Другое · 10 мин
Как вывести единицу из штатного расписания в 1С
Как вывести штатную единицу из штатного расписания в 1С:ЗУП 8.3: закрытие позиции, приказ об изменении, работа с сотрудниками, проверка результата и типичные ошибки.
Вывод единицы из штатного расписания в 1С:ЗУП требуется при сокращении штата, реорганизации структуры или когда позиция больше не нужна организации. В программе нельзя просто удалить строку из справочника: штатная единица участвует в кадровых документах, начислениях и отчётах, поэтому её корректно закрывают специальным документом с указанием даты, с которой позиция перестаёт действовать.
Порядок действий зависит от того, занята единица сотрудником или свободна. Вакантную позицию закрывают напрямую, а занятую — только после перевода или увольнения работника, иначе программа выдаст ошибку либо в учёте останется некорректное состояние. Ниже разобраны оба сценария, настройки учётной политики, проверка результата и типичные ошибки.
Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3. В базовых версиях и при отключённом ведении штатного расписания часть описанных документов недоступна — этот случай также рассмотрен отдельно.
Проверьте, включено ли ведение штатного расписания
Перед началом работы убедитесь, что в программе вообще ведётся штатное расписание и в каком режиме. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка кадрового учёта» и найдите блок «Штатное расписание». Если флажок «Ведется штатное расписание» снят, документов изменения штатки в базе не будет, и единицы существуют только как элементы справочника.
Обратите внимание на дополнительные настройки: «Ведется история изменений штатного расписания» и «Используется описание позиций». Включённая история означает, что все изменения оформляются приказами с датой, и закрытие единицы тоже должно идти через документ, а не правкой карточки позиции. Это самый корректный и рекомендуемый режим.
Если история отключена, позицию можно закрыть прямо в карточке штатной единицы, установив дату закрытия. Однако такой подход не оставляет документального следа, и восстановить, когда и кем была закрыта позиция, будет сложно.
Как выбрать действие
Как освободить занятую штатную единицу
Закрыть позицию, на которой числится работающий сотрудник, программа не даст корректно: документ либо не проведётся, либо в отчётах появится расхождение между штаткой и фактическим размещением персонала. Поэтому первый шаг — определить, кто занимает единицу. Это видно в отчёте «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → отчёты) или в карточке позиции по ссылке сотрудника.
Если сотрудника переводят на другую должность, оформите документ «Кадровый перевод» с датой не позже даты закрытия позиции. Если работник увольняется — документ «Увольнение». При сокращении штата по правилам трудового законодательства сначала оформляется приказ об изменении штатного расписания с будущей датой, а кадровые документы по сотрудникам — на дату фактического расторжения договора.
Особый случай — совместители и сотрудники, работающие на неполную ставку. Если позиция занята на 0,5 ставки, единица всё равно считается занятой, и её нельзя закрыть до освобождения. Проверьте также временные переводы: сотрудник, временно переведённый на эту позицию, тоже блокирует закрытие.
Закрытие единицы документом «Изменение штатного расписания»
Основной и правильный способ вывести единицу — документ «Изменение штатного расписания». Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → ссылка «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ. Укажите организацию, дату документа и месяц, с которого вступают изменения.
В табличной части на закладке «Позиции» добавьте строку и выберите нужную штатную единицу из справочника. Программа подтянет текущие данные позиции: подразделение, должность, количество ставок, начисления. Чтобы вывести единицу, установите в строке флажок «Закрыта» — именно он означает, что позиция исключается из штатного расписания с указанной даты.
Проведите документ. С этого момента позиция считается закрытой: она перестанет предлагаться при приёме на работу и кадровых переводах, не попадёт в актуальную форму штатного расписания, а в отчётах по штатке будет отображаться только за периоды до даты закрытия.
- 1Убедитесь, что единица свободна: нет ни действующих, ни временных сотрудников на позиции
- 2Откройте Кадры → Штатное расписание → Изменения штатного расписания → Создать
- 3Заполните организацию, дату и месяц применения изменений
- 4На закладке «Позиции» добавьте строку, выберите позицию и установите флажок «Закрыта»
- 5Проведите документ и сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату после закрытия
- 6Проверьте, что позиция исчезла из актуальной штатки и недоступна для приёма
Закрытие позиции без истории и через карточку справочника
Если история изменений штатного расписания не ведётся, документ «Изменение штатного расписания» может отсутствовать или не использоваться. В этом режиме откройте справочник «Штатное расписание» (Кадры → Штатное расписание), найдите нужную позицию и откройте её карточку. В карточке есть поле даты закрытия — заполните его и запишите элемент.
