Как вывести список детей сотрудников в 1С:ЗУП

Сведения о детях сотрудников в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) хранятся не в самом сотруднике, а в его физическом лице — в табличной части «Родственники». Поэтому задача «вывести список детей» сводится к тому, чтобы получить родственников с типом связи «Ребенок» (или «Сын», «Дочь» в зависимости от редакции) и привязать их к действующим сотрудникам. Ниже — все рабочие способы: от типовых отчётов без программирования до запроса через консоль.

Сразу важный нюанс: список может понадобиться в разных разрезах — все дети по организации, дети конкретного подразделения, только дети до определённого возраста (например, для пособий или путёвок), либо сотрудники, у которых детей нет. Способ получения зависит от того, какой именно срез нужен, и от того, есть ли у вас права на настройку отчётов.

Где в ЗУП хранятся данные о детях

Дети и другие родственники заносятся в карточку физического лица: раздел «Кадры» → «Сотрудники» (или «Физические лица») → открыть сотрудника → ссылка «Семья» либо вкладка «Личные данные» → «Родственники». В табличной части указывается ФИО родственника, степень родства (сын, дочь, ребёнок) и дата рождения.

Принципиально: технически это табличная часть «Родственники» справочника «ФизическиеЛица», а не реквизит справочника «Сотрудники». Один физлицо может иметь несколько сотрудников (основное место работы и совместительство), поэтому при построении отчёта от сотрудников возможны дубли — их нужно устранять группировкой по физическому лицу.

Если в карточках сотрудников раздел «Семья» пуст, никакой отчёт детей не покажет — данные сначала нужно внести. Часто при миграции из старых программ родственники переносятся не полностью, и это становится заметно именно при попытке сформировать такой список.

Способ 1. Типовой отчёт «Составы семей»

В типовой поставке ЗУП есть готовый отчёт, который показывает членов семьи сотрудников. Путь: раздел «Кадры» → «Отчёты» → в списке найти «Составы семей» (в некоторых релизах он находится в подборке кадровых отчётов или доступен через «Все отчёты»).

Отчёт выводит сотрудника, его родственников и степень родства. Чтобы оставить только детей, откройте «Настройки» (кнопка «Настройки» или «Ещё» → «Расширенная настройка»), перейдите на закладку «Отбор» и добавьте условие по полю «Степень родства» = «Ребенок» (плюс «Сын», «Дочь», если они используются в базе). При необходимости добавьте отбор по организации и подразделению.

Готовую настройку удобно сохранить: «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» — тогда в следующий раз список детей будет выводиться одним кликом. Если типового отчёта в вашей редакции нет или он не даёт нужных колонок, переходите к универсальному отчёту.

1. 1
   Откройте Кадры → Отчёты → «Составы семей»
2. 2
   В настройках добавьте отбор: Степень родства = Ребенок (Сын, Дочь)
3. 3
   При необходимости задайте отбор по организации и подразделению
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте, что даты рождения детей заполнены
5. 5
   Сохраните вариант отчёта для повторного использования

Способ 2. Универсальный отчёт по табличной части «Родственники»

Если типового отчёта нет, используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Универсальный отчёт»; доступен пользователям с правами администратора или настройки отчётов).

В универсальном отчёте выберите тип объекта «Справочник», объект «Физические лица», вид данных — табличная часть «Родственники». В настройках добавьте поля: ссылка (физлицо), ФИО родственника, степень родства, дата рождения. Установите отбор по степени родства. Результат — список детей с привязкой к физическим лицам.

Ограничение способа: универсальный отчёт показывает физических лиц, а не сотрудников, поэтому в нём не будет колонок «Подразделение» и «Должность». Если они нужны, либо дополнительно выводите данные в типовом отчёте, либо используйте СКД/запрос.

Способ 3. Консоль отчётов СКД или произвольный запрос

Когда нужен нестандартный срез — например, дети до 14 лет только действующих сотрудников с указанием подразделения, — проще всего написать запрос. Для этого подойдёт обработка «Консоль запросов» или отчёт на СКД с произвольным набором данных.

