников находится в разделе «Зарплата и кадры → Сотрудники», механика та же: отключите показ уволенных и при необходимости настройте отбор.

1. 1
   Откройте Кадры → Сотрудники
2. 2
   Снимите флажок «Показывать уволенных»
3. 3
   Через «Ещё → Настроить список» добавьте отбор по организации или подразделению
4. 4
   Используйте «Ещё → Вывести список» для печати или сохранения в Excel

Способ 2. Кадровые отчёты

Для полноценного списка с датами приёма, должностями и подразделениями удобнее отчёты. В 1С:ЗУП откройте Кадры → Кадровые отчёты и выберите подходящий:

• «Штатные сотрудники» — список работающих на выбранную дату с расшифровкой по подразделениям и должностям;
• «Списочный состав» — численность и состав с возможностью детализации;
• «Остатки отпусков» и другие аналитические отчёты — когда список нужен в разрезе дополнительного показателя.

В настройках отчёта (кнопка «Настройки») укажите дату, при необходимости добавьте отбор по организации и включите или исключите внутренних совместителей. Результат сохраняется в Excel или PDF стандартной кнопкой сохранения табличного документа.

Сравнение способов

Справочник с отбором

Быстро для просмотра на экране; ограниченные колонки, слабая настройка состава данных

Кадровый отчёт

Готовая структура с должностями и датами; зависит от состава отчётов конкретной версии

Универсальный отчёт / запрос

Любые условия и поля; требует навыков настройки или программирования

Способ 3. Универсальный отчёт

Когда типовых отчётов не хватает — например, нужен список работающих с конкретным полем или по нестандартному условию — используйте «Универсальный отчёт» (в ЗУП: Отчёты, справки → Универсальный отчёт). Выберите объект «Справочник» → «Сотрудники», задайте период и в настройках добавьте отбор.

Ключевой момент: у справочника «Сотрудники» нет простого поля «уволен», поэтому отбор строится через связанные данные — например, через регистр кадровых сведений. Если универсальный отчёт кажется сложным, попросите специалиста 1С один раз настроить и сохранить вариант отчёта — дальше пользователи смогут запускать его в один клик.

Способ 4. Запрос для разработчика

Если список нужен программно — для обмена, обработки или печатной формы — используйте запрос к регистру сведений «Кадровая история сотрудников» (в ЗУП 3.1) с отбором действующих записей:

ВЫБРАТЬ
КадроваяИстория.Сотрудник КАК Сотрудник,
КадроваяИстория.Подразделение КАК Подразделение,
КадроваяИстория.Должность КАК Должность
ИЗ
РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&Дата, ) КАК КадроваяИстория
ГДЕ
КадроваяИстория.ВидСобытия <> ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение)

Имён регистров и перечислений могут отличаться в зависимости от версии конфигурации — сверяйте состав метаданных в конфигураторе. Для данных о текущих кадровых записях в некоторых версиях также используется регистр «Текущие кадровые данные сотрудников», который уже содержит признак увольнения.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка сверьте его с ожиданиями: количество сотрудников должно совпадать с данными отдела кадров на ту же дату. Полезно дополнительно сформировать отчёт «Уволенные» за период и убедиться, что недавно уволенные не попали в список работающих, а недавно принятые — попали.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество в списке

Норма

Совпадает со штатной численностью на дату отчёта

Тревожный признак

Расходится — проверьте дату отчёта и отбор по организации

Недавно уволенные

Норма

Отсутствуют в списке

Тревожный признак

Присутствуют — проверьте проведённость приказа об увольнении

Совместители

Норма

Учтены или исключены осознанно, по задаче

Тревожный признак

Дублируют физлиц и завышают численность

Отдельная частая ситуация: приказ об увольнении создан, но не проведён, либо кадровые документы вообще ведутся в другой программе, а в 1С вносятся только для расчёта зарплаты. В таком случае список из 1С не будет отражать реальность — сначала приведите кадровый учёт в актуальное состояние.

Выгрузка и дальнейшее использование

Любой сформированный список сохраняется через Файл → Сохранить как (Excel, PDF, HTML) либо копируется в буфер обмена. Для регулярной выгрузки в сторонние системы настройте сохранённый вариант отчёта и рассылку отчётов по расписанию — это избавит от ручной работы и разночтений в датах.

Частые вопросы

Почему уволенный сотрудник всё ещё отображается в списке?

Чаще всего приказ об увольнении создан, но не проведён, либо в справочнике включён показ уволенных. Проверьте статус кадрового документа и настройку отбора списка.

Как вывести список на конкретную прошедшую дату?

Используйте кадровый отчёт «Штатные сотрудники» и укажите нужную дату в параметрах. Справочник сотрудников показывает состояние только на текущий момент.

Как исключить внутренних совместителей из списка?

В настройках кадрового отчёта добавьте отбор по виду занятости или типу договора, либо группируйте результат по физическим лицам — тогда каждый человек попадёт в список один раз.

Можно ли вывести список с датами приёма и табельными номерами?

Да, в настройках отчёта на вкладке полей добавьте нужные реквизиты: дата приёма, табельный номер, должность. Сохраните вариант отчёта, чтобы не настраивать заново.

Сотрудница в декретном отпуске попадёт в список работающих?

Да, трудовой договор действует, поэтому она считается работающей. Если нужен список фактически выходящих на работу, добавьте отбор по состоянию сотрудника или используйте отчёты по отсутствиям.

Как автоматизировать регулярное получение списка?

Сохраните настроенный вариант отчёта и настройте рассылку отчётов по расписанию — список будет приходить на почту в заданный день без ручных действий.