Как выплатить выходное пособие в 1С

Выходное пособие при увольнении в 1С:ЗУП начисляется не вручную отдельной суммой, а через документ «Увольнение» — программа сама рассчитает средний заработок, количество оплачиваемых дней и удержит налоги по правильным правилам. Если в вашей программе пособие не появляется автоматически, причина почти всегда в настройках начислений или в некорректно заполненном документе увольнения.

Материал рассчитан на типовую конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» актуальных редакций. В 1С:Бухгалтерии механика похожа, но часть операций выполняется через ручные начисления — отдельные различия отмечены в тексте. Перед началом убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и расчет зарплаты, а расчетный период, в котором проводится увольнение, еще не закрыт.

Когда пособие положено и как это влияет на настройку

Основание увольнения определяет и размер пособия, и порядок его налогообложения. По Трудовому кодексу пособие обязательно при ликвидации организации и сокращении штата (не менее среднего месячного заработка), при призыве на военную службу, отказе от перевода по медицинским показаниям и ряде других случаев (обычно двухнедельный заработок). Кроме того, пособие может быть предусмотрено трудовым или коллективным договором — тогда его размер и условия произвольные.

Для бухгалтера важны три параметра: сколько средних заработков выплачивается, облагается ли выплата НДФЛ и взносами, и с какого счета она списывается. Пособия в пределах трех средних месячных заработков (шести — для работников районов Крайнего Севера) не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Всё, что сверх этого лимита, облагается в общем порядке. В типовой 1С эти правила уже зашиты в предопределенные виды начислений, поэтому важно выбрать правильный, а не создавать свой «с нуля».

Проверка настроек перед начислением

Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите предопределенные виды расчета: «Выходное пособие», «Выходное пособие (облагаемое НДФЛ)» и, при необходимости, «Компенсация при увольнении сверх норм». Убедитесь, что они не помечены на удаление и доступны для выбора. Если организация использует собственные начисления для пособий, проверьте в них код дохода по НДФЛ и категорию по страховым взносам — именно отсюда берутся ошибки в отчетности.

Второй блок проверки — учетная политика зарплаты: способ отражения в учете (по умолчанию пособие относится на те же затраты, что и зарплата сотрудника) и настройки среднего заработка. Программа считает средний заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению, по данным начислений и отработанного времени. Если сотрудник отработал меньше, средний считается за фактический период — это норма, а не ошибка.

Начисление пособия через документ «Увольнение»

Создайте документ «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Увольнение» (или «Увольнение списком» для групповой операции). Заполните сотрудника, дату увольнения и основание — статью Трудового кодекса. Именно основание подскажет программе, какие компенсации предложить.

Перейдите на вкладку «Компенсации при увольнении» (в некоторых релизах — «Компенсации»). В поле «Выходное пособие» укажите количество дней или месяцев: например, при сокращении — средний месячный заработок, то есть пособие за первый месяц после увольнения. Программа автоматически определит число оплачиваемых рабочих дней по производственному календарю и графику сотрудника, рассчитает средний дневной заработок и итоговую сумму.

На этой же вкладке рядом могут появиться поля для сохраняемого заработка на период трудоустройства (второй и третий месяцы при сокращении). Их обычно начисляют позже, отдельными документами, когда бывший сотрудник подтвердит, что не трудоустроился. Не заполняйте эти поля «про запас» в день увольнения — иначе выплатите лишнее.

1. 1
   Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание по ТК РФ
2. 2
   На вкладке «Компенсации» задайте размер пособия в днях или месяцах
3. 3
   Проверьте расчет среднего заработка по кнопке с расшифровкой
4. 4
   Проведите документ и откройте расчетный листок сотрудника
5. 5
   Сформируйте ведомость на выплату вместе с окончательным расчетом

Проверка расчета среднего заработка

Прежде чем проводить документ, откройте расшифровку среднего заработка — в документе «Увольнение» есть печатная форма или ссылка «Подробно» рядом с суммой. Сверьте три вещи: расчетный период (12 месяцев до месяца увольнения), состав начислений, вошедших в базу, и количество фактически отработанных дней.

