Как выплатить зарплату в 1С:ЗУП

Выплата зарплаты в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — финальный этап расчётного цикла. До него должны быть начислена зарплата, рассчитаны НДФЛ и взносы, проверены удержания. Если пропустить подготовительные шаги, ведомость сформируется с ошибками: сотрудник получит неверную сумму, а НДФЛ удержится не в том периоде.

В программе выплата оформляется документами группы «Ведомости»: в банк, через кассу, на счета или через раздатчика. Выбор зависит от способа, которым организация выдаёт деньги сотрудникам. После проведения ведомости программа фиксирует факт выплаты, удерживает НДФЛ и формирует данные для отчётности 6-НДФЛ.

Ниже разобран полный порядок: подготовка, создание ведомостей для разных способов выплаты, работа с зарплатным проектом, контроль НДФЛ и проверка результата.

Подготовка: что должно быть сделано до выплаты

Ведомость не считает зарплату сама — она лишь собирает уже рассчитанные суммы к выплате. Поэтому сначала проверьте, что за расчётный месяц проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Без него ведомость заполнится пустыми строками или авансом.

Убедитесь, что в учётной политике и настройках организации указан способ выплаты по умолчанию: через кассу или через банк с зарплатным проектом. Это настраивается в карточке организации на вкладке «Учётная политика и другие настройки». Если сотрудники получают деньги на личные карты вне зарплатного проекта, у каждого в карточке должно быть заполнено поле с лицевым счётом.

Проверьте плановые авансы и удержания: исполнительные листы, займы, профсоюзные взносы. Все они должны быть введены до расчёта, иначе сумма к выплате окажется завышенной, и излишне выданные деньги придётся возвращать — а это конфликтная и трудоёмкая процедура.

Выплата через банк по зарплатному проекту

Самый распространённый способ — перечисление на карты в рамках зарплатного проекта с банком. Перейдите в раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» и создайте новый документ. Укажите месяц начисления, дату выплаты и зарплатный проект — программа подставит его из настроек организации.

Нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт всех сотрудников, которым положена выплата за указанный месяц, с учётом задолженности, авансов и удержаний. В табличной части видны суммы к выплате и удерживаемый НДФЛ по каждому сотруднику. Колонку НДФЛ можно детализировать, чтобы увидеть, по каким доходам и датам сформирован налог.

После проверки проведите документ. Затем на основании ведомости сформируйте выгрузку реестра в банк: кнопка «Обмен с банком» или документ «Обмен с банками (зарплата)» в разделе «Выплаты». Файл выгружается в формате конкретного банка и загружается в клиент-банк. Подтверждение зачисления из банка при необходимости загружается обратно — тогда в ведомости фиксируется фактическая дата выплаты.

1. 1
   Проведите «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
2. 2
   Создайте «Ведомость в банк», укажите месяц и зарплатный проект
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и сверьте суммы к выплате и НДФЛ
4. 4
   Проведите ведомость
5. 5
   Сформируйте файл реестра и выгрузите в клиент-банк
6. 6
   После оплаты загрузите подтверждение банка и проверьте статусы выплаты

Выплата через кассу и на личные счета

Если организация выдаёт деньги наличными, используйте документ «Ведомость в кассу» (раздел «Выплаты»). Порядок аналогичен: указали месяц, заполнили, проверили, провели. Для кассовой выплаты важен срок: по правилам, если деньги не выданы в установленный период, ведомость закрывают, а невыплаченные суммы депонируют. В программе для депонирования есть отдельный механизм — отметка о неявке сотрудников и документ депонирования.

Для сотрудников, получающих зарплату на личные карты вне зарплатного проекта, применяется «Ведомость на счета». В карточке такого сотрудника должен быть указан банк и номер лицевого счёта, иначе строка не заполнится. Выплата по такой ведомости обычно оформляется отдельными платёжными поручениями в бухгалтерской программе.

Во всех случаях помните: проведение ведомости в ЗУП — это учётный факт выплаты, а не движение денег. Реальное списание со счёта отражается в 1С:Бухгалтерии после синхронизации, где ведомости превращаются в данные для платёжных документов и проводок.

Сравнение способов выплаты

Ведомость в банк (зарплатный проект)

Подходит большинству организаций: один реестр на всех, автоматическое подтверждение. Ограничение — нужен договор с банком и настроенный обмен.

Ведомость в кассу

Для наличной выдачи. Требует контроля сроков и депонирования невыданных сумм.

Ведомость на счета

Для перечислений на личные карты вне проекта. Требует заполненных лицевых счетов у сотрудников; реестр в банк формируется вручную.

Настройка зарплатного проекта

Зарплатный проект создаётся один раз: раздел «Отчётность, справки» → «Зарплатные проекты» (или из карточки организации). Укажите банк, номер договора, валюту и параметры обмена — формат файла, каталог выгрузки. От корректности этих настроек зависит, примет ли банк ваш реестр.