Типовой запрос к табличной части выглядит так:

ВЫБРАТЬ
Родственники.Ссылка КАК ФизическоеЛицо,
Родственники.Наименование КАК Ребенок,
Родственники.ДатаРождения КАК ДатаРождения,
Родственники.СтепеньРодства КАК СтепеньРодства
ИЗ
Справочник.ФизическиеЛица.Родственники КАК Родственники
ГДЕ
Родственники.СтепеньРодства.Наименование ПОДОБНО "%Ребенок%"

Чтобы добавить сотрудников и отсечь уволенных, запрос соединяют с регистром сведений «КадроваяИсторияСотрудников» (срез последних) или с текущими кадровыми данными через ВТ «ТекущиеКадровыеДанныеСотрудников», если запрос строится внутри отчёта ЗУП. Возраст ребёнка вычисляется функцией РАЗНОСТЬДАТ(ДатаРождения, &ТекущаяДата, ГОД) с поправкой на месяц и день — либо фильтруется условием ДатаРождения >= даты, отсечённой на нужное число лет назад.

ВЫБРАТЬ Различные Род.Ссылка КАК Физлицо, Род.Наименование КАК Ребенок, Род.ДатаРождения ИЗ Справочник.ФизическиеЛица.Родственники КАК Род ГДЕ Род.ДатаРождения >= &ДатаОтсечки

Как вывести детей по возрасту или только действующих сотрудников

Отбор по возрасту. В отчётах на СКД возраст обычно не хранится как поле — его вычисляют из даты рождения. Самый надёжный способ в запросе: сравнить дату рождения с вычисленной границей. Например, «дети до 18 лет» — это ДатаРождения >= ДОБАВИТЬКДАТЕ(&ТекущаяДата, ГОД, -18). Такой подход не требует вычисляемых полей и работает быстро.

Только действующие сотрудники. Присоедините к запросу срез последних регистра «КадроваяИсторияСотрудников» с условием ВидСобытия <> Увольнение (или используйте типовую временную таблицу текущих кадровых данных). Дополнительно исключите дубли от совместителей группировкой по физическому лицу — иначе один ребёнок может попасть в список дважды.

Если список нужен регулярно (например, ежегодно к Новому году для подарков детям), оформите его как сохранённый вариант отчёта или внешний отчёт и раздайте права кадровикам — это избавит от повторной настройки отборов.

Проверка полноты данных перед формированием списка

Главная причина «пустого» или неполного списка — незаполненные карточки. Перед тем как строить отчёт, имеет смысл оценить, у скольких сотрудников вообще заполнены родственники. Это видно тем же универсальным отчётом: сформируйте список физлиц с табличной частью «Родственники» без отборов и сравните количество с общей численностью.

Вторая типовая проблема — незаполненные даты рождения детей. Без даты рождения отбор по возрасту невозможен, и ребёнок «выпадет» из списка для пособий или путёвок. Проверьте это отбором «ДатаРождения не заполнена» и разошлите сотрудникам запрос на уточнение данных.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — искать детей в данных сотрудника, а не физического лица. Второе по частоте — отбор только по значению «Ребенок», когда в базе степени родства заполнены как «Сын» и «Дочь»: в результате список оказывается пустым или неполным, хотя данные в карточках есть.

Третья ошибка — дубли из-за совместительства: если отчёт построен от сотрудников, а не от физлиц, один и тот же ребёнок выводится по каждому месту работы. Четвёртая — игнорирование уволенных: без среза кадровой истории в список попадут дети бывших сотрудников.

Ограничение типовых средств: если нужны сложные условия (например, «дети-инвалиды» или «дети, на которых оформлен вычет НДФЛ»), данных табличной части «Родственники» недостаточно — вычеты хранятся в других регистрах, и список придётся собирать из нескольких источников либо использовать отчёты по НДФЛ.

Частые вопросы