Другое · 11 мин
Как выплатить зарплату в 1С: пошаговая инструкция
Как выплатить зарплату в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии — ведомости в банк и кассу, зарплатный проект, проводки, удержание НДФЛ и проверка результата.
Выплата зарплаты в программах 1С выполняется в два логических этапа: сначала формируется ведомость на выплату (в банк, в кассу или через зарплатный проект), затем на её основании создаётся платёжный документ — расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта. Только после того, как оба документа проведены, долг перед сотрудником считается погашенным, а НДФЛ — удержанным.
Конкретный набор действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) весь расчёт ведётся внутри программы, а в бухгалтерию передаются сводные данные. В 1С:Бухгалтерии 8 зарплата начисляется и выплачивается в одной базе, но с ограниченным кадровым функционалом. Ниже разобраны оба сценария, а также типичные ошибки, из-за которых в отчётах возникают долги и расхождения по НДФЛ.
Перед выплатой убедитесь, что зарплата за период начислена и проведена, а все увольнения, отпуска и больничные отражены в учёте. Выплата при незакрытом начислении — главная причина отрицательных остатков по счёту 70 и ошибок в расчёте 6-НДФЛ.
Что проверить перед выплатой зарплаты
Первое условие — начисление зарплаты за месяц рассчитано и проведено. В ЗУП это документ «Начисление зарплаты и взносов», в 1С:Бухгалтерии — «Начисление зарплаты» в разделе «Зарплата и кадры». Откройте отчёт «Расчётный листок» или «Свод начислений» и убедитесь, что суммы к выплате сформированы.
Второе условие — корректно заполнены способы выплаты. В карточке сотрудника проверьте, указан ли лицевой счёт в банке или зарплатный проект. Если сотрудник получает деньги через кассу, способ выплаты в карточке оставляют пустым или указывают «через кассу» — в зависимости от настроек учётной политики.
Третье условие — дата выплаты в настройках учётной политики. От неё зависит, какую дату удержания НДФЛ программа проставит автоматически. Проверьте раздел «Учётная политика» и реквизиты организации: дата выплаты зарплаты обычно задана в штатном расписании или настройках зарплаты.
Свод начислений показывает суммы к выплате без минусов
Карточка сотрудника → «Выплаты, учёт затрат»
От даты зависит момент удержания НДФЛ
Выплата зарплаты через банк (на карты)
Это самый распространённый способ. В ЗУП перейдите в раздел «Выплаты» и создайте документ «Ведомость в банк». В 1С:Бухгалтерии аналог находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк». Укажите месяц начисления, дату выплаты и нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, которым положена выплата через банк, и рассчитает суммы с учётом ранее выплаченных авансов.
Проверьте колонки «К выплате» и «НДФЛ». Сумма к выплате — это начисленное минус НДФЛ и другие удержания (алименты, займы). Если по какому-то сотруднику сумма равна нулю или отрицательна, разберитесь с причиной до проведения: обычно это излишне выплаченный аванс или удержание, превышающее начисление.
После проведения ведомости создайте платёжный документ. В 1С:Бухгалтерии это «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы по ведомости» — его удобно создать на основании ведомости. В ЗУП факт оплаты подтверждается при обмене с банком или при синхронизации с бухгалтерской программой.
Если банк ещё не подтвердил зачисление
Проведённая ведомость означает, что долг перед сотрудником закрыт в учёте. Но если деньги фактически не ушли из банка (платёж отклонён, ошибка в реквизитах), в учёте возникнет расхождение. Контролируйте выписку: при отказе банка исправьте реквизиты лицевого счёта и сформируйте новую выписку в банк, не распроводя ведомость без необходимости.
Выплата через зарплатный проект
Зарплатный проект — это договор с банком, при котором вся организация переводит зарплату одним платежом с приложением реестра. В ЗУП сначала настройте проект: раздел «Отчётность, справки» → «Зарплатные проекты» (или «Настройка» → «Зарплатные проекты»), укажите банк, номер договора и валюту. Затем в карточках сотрудников привяжите лицевые счета к этому проекту.
Выплата оформляется документом «Ведомость в банк», где в поле «Зарплатный проект» выбирается нужный договор. После заполнения и проверки сумм сформируйте файл для банка: кнопка «Выгрузить» или документ «Обмен с банками (зарплата)». Файл загружается в клиент-банк, банк зачисляет деньги на карты сотрудников.
Если сотрудник ещё не получил карту, в ЗУП есть механизм заявок на открытие лицевых счетов: документ «Заявка на открытие лицевых счетов» формирует файл для банка, а после ответа банка загружается подтверждение с номерами счетов. До подтверждения включать такого сотрудника в ведомость зарплатного проекта нельзя — выплатите ему через кассу.
Выплата зарплаты через кассу
Для выдачи наличных создайте документ «Ведомость в кассу»: в ЗУП — раздел «Выплаты», в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Ведомости в кассу». Заполнение аналогично банковской ведомости: укажите месяц, дату выплаты, нажмите «Заполнить» и проверьте суммы.
На основании ведомости оформите «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомости». Один РКО закрывает всю ведомость целиком. Проверьте, чтобы сумма ордера совпадала с итогом ведомости — программа обычно контролирует это автоматически и не даст провести РКО на сумму больше или меньше.
