Как вывести сотрудника из декрета в 1С

Выход сотрудника из отпуска по уходу за ребёнком (в быту — «декрета») в 1С:ЗУП оформляется кадровым документом, который прекращает отпуск и возвращает сотруднику плановые начисления. Ошибки на этом этапе приводят к тому, что сотруднику либо не начисляется зарплата после выхода, либо продолжают начисляться пособия, что создаёт переплату и проблемы с отчётностью.

Процедура зависит от сценария: сотрудник выходит по окончании отпуска, досрочно, на полный или неполный рабочий день. В каждом случае используются разные документы и настройки. Ниже разобраны все варианты для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), а также кратко — для 1С:Бухгалтерии.

Перед оформлением убедитесь, что у вас есть заявление сотрудника и приказ руководителя о выходе (или об установлении неполного рабочего времени). Программа отражает только факт, подтверждённый документально, — без заявления оформлять выход в базе не следует.

Какие документы 1С используются для выхода из декрета

Основной документ — «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком». Он находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» либо в разделе «Зарплата» → «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска». Документ делает три вещи одновременно: прекращает отпуск, останавливает назначенные пособия по уходу за ребёнком и возобновляет плановые начисления сотрудника.

Если сотрудник выходит на неполный рабочий день с сохранением пособия, одного документа возврата недостаточно — потребуется ещё «Кадровый перевод» с новым графиком работы. При таком варианте пособие по уходу за ребёнком не прекращается, поэтому порядок действий принципиально другой.

Выход по окончании отпуска

Если сотрудник выходит на работу в день, следующий за датой окончания отпуска, указанной в приказе, самый простой вариант — всё равно оформить документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком». Хотя программа в ряде случаев автоматически возобновляет начисления после даты окончания отпуска, явный документ возврата гарантирует корректное состояние кадрового учёта и исключает двусмысленность для расчётчика.

Порядок действий: откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы», создайте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком». Выберите сотрудника — программа подтянет действующий отпуск. Укажите дату возврата (первый рабочий день сотрудника). Проверьте, что в документе автоматически отметились прекращаемые пособия, и проведите документ.

1. 1
   Получите заявление сотрудника и оформите приказ о выходе
2. 2
   Создайте документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» в разделе «Кадры»
3. 3
   Укажите сотрудника и дату возврата на работу
4. 4
   Проверьте список прекращаемых пособий в документе
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для контроля

Досрочный выход из отпуска

Сотрудник вправе прервать отпуск по уходу за ребёнком в любой момент по своему заявлению. В программе это оформляется тем же документом «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком», просто дата возврата будет раньше даты окончания отпуска в исходном приказе.

Ключевой момент: дата возврата — это первый день, когда сотрудник приступает к работе. С этой даты прекращаются пособия по уходу (если выход на полную ставку) и начинают начисляться оклад и прочие плановые начисления. Если сотрудник выходит в середине месяца, зарплата за этот месяц будет рассчитана пропорционально отработанному времени — программа сделает это автоматически при расчёте зарплаты.

Не редактируйте исходный документ отпуска, «обрезая» его дату окончания. Такая правка исторических данных ломает связь с уже сданной отчётностью и расчётами пособий. Правильный способ — именно документ возврата.

Выход на неполный рабочий день с сохранением пособия

По закону сотрудник может работать на условиях неполного рабочего времени во время отпуска по уходу за ребёнком, сохраняя право на пособие. В 1С:ЗУП это самый «трёхшаговый» сценарий, и здесь чаще всего допускают ошибки.

Последовательность такая. Сначала создайте график работы с неполным временем (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников»), если подходящего ещё нет: укажите сокращённую продолжительность дня или недели и обязательно установите признак неполного рабочего времени с видом «Неполный рабочий день» или «Неполная рабочая неделя». Затем оформите «Кадровый перевод» (раздел «Кадры»), в котором сотруднику назначается новый график с даты выхода, а при необходимости — изменяется размер оплаты пропорционально ставке.

Важно: документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» в этом сценарии либо не создаётся вовсе (в типовой методике отпуск продолжается, меняется только режим работы), либо создаётся с сохранением пособия — поведение зависит от релиза. Проверьте в документе флажки по пособиям: пособие по уходу до полутора лет должно продолжать начисляться. Если программа предлагает его прекратить — сценарий настроен неверно.

Сравнение вариантов выхода

Полный выход

Документ «Возврат из отпуска»: пособия прекращаются, восстанавливается полный оклад. Подходит при выходе на полную ставку.

