Другое · 10 мин
Как вытащить из 1С список сотрудников
Как вытащить список сотрудников из 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии — через отчёты, справочник и универсальную выгрузку. Проверка результата и типичные ошибки.
Список сотрудников из 1С требуется регулярно: для проверки перед сдачей отчётности, для сверки штатного расписания, для передачи данных в банк или охрану, для внутренних рассылок. Способ выгрузки зависит от того, какая у вас конфигурация (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой) и что именно нужно получить — просто ФИО или список с должностями, подразделениями, датами приёма и статусами.
В большинстве случаев задача решается штатными средствами без программирования: через справочник «Сотрудники», типовой отчёт или универсальную обработку. Ниже разобраны основные способы с указанием, когда какой подходит, как проверить результат и каких ошибок избегать.
Определите, какие данные вам нужны
Перед выгрузкой ответьте на три вопроса. Первый — нужны только действующие сотрудники или также уволенные за период. Второй — достаточно ФИО или требуются дополнительные реквизиты: подразделение, должность, дата приёма, табельный номер, ИНН, СНИЛС. Третий — в каком виде нужен результат: печатная форма, файл Excel для дальнейшей обработки или данные для загрузки в другую систему.
От ответов зависит выбор инструмента. Для простого списка ФИО хватит справочника. Для списка с подразделениями и должностями удобнее кадровый отчёт. Для произвольного набора полей, включая редкие реквизиты, потребуется универсальный отчёт или обработка.
Как выбрать способ выгрузки
Способ 1. Выгрузка через справочник «Сотрудники»
Это самый быстрый путь, когда нужен базовый перечень. Откройте раздел «Кадры» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры») и перейдите в справочник «Сотрудники». По умолчанию список показывает всех, включая уволенных, поэтому сначала настройте отбор.
Нажмите кнопку «Ещё» и выберите «Настроить список». Добавьте отбор по полю, отвечающему за занятость: например, «В архиве» равно «Нет» либо отбор по дате увольнения «не заполнено» — точное название поля зависит от конфигурации и её релиза. После применения отбора в списке останутся только актуальные сотрудники.
Далее выведите список в табличный документ: «Ещё» → «Вывести список». В появившемся окне отметьте колонки, которые нужны (ФИО, табельный номер, подразделение), и нажмите «ОК». Полученный табличный документ сохраните через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel (XLSX) или CSV.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Через «Ещё» → «Настроить список» задайте отбор действующих сотрудников
- 3Нажмите «Ещё» → «Вывести список» и отметьте нужные колонки
- 4Сохраните табличный документ через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel
- 5Откройте файл и проверьте количество строк и состав колонок
Способ 2. Кадровые отчёты в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом есть готовые отчёты по спискам сотрудников. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». В зависимости от релиза доступны «Списки сотрудников», «Штатная расстановка», «Списочный состав» и другие. Они уже содержат подразделения, должности, даты приёма и увольнения.
Установите период или дату, на которую нужен список, при необходимости задайте отбор по организации или подразделению и нажмите «Сформировать». Отчёт выводится как табличный документ, который сохраняется в Excel тем же способом: «Файл» → «Сохранить как».
Если типовой отчёт выводит лишние колонки или не хватает нужных, откройте «Настройки» (кнопка с шестерёнкой или пункт «Ещё» → «Изменить вариант»). Там можно добавить поля, изменить группировку и отборы. Готовую настройку сохраните как свой вариант отчёта — в следующий раз список сформируется одним нажатием.
Способ 3. Универсальный отчёт для произвольного набора полей
Когда нужны реквизиты, которых нет в типовых отчётах (например, дата рождения, ИНН, телефон, вид занятости), используйте «Универсальный отчёт». В 1С:ЗУП он находится в разделе «Администрирование» или «Отчёты» → «Универсальный отчёт»; в некоторых конфигурациях его нужно включить в настройках интерфейса.
В универсальном отчёте выберите тип объекта «Справочники», объект — «Сотрудники». Затем в настройках добавьте нужные поля в список выводимых и задайте отборы: по организации, по признаку увольнения, по подразделению. Сформированный результат также сохраняется в Excel.
Учтите ограничение: универсальный отчёт работает с данными справочника, а кадровые сведения (текущая должность, подразделение) в ЗУП хранятся в регистрах, а не в карточке сотрудника. Если нужна актуальная кадровая расстановка, надёжнее использовать кадровые отчёты, а не универсальный.