Если штатное расписание в базе не ведётся вовсе, позиции существуют как обычные элементы справочника. Такие позиции можно пометить на удаление стандартной командой, но только если на них нет ссылок из кадровых документов. При наличии ссылок программа не даст удалить элемент — и правильно сделает, иначе в документах приёма и переводов появятся битые ссылки.
Менять режим ведения штатки «на ходу» в работающей базе не рекомендуется: переход с простого учёта на историю требует ввода начальных данных и может исказить отчёты за прошлые периоды. Если режим нужно сменить, делайте это на копии базы и с начала нового учётного периода.
Проверка результата после закрытия
После проведения документа обязательно убедитесь, что единица действительно выведена. Сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату, следующую за датой закрытия: позиции в списке быть не должно. Затем сформируйте тот же отчёт на дату до закрытия — позиция должна присутствовать, что подтверждает корректную историю.
Вторая проверка — попытка приёма на работу. Создайте черновик документа «Приём на работу» и откройте выбор позиции штатного расписания: закрытая единица не должна предлагаться для выбора на дату после закрытия. Если она видна, проверьте дату в документе изменения — возможно, закрытие оформлено более поздним числом.
Третья контрольная точка — отчёт «Остатки отпусков» и плановые начисления сотрудников, ранее занимавших позицию. Закрытие единицы не должно влиять на уже переведённых или уволенных работников, но если кто-то остался числиться на позиции, в расчётах появятся ошибки, которые лучше поймать сразу.
Как проверить результат
Позиция отсутствует в списке
Позиция видна — документ не проведён или дата закрытия позже
Закрытая единица недоступна для выбора
Единица предлагается — проверьте месяц применения изменений
Установлен признак закрытия и дата
Даты нет — изменения не зафиксированы
Никто не числится на единице
Есть действующий сотрудник — оформите перевод или увольнение
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — попытка удалить позицию из справочника вместо закрытия. Даже если удаление технически возможно (ссылок нет), теряется информация о том, что позиция существовала, и при доработках отчётности могут возникнуть несоответствия. Всегда используйте механизм закрытия.
Вторая ошибка — неверная дата закрытия. Если поставить дату раньше фактического перевода или увольнения сотрудника, образуется период, когда работник числится на уже закрытой позиции. Отчёты П-4, сведения в фонды и расчёты среднего заработка могут пострадать. Дата закрытия должна быть не раньше даты освобождения единицы.
Третья группа проблем — права доступа. Если кнопка создания документа изменения штатки недоступна, у пользователя нет роли кадровика или расчётчика. Обратитесь к администратору базы за назначением прав, а не ищите обходные пути через прямое редактирование справочника.
Частые вопросы
Можно ли восстановить закрытую штатную единицу?
Да. Создайте новый документ «Изменение штатного расписания», добавьте закрытую позицию и снимите флажок «Закрыта» либо введите позицию заново с нужной даты. Альтернативный вариант — отменить проведение документа, которым единица была закрыта, если после него не было других изменений по этой позиции.
Что будет с сотрудником, если закрыть его позицию?
Физически документы сотрудника не изменятся, но в учёте возникнет некорректное состояние: работник числится на несуществующей позиции. Это приведёт к ошибкам в отчётах и расчётах. Поэтому сначала оформляют кадровый перевод или увольнение, а уже потом закрывают единицу.
Как закрыть сразу несколько единиц одного подразделения?
В документе «Изменение штатного расписания» добавьте все нужные позиции в табличную часть и установите флажок «Закрыта» в каждой строке. Один документ может закрывать любое количество единиц — это удобно при ликвидации целого подразделения.
Почему закрытая позиция всё ещё видна в справочнике?
Это штатное поведение: закрытие не удаляет элемент, а лишь фиксирует дату прекращения его действия. Позиция нужна в базе для корректного отображения прошлых кадровых документов и отчётов. В формах выбора для новых документов она по умолчанию скрыта.
Нужно ли закрывать единицу, если штатное расписание не ведётся?
Если механизм штатки отключён, достаточно пометить позицию справочника на удаление — при условии, что на неё нет ссылок из документов. Если ссылки есть, удалить элемент не получится; в этом случае позицию просто перестают использовать, либо включают ведение штатного расписания и закрывают её штатным способом.
Что важно запомнить
Единицу выводят из штатного расписания документом «Изменение штатного расписания» с флажком «Закрыта», а не удалением из справочника. Занятую позицию сначала освобождают переводом или увольнением. Дата закрытия не должна быть раньше даты освобождения единицы. Результат проверяют отчётом «Штатное расписание» и попыткой выбора позиции в новом документе.