Как выплатить зарплату в 1С 8

Выплата зарплаты в 1С 8 — завершающий этап расчёта с персоналом, который оформляется отдельными документами после начисления. До выплаты в программе должны быть заполнены начисления, удержания и рассчитан НДФЛ, иначе ведомость сформируется с неверными суммами или вовсе пустой.

Порядок действий зависит от используемой конфигурации: в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) ведётся полный кадровый и расчётный учёт, а в «1С:Бухгалтерии 8» выплата отражается проводками и кассово-банковскими документами. В небольших организациях часто применяют связку: расчёт в ЗУП, синхронизация и выплата в Бухгалтерии.

Ниже разобран полный цикл: подготовка, создание ведомости, выплата через кассу или банк, работа с зарплатным проектом, удержание НДФЛ и проверка результата. Инструкция ориентирована на актуальные релизы линейки 1С 8.3, но общая логика сохраняется и в более ранних версиях.

Подготовка: что должно быть сделано до выплаты

Выплата зарплаты в 1С всегда опирается на ранее рассчитанные суммы. Перед созданием ведомости убедитесь, что за расчётный месяц проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП) или «Начисление зарплаты» (в Бухгалтерии), введены все отсутствия, премии, больничные и удержания — исполнительные листы, займы, авансы.

Проверьте, что у всех сотрудников заполнены способы выплаты: в карточке сотрудника или в приказе о приёме указывается, как человек получает деньги — через кассу, на карту по зарплатному проекту или на произвольный банковский счёт. Если способ не задан, сотрудник может не попасть в нужную ведомость или попасть не в ту.

Также сверьте остаток задолженности перед работниками. В ЗУП это удобно сделать отчётом «Расчётный листок» или «Свод начисленной зарплаты», в Бухгалтерии — оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 70. Если по сотруднику числится переплата или долг, сумма к выплате скорректируется автоматически, и важно понимать, откуда взялась разница.

Создание ведомости на выплату

В 1С:ЗУП ведомости находятся в разделе «Выплаты» — «Все ведомости» (в ряде релизов — «Зарплата» → «Ведомости»). Нажмите «Создать» и выберите нужный тип: «Ведомость в кассу», «Ведомость в банк», «Ведомость через раздатчика» или «Ведомость на счета». В шапке укажите месяц начисления, дату выплаты и подразделение при необходимости.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с невыплаченной задолженностью за указанный период и рассчитает сумму к выплате за вычетом НДФЛ. Колонка «НДФЛ к удержанию» заполняется автоматически: налог считается удержанным в момент выплаты дохода, и дата ведомости становится датой удержания.

В 1С:Бухгалтерии 8 ведомости расположены в разделе «Зарплата и кадры» → «Ведомости…». Логика аналогичная: создаёте документ, заполняете автоматически, проверяете итог. Если зарплата рассчитывается в ЗУП, а выплачивается в Бухгалтерии, ведомости переносятся при синхронизации — создавать их вручную в Бухгалтерии не нужно.

1. 1
   Проведите начисление зарплаты за месяц и проверьте НДФЛ
2. 2
   Откройте раздел «Выплаты» и создайте ведомость нужного типа
3. 3
   Укажите месяц, дату выплаты и нажмите «Заполнить»
4. 4
   Сверьте суммы по каждому сотруднику с расчётными листками
5. 5
   Проверьте колонку «НДФЛ к удержанию» и итоговую сумму
6. 6
   Проведите документ и распечатайте ведомость при необходимости

Выплата через кассу

Для наличной выплаты используется «Ведомость в кассу». После её проведения в ЗУП сумма считается выплаченной, а в Бухгалтерии дополнительно формируется расходный кассовый ордер — либо один на всю ведомость, либо отдельные ордера, в зависимости от настроек учётной политики.

Проводка при выплате из кассы стандартная: Дт 70 — Кт 50. В Бухгалтерии она формируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выплата зарплаты по ведомостям», где в табличной части указывается сама ведомость. Сумма подставляется из документа и не редактируется вручную — это защита от расхождений.

Если сотрудник не получил деньги в срок, сумма депонируется. В ЗУП для этого предусмотрен механизм депонирования: в ведомости или отдельным документом отмечается, что выплата не состоялась, и задолженность сохраняется до востребования. Выплата депонированных сумм оформляется позже отдельной ведомостью.

Выплата на банковские карты и зарплатный проект

Если организация работает с зарплатным проектом банка, в ЗУП сначала настраивается сам проект: раздел «Отчётность, справки» или «Выплаты» → «Зарплатные проекты». Указывается банк, номер договора, а для сотрудников в документе «Заявление на открытие счетов» вносятся лицевые счета. Без лицевого счёта сотрудник не попадёт в банковскую ведомость.

Выплата оформляется документом «Ведомость в банк» с указанием зарплатного проекта. После проведения из ведомости формируется файл выгрузки для банка (команда обмена с банком) либо данные передаются через сервис 1С:ДиректБанк, если он подключён. Банк зачисляет деньги и возвращает подтверждение, которое загружается в программу.