Сравнение способов выгрузки
Быстро и просто, но выводит только реквизиты карточки; актуальную должность и подразделение может не показать
Готовые поля и корректные кадровые данные на дату; ограничены типовым составом, но настраиваются
Произвольные реквизиты справочника и гибкие отборы; не подходит для данных из регистров кадрового учёта
Максимальная гибкость, любые соединения таблиц; требует навыков работы с запросами и прав администратора
Способ 4. Запросом через консоль запросов
Для сложных выборок — например, список сотрудников с текущей должностью, датой последнего кадрового перевода и размером оклада — используется консоль запросов. Это инструмент для специалистов, знакомых с языком запросов 1С. В типовых конфигурациях консоль может быть встроена или подключаться как внешняя обработка.
Кадровые данные в ЗУП хранятся в регистрах сведений вида «КадроваяИсторияСотрудников», поэтому в запросе используется срез последних на нужную дату. Результат запроса выводится в таблицу и выгружается в Excel или CSV.
Проверка результата и типичные ошибки
После выгрузки сверьте результат с ожиданиями. Количество строк должно совпадать с числом действующих сотрудников — его можно проверить через отчёт по списочному составу на ту же дату. Проверьте, что в списке нет уволенных (если они не нужны) и что совместители учтены так, как требуется: один раз или по каждому месту работы.
Отдельно проверьте формат файла. При сохранении в CSV кириллица может отображаться некорректно, если открыть файл в Excel двойным щелчком — используйте импорт данных с указанием кодировки UTF-8 или сохраняйте сразу в XLSX.
Как проверить результат
Совпадает с числом действующих сотрудников по отчёту о списочном составе
Строк больше (попали уволенные или дубли совместителей) или меньше (сработал лишний отбор)
ФИО читаются корректно
Вместо букв — нечитаемые символы: файл сохранён не в той кодировке
Данные соответствуют последним кадровым приказам
Устаревшие сведения — выгрузка взята из карточки, а не из кадрового регистра
Ограничения и безопасность данных
Список сотрудников содержит персональные данные. Передавайте файл только тем, кому он нужен по работе, не отправляйте его через незащищённые каналы и удаляйте лишние копии после использования. Если в выгрузку попали ИНН, СНИЛС или паспортные данные, требования к обращению с файлом возрастают.
По правам доступа: для выгрузки списка достаточно прав на чтение кадровых данных. Если кнопки отчётов или справочника не видны, обратитесь к администратору 1С — вероятно, вашей роли не хватает доступа. Не просите «расширить права на всякий случай»: для разовой выгрузки список может сформировать тот, у кого доступ уже есть.
Что важно запомнить
Простой список берите из справочника «Сотрудники» через «Вывести список», список с должностями и подразделениями — из кадровых отчётов, нестандартный набор полей — через универсальный отчёт или запрос. Всегда настраивайте отбор по действующим сотрудникам, сохраняйте в XLSX и сверяйте количество строк со списочным составом.
Частые вопросы
Как выгрузить список сотрудников вместе с уволенными за год?
Используйте кадровый отчёт (например, «Списки сотрудников» или отчёт по уволенным) и задайте период — год. В настройках отчёта уберите отбор «только действующие» или добавьте условие по дате увольнения внутри периода. Справочник для этого менее удобен: он показывает текущее состояние, а не движение за период.
Почему в выгрузке сотрудник отображается дважды?
Чаще всего это внутреннее совместительство: сотрудник занимает две позиции, и отчёт выводит строку по каждой. Если нужен список уникальных людей, сгруппируйте данные по сотруднику в настройках отчёта или удалите дубли в Excel по колонке ФИО/табельного номера.
Можно ли выгрузить список из 1С:Бухгалтерии, если ЗУП нет?
Да. В 1С:Бухгалтерии есть справочник «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры»), откуда список выводится через «Ещё» → «Вывести список» и сохраняется в Excel. Набор полей скромнее, чем в ЗУП, но для базового перечня ФИО этого достаточно.
Как сохранить список в Excel, а не в mxl?
После формирования табличного документа откройте «Файл» → «Сохранить как» и в поле «Тип файла» выберите «Лист Excel» (XLSX) или «Текст с разделителями» (CSV). По умолчанию 1С предлагает формат MXL — просто смените тип перед сохранением.
Нет кнопки «Вывести список» — что делать?
Возможные причины: у вашей роли нет нужных прав, либо используется старый интерфейс «Такси» с ограниченным меню. Попробуйте выделить все строки списка (Ctrl+A), скопировать (Ctrl+C) и вставить в Excel — колонки перенесутся как текст. Если и это недоступно, попросите сформировать список пользователя с полными правами или администратора.
Как получить список с телефонами и email сотрудников?
Контактная информация хранится в справочнике сотрудников как контактные данные. Используйте универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» и добавьте поля контактной информации в выводимые колонки, либо выведите список с колонкой телефона, если она отображается в форме списка. Помните, что это персональные данные — ограничьте доступ к файлу.