Другое · 10 мин
Как вывести расчетный листок в 1С ЗУП
Как вывести расчетный листок в 1С ЗУП 3.1: печать из документов, отчетов и личного кабинета, настройка формы, массовая рассылка и решение типичных ошибок.
Расчетный листок — обязательный документ, который работодатель должен выдавать каждому сотруднику при выплате заработной платы. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) он формируется автоматически на основании начислений, удержаний и выплат за месяц, и вывести его можно несколькими способами: из отчетов, из документов начисления, массово по подразделению или через личный кабинет сотрудника.
Форма расчетного листка утверждается работодателем, но в типовой поставке 1С ЗУП уже есть готовый макет, который включает все обязательные составляющие: составные части зарплаты, удержания, выплаченные суммы и задолженность. В большинстве случаев дорабатывать форму не требуется — достаточно правильно вызвать отчет и настроить отбор.
Ниже разобраны все рабочие способы вывода расчетного листка в 1С ЗУП 3.1: одиночная и массовая печать, отправка на e-mail, настройка состава показателей и решение типичных проблем, когда листок пустой или не открывается.
Где находится расчетный листок в 1С ЗУП
Основная точка входа — раздел «Зарплата» в главном меню программы. В нем находится блок «Отчеты по зарплате», где доступны два похожих отчета: «Расчетный листок» (по одному сотруднику или списку) и «Расчетные листки» (массовая печать по подразделению или организации с разбивкой на отдельные страницы).
Дополнительно листок можно вывести прямо из документа «Начисление зарплаты и взносов»: откройте документ, установите курсор на строку с сотрудником и нажмите кнопку «Расчетный листок» в командной панели табличной части. Программа сформирует листок за период этого документа.
Если отчеты не видны в меню, проверьте права пользователя: роль «Кадровик-расчетчик», «Расчетчик» или полные права обычно дают доступ к отчетам по зарплате. Пользователям с правами только на кадровый учет расчетные отчеты могут быть недоступны.
Как вывести расчетный листок через отчет по одному сотруднику
Откройте «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок». В шапке отчета укажите период (обычно месяц начисления) и выберите сотрудника в поле отбора. Если поле сотрудника оставить пустым, отчет сформируется по всем сотрудникам организации подряд, что при большой численности займет заметное время.
Нажмите «Сформировать». На экране появится листок с разделами: начислено, удержано, выплачено, а также сальдо на начало и конец периода. Для печати нажмите кнопку с изображением принтера или сочетание Ctrl+P, при необходимости предварительно проверив ориентацию и масштаб в предварительном просмотре.
Чтобы сохранить листок в файл, используйте «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения табличного документа — доступны форматы PDF, Excel, mxl. PDF удобен для отправки сотруднику, если тот работает удаленно.
- 1Откройте «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок»
- 2Укажите период и выберите сотрудника в отборе
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте состав начислений и удержаний
- 4Распечатайте (Ctrl+P) или сохраните в PDF для отправки сотруднику
Массовая печать расчетных листков по подразделению или организации
Для печати листков сразу по всем сотрудникам используйте отчет «Расчетные листки» (во множественном числе) в том же разделе «Отчеты по зарплате». Укажите период, при необходимости установите отбор по подразделению, и сформируйте отчет. Каждый сотрудник будет выведен на отдельной странице — это удобно при раздаче бумажных листков.
Обратите внимание на настройку отбора: если сотрудник переводился между подразделениями внутри месяца, он попадет в отчет по тому подразделению, где числился на конец периода (поведение зависит от настроек отбора). Проверьте списочный состав, чтобы никого не пропустить.
При большом штате формирование может занять несколько минут. Не прерывайте процесс закрытием окна — дождитесь завершения, иначе часть страниц не выведется. Если отчет формируется слишком долго, разбейте печать по подразделениям.
Настройка формы расчетного листка
В отчете «Расчетный листок» доступна кнопка «Настройки» (или «Еще» → «Изменить вариант отчета»). Здесь можно управлять составом выводимой информации: показывать или скрывать раздел «Выплачено», выводить данные по НДФЛ, группировать начисления по видам расчета или по источникам финансирования.
Если в организации действует собственная форма листка, утвержденная локальным актом, типовой макет можно доработать через механизм внешних печатных форм или изменением макета в конфигураторе. Такая доработка требует участия специалиста по 1С — самостоятельное изменение конфигурации без резервной копии и опыта может нарушить обновление программы.