Лицевые счета сотрудников вводятся в рамках проекта: массово — через документ «Заявка на открытие лицевых счетов», который тоже выгружается в банк, или вручную в карточке сотрудника на вкладке «Выплаты». Если у сотрудника нет лицевого счёта в проекте, ведомость в банк его не заполнит — типичная причина «пропавших» людей.

При смене банка создайте новый зарплатный проект и переведите сотрудников на него, не редактируя старый: исторические ведомости должны оставаться привязанными к проекту, по которому реально прошла выплата.

Удержание НДФЛ при выплате

НДФЛ в ЗУП удерживается именно в момент выплаты: при проведении ведомости исчисленный ранее налог переходит в статус удержанного. Сумма НДФЛ в ведомости подтягивается автоматически из расчёта, но её можно проверить, развернув колонку по сотруднику — видны виды доходов и даты, по которым налог распределён.

Если выплата промежуточная (отпускные, увольнение, премия вне расчётного месяца), создавайте ведомость прямо из первичного документа по кнопке «Выплатить» — программа сформирует ведомость именно на сумму этого начисления и удержит налог корректно. Это надёжнее, чем вручную подбирать людей в общую ведомость.

После выплаты сформируйте платёжное поручение на НДФЛ в бухгалтерской программе. В ЗУП можно сверить суммы к перечислению через отчёты по НДФЛ: «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» покажет, какой налог удержан и за какой период должен быть перечислен.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения ведомости сверьте итоги. Основные инструменты: «Расчётный листок» (сумма к выплате у сотрудника), отчёт «Задолженность по зарплате» (должен обнулиться по выплаченному месяцу) и «Анализ НДФЛ». Если задолженность не закрылась — ищите сотрудника, которого не включили в ведомость, или расхождение между начислением и выплатой.

Частая ошибка — выплата «мимо» зарплатного проекта: сотруднику завели новую карту, но лицевой счёт в ЗУП не обновили. Деньги уходят на старый счёт или платёж возвращается банком. Вторая типичная проблема — ручное редактирование сумм в ведомости без анализа причины расхождения: ручная правка ломает связку с НДФЛ и расчётным листком.

Ещё одна ошибка — проведение ведомости задним числом после того, как отчётность за период уже сдана. В этом случае потребуется пересчёт 6-НДФЛ и подача уточнения. Перед любыми изменениями в закрытом периоде сделайте резервную копию базы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Задолженность по зарплате» за месяц

Норма

Задолженность по выплаченному месяцу равна нулю

Тревожный признак

Осталась задолженность — кого-то не включили в ведомость

Расчётный листок сотрудника

Норма

Сумма к выплате совпадает со строкой ведомости

Тревожный признак

Суммы различаются — была ручная правка или неполный расчёт

Анализ НДФЛ по датам получения доходов

Норма

Удержанный налог соответствует выплаченным суммам

Тревожный признак

Есть исчисленный, но не удержанный налог при проведённой выплате

FAQ: частые вопросы по выплате зарплаты в ЗУП

Можно ли выплатить зарплату частями несколькими ведомостями?

Да. Создавайте несколько ведомостей за один месяц — программа при заполнении учитывает уже выплаченные суммы и предложит только остаток задолженности. Это удобно, когда часть сотрудников получает деньги в банке, а часть — в кассе, или выплата происходит в разные дни.

Как выплатить зарплату одному сотруднику, а не всем?

Создайте ведомость и вместо «Заполнить» используйте «Подбор» — добавьте нужного сотрудника вручную, сумма подтянется автоматически. Если выплата касается конкретного документа (отпуск, увольнение), надёжнее нажать «Выплатить» прямо из него.

Почему ведомость заполняется не всеми сотрудниками?

Основные причины: не проведено начисление за месяц, у сотрудника нет лицевого счёта в выбранном зарплатном проекте, задолженность уже выплачена другой ведомостью или сотрудник уволен до даты выплаты без остатка к выдаче. Проверяйте в этом порядке.

Как оформить аванс в ЗУП?

Аванс выплачивается теми же ведомостями, но в поле «Выплачивать» укажите «Аванс» и месяц. Сумма подтянется из планового аванса, заданного в кадровых документах, либо рассчитается за первую половину месяца, если используется документ «Начисление за первую половину месяца».

Что делать, если банк вернул платёж по одному сотруднику?

Загрузите подтверждение из банка — в ведомости по сотруднику появится отметка о невыплате. Выясните причину (обычно неверный или закрытый счёт), исправьте лицевой счёт в карточке и создайте новую ведомость на невыплаченную сумму.

Нужно ли проводить ведомость, если деньги уже отправлены из клиент-банка?

Да, обязательно. Без проведённой ведомости в ЗУП не зафиксирован факт выплаты: НДФЛ останется неудержанным, задолженность перед сотрудниками не закроется, а 6-НДФЛ сформируется с ошибками. Учётный документ и банковский платёж должны существовать вместе.