Неполный день с пособием

Кадровый перевод на график неполного времени, отпуск и пособие продолжаются. Подходит при частичной занятости.

Выход на другую должность

Возврат из отпуска плюс кадровый перевод с новой должностью и начислениями. Требуется согласование условий труда.

Выход из декрета в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт упрощён, и отдельного документа возврата из отпуска по уходу может не быть — всё зависит от того, как был оформлен сам отпуск. Чаще всего отпуск там отражён кадровым приказом или отсутствием начислений, а выход оформляется простым возобновлением начисления зарплаты.

Практический порядок: откройте карточку сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»), проверьте, что нет действующего документа, блокирующего начисления. При расчёте зарплаты за месяц выхода сотрудник должен попасть в документ «Начисление зарплаты» с пропорциональной суммой. Если пособия велись вручную, прекратите их ручное начисление с месяца выхода.

Проверка результата после оформления

После проведения документов обязательно выполните контрольные проверки — это занимает несколько минут и избавляет от перерасчётов в конце месяца.

Во-первых, сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц выхода (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»): в нём должны появиться плановые начисления пропорционально отработанным дням и отсутствовать пособия (при полном выходе). Во-вторых, проверьте вкладку «Начисления и удержания» в карточке сотрудника — плановые начисления должны быть активны. В-третьих, убедитесь, что сотрудник попадает в табель: сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и проверьте отметки с даты выхода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок за месяц выхода

Норма

Есть начисление оклада пропорционально дням, пособий нет (при полном выходе)

Тревожный признак

Начислений нет или пособие продолжает начисляться параллельно с полным окладом

Табель учёта рабочего времени

Норма

С даты возврата проставлены явки

Тревожный признак

Весь месяц закрыт отпуском или пусто

Карточка сотрудника, плановые начисления

Норма

Оклад и надбавки активны с даты возврата

Тревожный признак

Начисления отсутствуют или имеют нулевой размер

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — расчётчик забывает оформить возврат, и сотрудник не попадает в начисление зарплаты. Обнаруживается это обычно в день выплаты. Профилактика проста: сверяйте список сотрудников в отпусках (отчёт «Остатки отпусков» или «Сотрудники в отпусках») с фактически работающими.

Вторая типичная ситуация — двойная выплата: сотрудник вышел на полный день, но пособие по уходу не прекращено, потому что возврат оформили кадровым переводом вместо документа возврата. Переплату пособия потом сложно удержать. Третья ошибка — неверная дата возврата: указывают дату приказа вместо первого рабочего дня, из-за чего смещаются начисления и табель.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять возврат, если отпуск закончился сам по дате в приказе?

Формально начисления могут возобновиться автоматически после даты окончания отпуска, но рекомендуется всё равно создать документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком». Это делает состояние учёта однозначным и упрощает проверку при расчёте и аудите.

Сотрудник вышел на неполный день, а пособие перестало начисляться. Что делать?

Проверьте, каким документом оформлен выход. Если создан «Возврат из отпуска» с прекращением пособий — отмените его проведение и оформите сценарий через «Кадровый перевод» на график неполного времени: отпуск и пособие в этом случае продолжаются. Затем доначислите пособие за пропущенный период документом начисления.

Как оформить выход, если сотрудник сначала был в отпуске по беременности и родам, а потом сразу по уходу?

Это два самостоятельных отпуска с отдельными документами. Возврат оформляется из того отпуска, который действует на момент выхода, — как правило, из отпуска по уходу за ребёнком. Отдельно «закрывать» отпуск по беременности и родам не нужно, он уже завершён своей датой.

Сотрудник выходит в середине месяца — как посчитается зарплата?

При расчёте зарплаты за месяц программа автоматически разделит период: до даты возврата — отпуск (без начисления оклада), с даты возврата — оплата по окладу пропорционально отработанным дням по графику сотрудника. Ручного дробления документов не требуется, достаточно корректной даты возврата.

Можно ли оформить возврат задним числом, если сотрудник уже работает месяц?

Технически можно — создайте документ возврата с фактической датой выхода. Но будьте готовы к перерасчётам: если за этот месяц уже начислялись пособия, программа сторнирует их, а зарплату придётся доначислить. Если период закрыт отчётностью, потребуется подача уточнённых расчётов.

Нужно ли менять график работы, если сотрудник выходит на ту же полную ставку?

Нет. Если условия труда не меняются, достаточно документа возврата — сотрудник вернётся на свой прежний график и прежние плановые начисления. Кадровый перевод нужен только при изменении должности, графика или размера оплаты.