Сохраните удачный вариант настроек как отдельный вариант отчета («Еще» → «Сохранить вариант отчета»), чтобы не настраивать отборы и группировки заново каждый месяц.
Отправка расчетных листков сотрудникам в электронном виде
Бумажная выдача — не единственный вариант. В 1С ЗУП доступна рассылка листков на e-mail через механизм рассылки отчетов («Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Рассылка отчетов»). Настройте рассылку по отчету «Расчетные листки» с персонализацией: каждый сотрудник получит только свой листок в PDF.
Если в компании внедрен сервис 1С:Кабинет сотрудника, расчетные листки публикуются в личных кабинетах автоматически после расчета зарплаты, и отдельная рассылка не нужна. Сотрудник сам смотрит листок с телефона или компьютера, а расчетчик экономит время на печати и раздаче.
При отправке по e-mail учитывайте требования к защите персональных данных: листок содержит сведения о доходах, поэтому используйте защищенные каналы, пароль на архив или корпоративную почту сотрудника, а не личные адреса без необходимости.
Сравнение вариантов
Подходит для небольшого штата и разовой выдачи; требует ручной раздачи и подписей о получении
Удобна при удаленной работе; нужна настройка учетной записи почты и контроль доставки
Полная автоматизация и доступ сотрудника в любой момент; требует подключения и настройки сервиса
Почему расчетный листок пустой или не формируется
Самая частая причина пустого листка — за выбранный период не проведен документ «Начисление зарплаты и взносов» или сотрудник в нем отсутствует. Проверьте журнал документов в разделе «Зарплата» и убедитесь, что начисление за нужный месяц проведено.
Вторая причина — неверный отбор: в отчете остался фильтр по другому сотруднику, подразделению или организации из прошлого сеанса. Нажмите «Еще» → «Установить стандартные настройки» и сформируйте отчет заново.
Если листок формируется, но не выводится раздел «Выплачено», проверьте ведомости на выплату: они должны быть проведены, а в настройках отчета включен показ выплат. Несовпадение сальдо с реальностью обычно означает непроведенные документы прошлых периодов или ручные операции, внесенные в обход типовых документов.
Проверка результата перед выдачей
Прежде чем раздавать или рассылать листки, сверьте итоговые суммы с документом «Начисление зарплаты и взносов» и с ведомостями на выплату. Сумма «Начислено» в листке должна совпадать с начисленным в документе, «Удержано» — с НДФЛ и прочими удержаниями, «Выплачено» — с суммой ведомостей за период.
Также проверьте, что у каждого сотрудника листок выведен на отдельной странице и не содержит чужих данных — это критично при массовой печати. Пробную партию из нескольких листков стоит распечатать и проверить вручную перед полным тиражом.
Как проверить результат
Совпадает с документом «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
Меньше или больше — ищите непроведенные документы или отборы
Заполнен и совпадает с ведомостями на выплату
Пустой раздел — ведомости не проведены или показ выплат отключен
Один сотрудник — одна страница, чужих данных нет
Данные нескольких сотрудников на одном листе
Частые вопросы
Как вывести расчетный листок за несколько месяцев сразу?
В отчете «Расчетный листок» укажите произвольный период — например, квартал или год. Отчет сгруппирует данные помесячно внутри одного листка. Учтите, что при большом периоде формирование займет больше времени.
Почему в листке не видно премии или больничных?
Разовые начисления (премии, больничные, отпускные) попадают в листок только из проведенных соответствующих документов. Если премия введена документом «Премия», но он не проведен, в листке ее не будет. Проверьте журнал начислений за период.
Можно ли вывести листок уволенному сотруднику?
Да. В отборе отчета выберите сотрудника вручную — уволенные доступны для выбора, если в настройках выбора не включен фильтр скрывающих их. Листок сформируется за периоды, когда были начисления.
Как сохранить листок в PDF, если нет кнопки сохранения?
Откройте сформированный отчет и используйте меню «Файл» → «Сохранить как» или пиктограмму сохранения табличного документа. Также можно «распечатать» документ на виртуальный PDF-принтер, установленный в операционной системе.
Обязательно ли подписывать расчетный листок?
Типовая форма листка не предполагает подписи расчетчика — это информационный документ для сотрудника. Но факт выдачи бумажного листка организация обычно фиксирует подписью сотрудника в ведомости или журнале выдачи.
Листок формируется очень долго, что делать?
Сузьте отбор: формируйте по одному подразделению или списку сотрудников, а не по всей организации. Если база файловая и большая, долгое формирование может указывать на необходимость тестирования и исправления базы или перехода на клиент-серверный вариант.