Типовая ситуация расхождения: сотрудник был в длительном отпуске без сохранения или на больничном — эти периоды и суммы исключаются из расчета, и средний заработок оказывается выше, чем «интуитивно» ожидал кадровик. Если сумма выглядит странно, проверьте, попали ли в базу премии: годовые премии учитываются по особым правилам, и при неправильной настройке вида премии средний будет занижен или завышен.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний дневной заработок в документе

Норма

Совпадает с расчетом вручную: база за 12 месяцев / отработанные дни

Тревожный признак

Сумма резко отличается от ожидаемой — проверяйте состав базы и премии

Количество оплачиваемых дней пособия

Норма

Равно числу рабочих дней по графику сотрудника в оплачиваемом месяце после увольнения

Тревожный признак

Дни посчитаны по календарю, а не по графику, или период смещен

НДФЛ в расчетном листке

Норма

Пособие в пределах лимита не облагается, сверх лимита — налог удержан

Тревожный признак

Налог удержан со всей суммы или не удержан с превышения лимита

Налогообложение: НДФЛ и страховые взносы

Программа разделяет пособие на необлагаемую и облагаемую части автоматически, если используются типовые начисления. Необлагаемый лимит — три средних месячных заработка (шесть — для северян). Если вы начисляете пособие по соглашению сторон в повышенном размере, превышение должно пойти по облагаемому виду начисления.

Проверьте итог в расчетном листке: необлагаемая часть отразится с вычетом-кодом, облагаемая — в базе НДФЛ и взносов. Ошибка в этом месте всплывает только при сдаче 6-НДФЛ или при проверке, поэтому контролируйте её сразу, в месяце увольнения. Исправлять налоги задним числом придется уточненными расчетами.

Выплата пособия и отражение в учете

Выходное пособие выплачивается в день увольнения вместе с зарплатой и компенсацией за неиспользованный отпуск. Сформируйте ведомость («Зарплата» → «Ведомости в банк/кассу») за месяц увольнения — сумма пособия попадет в нее автоматически вместе с остальным расчетом. Если ведомость не видит пособие, проверьте, проведен ли документ «Увольнение» и не создан ли уже другой платежный документ по этому сотруднику.

В бухгалтерском учете пособие отразится при синхронизации или документом «Отражение зарплаты в бухучете» — обычно на тех же счетах затрат, что и зарплата сотрудника. В 1С:Бухгалтерии без ЗУП пособие начисляют документом «Начисление зарплаты» с ручным добавлением строки и выбором вида начисления, а средний заработок рассчитывают отдельно и вводят готовой суммой.

Перед массовым сокращением сделайте копию базы и просчитайте двух-трех сотрудников полностью — от увольнения до ведомости. Расхождения в настройках среднего заработка и налогообложения проще поймать на тестовом примере, чем исправлять десятки документов после выплаты.

Частые вопросы

Как начислить пособие за второй месяц после сокращения?

Бывший сотрудник приносит заявление и трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) без записи о новом месте. Начисление оформляется документом «Простои, отсутствия» не нужно — используется отдельное начисление сохраняемого заработка через «Разовое начисление» или специализированный документ в зависимости от релиза, с выбором предопределенного вида расчета для сохраняемого заработка на период трудоустройства.

Можно ли выплатить пособие по соглашению сторон?

Да, если оно предусмотрено трудовым договором, соглашением о расторжении или локальным актом. В документе «Увольнение» укажите основание — п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — и вручную задайте размер пособия на вкладке компенсаций. Следите за лимитом необлагаемой суммы: превышение трех средних заработков облагается НДФЛ и взносами.

Почему в документе «Увольнение» нет поля для выходного пособия?

Чаще всего отключена соответствующая функциональность: проверьте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → настройки состава начислений и удержаний, а также наличие предопределенных видов расчета в списке начислений. В устаревших релизах поле может называться иначе или находиться на другой вкладке документа.

Пособие рассчитано неверно — как исправить после выплаты?

Если документ еще не вошел в отчетность, отмените проведение ведомости, скорректируйте «Увольнение» и пересчитайте выплату. Если отчеты сданы, делайте исправление через документ «Перерасчет зарплаты» или корректирующее начисление текущим периодом, а по налогам — уточненные 6-НДФЛ и РСВ.

Нужно ли платить пособие совместителю?

Да, совместители имеют те же гарантии при увольнении по сокращению или ликвидации. В 1С увольнение совместителя оформляется отдельным документом по его должности, и пособие рассчитывается из среднего заработка именно по этому месту работы.

Облагается ли пособие при увольнении по собственному желанию?

По закону при увольнении по собственному желанию пособие не положено, но работодатель может выплатить его по локальному акту или соглашению. Необлагаемый лимит в три средних заработка действует и в этом случае, поэтому в программе используйте те же типовые начисления.