Если сотрудник не получил деньги в срок, сумма депонируется. В ЗУП для этого в ведомости отменяется строка по сотруднику или оформляется депонирование, а долг остаётся «висеть» на счёте 76.04 до фактической выдачи. В 1С:Бухгалтерии депонирование отражается через отметку в ведомости и отдельную операцию.
Выплата аванса и межрасчётных сумм
Аванс (зарплата за первую половину месяца) оформляется теми же ведомостями, но в поле «Выплачивать» выбирается значение «Аванс». Сумма либо рассчитывается автоматически как процент от оклада или за отработанное время (если настроен документ «Начисление за первую половину месяца»), либо вводится фиксированно.
Межрасчётные выплаты — отпускные, премии, пособия, расчёт при увольнении — выплачиваются ведомостью с соответствующим характером выплаты. В ЗУП удобно создавать ведомость прямо из документа начисления: кнопка «Выплатить» в форме отпуска или премии сформирует ведомость на конкретную сумму конкретного сотрудника.
По НДФЛ при выплате аванса есть особенность: налог с аванса удерживается при окончательном расчёте за месяц, если аванс платится до конца месяца. Программа учитывает это автоматически по дате выплаты, поэтому важно проставлять реальные даты платежей, а не произвольные.
Какой способ выплаты выбрать
Проводки и НДФЛ при выплате
При проведении ведомости и платёжного документа в учёте формируются проводки: Дт 70 Кт 51 (или 50) на сумму выплаты. НДФЛ удерживается в момент выплаты: Дт 70 Кт 68.01. Перечисление налога в бюджет оформляется отдельным платёжным поручением, в ЗУП также можно отразить документ «Возврат НДФЛ» или сведения об уплате — в зависимости от версии конфигурации.
В 1С:Бухгалтерии проводки по ведомости формируются автоматически при проведении. В ЗУП бухгалтерские проводки не создаются — вместо этого формируется документ «Отражение зарплаты в бухучёте», который при синхронизации переносится в бухгалтерскую программу сводно, без персональных данных.
Дата удержания НДФЛ — это дата фактической выплаты дохода. Именно она попадает в отчёт 6-НДФЛ. Если в ведомости стоит одна дата, а деньги ушли из банка другим днём, исправьте дату в ведомости до сдачи отчётности, иначе строки 6-НДФЛ не сойдутся с выписками.
Как проверить результат
Нет дебетовых (отрицательных) остатков по сотрудникам
Минус по сотруднику — выплачено больше, чем начислено
После выплаты долг за месяц равен нулю
Остались суммы — кого-то не включили в ведомость
Совпадают до копейки
Расхождение — платёжный документ создан вручную с ошибкой
Дата удержания налога равна дате выплаты
Даты расходятся с выпиской банка
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — выплата «мимо ведомости»: бухгалтер создаёт платёжное поручение или РКО вручную, без связи с ведомостью. В результате долг перед сотрудником в учёте не закрывается, а при следующей выплате программа снова предлагает ту же сумму. Всегда создавайте платёжный документ на основании ведомости.
Вторая ошибка — неверный месяц начисления в ведомости. Если выплачиваете зарплату за прошлый месяц, а в ведомости указан текущий, суммы заполнятся неправильно или не заполнятся вовсе. Третья ошибка — ручное редактирование сумм в ведомости «для ровного счёта»: это ломает расчёт НДФЛ и создаёт копеечные остатки по сотрудникам.
Что важно запомнить
Зарплата выплачивается строго через ведомость (в банк, в кассу или по зарплатному проекту) с последующим платёжным документом. Заполнение — автоматическое, дата выплаты — реальная, суммы не редактируются вручную. Результат проверяется отчётом по долгам и обороткой по счёту 70.
Частые вопросы
Можно ли выплатить зарплату в 1С без ведомости?
Технически платёжный документ создать можно, но долг перед сотрудником в зарплатном учёте не закроется, а НДФЛ не будет считаться удержанным. Правильный путь — всегда оформлять ведомость и создавать платёжку на её основании.
Что делать, если ведомость заполнилась не всеми сотрудниками?
Проверьте способ выплаты в карточке сотрудника: если там указан другой банк или касса, сотрудник попадёт в другую ведомость. Также проверьте месяц начисления и наличие проведённого начисления за этот период.
Как выплатить зарплату одному сотруднику досрочно?
Создайте ведомость нужного вида и вместо «Заполнить» добавьте сотрудника вручную кнопкой «Подбор» или «Добавить», затем укажите сумму. В ЗУП для межрасчётных выплат удобнее использовать кнопку «Выплатить» из документа начисления.
Когда удерживается НДФЛ при выплате аванса?
При выплате аванса до конца месяца НДФЛ обычно не удерживается — налог рассчитывается и удерживается при окончательной выплате за месяц. Программа определяет это по виду выплаты и дате, поэтому важно выбирать характер «Аванс» в ведомости.
Как исправить ошибочно проведённую ведомость?
Если платёж ещё не прошёл, отмените проведение связанного платёжного документа, затем распроведите и исправьте ведомость. Если деньги уже ушли, не удаляйте документы — оформляйте корректировку или возврат, чтобы сохранить связь с банковской выпиской.
Нужно ли переносить ведомости из ЗУП в 1С:Бухгалтерию?
При настроенной синхронизации ведомости переносятся автоматически вместе с платёжными документами. В бухгалтерию уходит также сводный документ «Отражение зарплаты в бухучёте» для формирования проводок, без персональных данных сотрудников.