Для сотрудников, получающих зарплату на карту вне зарплатного проекта, используется «Ведомость на счета» с указанием банковских реквизитов каждого получателя. В Бухгалтерии после ведомости создаётся платёжное поручение с видом операции «Перечисление заработной платы», формирующее проводку Дт 70 — Кт 51.

Способы выплаты зарплаты

Через кассу

Подходит для небольшого штата и наличных расчётов. Требует расходных ордеров и подписей в бумажной ведомости; депонирование при невыдаче.

Зарплатный проект банка

Оптимально для постоянного коллектива: один файл на всех, подтверждение зачисления от банка. Требует договора с банком и лицевых счетов сотрудников.

На счета сотрудников

Гибкий вариант для разных банков, но реквизиты ведутся вручную и выше риск ошибки в номере счёта.

Удержание и перечисление НДФЛ при выплате

НДФЛ удерживается именно при выплате дохода: дата ведомости определяет дату удержания налога и срок его перечисления в бюджет. Поэтому дату выплаты в документе указывайте фактическую — ту, когда деньги реально выданы или отправлены в банк. Задним числом ведомости проводить не следует: это искажает данные для 6-НДФЛ.

Перечисление налога оформляется платёжным поручением на уплату НДФЛ. В Бухгалтерии корректное отражение в регистрах обеспечивает документ уплаты налога с правильно указанным периодом. В ЗУП перечисление фиксируется для целей учёта, а при синхронизации данные переходят в бухгалтерскую программу.

Контрольный признак правильности: сумма НДФЛ к удержанию во всех ведомостях за период должна совпадать с исчисленным налогом по начислениям с учётом вычетов. Расхождения обычно означают, что часть сотрудников не получила выплату, либо начисление было скорректировано после выплаты — тогда потребуется сторнирующий или доначисляющий документ.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения всех документов сверьте три участка: задолженность перед сотрудниками (счёт 70 должен закрыться по выплаченным суммам), удержанный НДФЛ и движение денег по кассе или банку. В ЗУП используйте отчёты «Задолженность по зарплате» и «Анализ НДФЛ», в Бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость и анализ счёта 70.

Если ведомость заполнилась не всеми сотрудниками, проверьте: не выплачена ли сумма ранее другой ведомостью, нет ли у сотрудника нулевой или отрицательной суммы к выплате, корректно ли указан способ выплаты в карточке. Отрицательная сумма к выплате возникает при излишне выплаченном авансе или перерасчёте — такие строки программа исключает осознанно.

Отдельная группа ошибок — расхождения между ЗУП и Бухгалтерией после синхронизации. Они возникают, если ведомость изменили в одной программе после обмена или провели документы разными датами. Правило простое: правки вносятся в программе-источнике (ЗУП), после чего синхронизация повторяется, а в Бухгалтерии документы вручную не редактируются.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 70 после выплаты

Норма

Задолженность уменьшилась ровно на сумму ведомостей

Тревожный признак

Остаток не изменился или появилась дебетовая переплата

НДФЛ удержанный

Норма

Совпадает с суммой в колонке «НДФЛ к удержанию» всех ведомостей

Тревожный признак

Удержанного нет или он отличается от исчисленного без причины

Движение денег

Норма

РКО или платёжное поручение равны итогу ведомости

Тревожный признак

Сумма оплаты отличается от ведомости или документ не привязан к ней

Частые вопросы

Можно ли выплатить зарплату в 1С без документа начисления?

Технически ведомость можно создать и заполнить вручную, но корректного результата это не даст: НДФЛ не удержится правильно, а задолженность не закроется. Всегда сначала проводите начисление, затем выплату.

Почему ведомость заполняется пустой?

Чаще всего не проведено начисление за выбранный месяц, суммы уже выплачены другой ведомостью или в шапке указан неверный месяц начисления. Проверьте также отбор по подразделению — он может отсекать сотрудников.

Как выплатить зарплату одному сотруднику, а не всем?

Создайте ведомость, заполните её автоматически и удалите лишние строки, либо добавьте сотрудника вручную кнопкой «Подбор». Сумма и НДФЛ по нему рассчитаются корректно.

Чем отличается выплата аванса от окончательного расчёта в 1С?

Аванс выплачивается ведомостью с вариантом «Аванс» — сумма фиксированная или процентная, без полного расчёта НДФЛ. Окончательный расчёт проводится после «Начисления зарплаты» за месяц с удержанием налога со всего дохода.

Нужно ли формировать проводки в ЗУП отдельно?

Нет. ЗУП формирует документ «Отражение зарплаты в бухучёте», который при синхронизации передаётся в Бухгалтерию и там создаёт проводки. В самой ЗУП бухгалтерские проводки не формируются.

Что делать, если выплатили больше, чем начислено?

Не удаляйте документы задним числом. Оформите корректировку: перерасчёт в следующем месяце, удержание излишне выплаченной суммы по согласованию с сотрудником или возврат в кассу — в зависимости от причины переплаты.