Как выплатить пособие на погребение в 1С ЗУП

Пособие на погребение — социальная выплата, которую работодатель производит за счет средств Социального фонда России (СФР), если умерший являлся работником организации или ранее состоял в трудовых отношениях с ней. В 1С:ЗУП для такой выплаты нет специального «готового» документа, поэтому бухгалтеру приходится настраивать вид начисления вручную и корректно отражать операцию в учете и отчетности.

Ошибки в этой операции типичны: пособие облагают НДФЛ или страховыми взносами, неверно выбирают код дохода, забывают оформить возмещение из СФР. Каждая из этих ошибок приводит либо к лишним налогам, либо к расхождениям в отчетности 6-НДФЛ и РСВ, которые придется исправлять уточненками.

Ниже разобран полный цикл: настройка вида начисления, оформление выплаты, налогообложение, отражение в отчетах и возмещение расходов из фонда. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1, в более ранних версиях названия документов могут незначительно отличаться.

Кому и когда работодатель выплачивает пособие на погребение

Работодатель выплачивает пособие, если умерший на день смерти работал в организации по трудовому договору. Также выплата положена, если умер несовершеннолетний член семьи работника — в этом случае пособие получает сам сотрудник, оплативший похороны. За пособием можно обратиться в течение установленного законом срока со дня смерти; при пропуске срока в выплате могут отказать.

Размер пособия устанавливается законодательно и ежегодно индексируется. Точную сумму на текущий период следует брать из актуальных нормативных источников — не используйте цифры прошлых лет, это частая причина занижения выплаты. Оплата производится на основании заявления и справки о смерти, которую выдает орган ЗАГС.

Создание вида начисления для пособия

Стандартного вида расчета «Пособие на погребение» в типовой поставке ЗУП обычно нет, поэтому его создают вручную. Перейдите в раздел «Настройка — Начисления» и создайте новый элемент. На вкладке «Основное» укажите назначение — «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения — «По отдельному документу», вид документа — «Разовое начисление».

Ключевые настройки налогового учета: на вкладке «Налоги, взносы, учет» для НДФЛ установите «Не облагается», для страховых взносов — вид дохода «Не облагается страховыми взносами» (или соответствующий необлагаемый вид, доступный в вашей версии). В настройках отражения в бухучете укажите способ отражения, который формирует проводку по дебету счета 69 с субконто СФР — именно так расход будет корректно отнесен на фонд, а не на затраты организации.

Оформление выплаты документом

Когда вид начисления готов, создайте документ «Зарплата — Разовые начисления». Выберите созданный вид расчета, укажите сотрудника-получателя (это может быть действующий работник, оплативший похороны родственника, либо, при выплате родственникам умершего сотрудника, — оформленное начисление с учетом особенностей вашей методики учета), дату и сумму пособия.

Выплата производится документом «Ведомость» (в банк, в кассу или на счета) в межрасчетный период или вместе с зарплатой. В ведомости проверьте, что в колонке НДФЛ по этой строке стоит ноль, а сумма к выплате равна полной сумме пособия. Если программа подтянула налог — возвращайтесь к настройкам вида начисления, а не исправляйте цифры вручную в ведомости.

1. 1
   Создайте вид начисления с настройкой «Не облагается НДФЛ» и «Не облагается взносами»
2. 2
   Оформите документ «Разовое начисление» на сумму пособия
3. 3
   Сформируйте ведомость на выплату и проверьте отсутствие НДФЛ
4. 4
   Проведите оплату и зарегистрируйте документы-основания в деле
5. 5
   Оформите возмещение расходов из СФР или зачет в счет взносов

Налогообложение и отражение в отчетности

Пособие на погребение, выплачиваемое за счет средств СФР, не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В отчете 6-НДФЛ такая выплата, как правило, не отражается вовсе, если вид начисления корректно настроен как необлагаемый. В РСВ сумма также не должна попадать в облагаемую базу.

Проверьте результат после проведения документов: сформируйте расчетный листок сотрудника — пособие должно отображаться отдельной необлагаемой строкой, а в отчете «Налоги и взносы (кратко)» по этой выплате не должно быть начислений. Если пособие «прилипло» к облагаемой базе, проблема в настройке вида расчета, а не в документе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Пособие показано отдельной строкой, НДФЛ по нему равен нулю

Тревожный признак

С пособия удержан налог или сумма вошла в облагаемый доход

Отчет по взносам

Норма

Выплата не увеличила базу по взносам

Тревожный признак

База по взносам выросла на сумму пособия

Проводки в 1С:Бухгалтерии

Норма

Дт 69 (СФР) — Кт 70 или 73

Тревожный признак

Пособие отнесено на счета затрат (20, 26, 44)

Возмещение расходов из СФР

Выплаченное пособие работодатель возмещает из Социального фонда. В ЗУП для этого используется механизм учета расходов на социальное страхование: расходы отражаются в отчетности по взносам, где они зачитываются в счет уплаты взносов на случай временной нетрудоспособности, либо оформляется заявление о возмещении в фонд.

Чтобы расход корректно попал в зачет, способ отражения в бухучете для вида начисления должен быть привязан именно к счету расчетов с СФР. После синхронизации с 1С:Бухгалтерией сверьте обороты по счету 69: сумма пособия должна уменьшить задолженность перед фондом или сформировать задолженность фонда перед организацией.

Типичные ошибки и сложные ситуации

На практике чаще всего встречаются три проблемы. Первая — выплата оформляется «обычной» премией или матпомощью, из-за чего возникают налоги и неверные проводки. Вторая — пособие начисляют на умершего сотрудника после даты смерти, что искажает кадровые данные; увольнение в связи со смертью должно быть оформлено отдельным приказом с правильной датой. Третья — забывают о возмещении, и расход «зависает» на затратах организации.

Отдельная ситуация — выплата родственнику, не являющемуся сотрудником. В ЗУП такие выплаты оформляют либо через договор ГПХ с необлагаемым видом дохода, либо отражают в бухгалтерском учете напрямую, минуя зарплатный контур. Выбор зависит от принятой в организации методики; главное — не проводить выплату как зарплату постороннему лицу.

Частые вопросы

Можно ли выплатить пособие вместе с зарплатой, а не отдельной ведомостью?

Да, разовое начисление попадет в ведомость на выплату зарплаты, если дата выплаты в документе начисления совпадает с датой зарплаты. Отдельная межрасчетная ведомость нужна, только если пособие требуется выплатить срочно — закон обязывает выплатить его в день, когда представлены все документы.

Кто получает пособие, если умер сам сотрудник?

Пособие выплачивается лицу, которое фактически оплатило похороны и предоставило справку о смерти. Если это родственник, не работающий в организации, выплату обычно отражают через договор ГПХ с необлагаемым видом дохода или напрямую в бухгалтерском учете — методику закрепляют в учетной политике.

Нужно ли отражать пособие в 6-НДФЛ?

При корректной настройке вида начисления («Не облагается НДФЛ») выплата в 6-НДФЛ не отражается, поскольку не является доходом в целях налогообложения. Если пособие ошибочно попало в отчет, проверьте настройки вида расчета и пересчитайте налоговые регистры.

Что делать, если с пособия уже удержали НДФЛ?

Нужно сторнировать неверное начисление, исправить настройки вида расчета, пересчитать НДФЛ и вернуть излишне удержанную сумму получателю. Затем подаются уточненные отчеты 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий период.

Как пособие возмещается из СФР на практике?

Чаще всего расход зачитывается в счет уплаты взносов на случай временной нетрудоспособности — сумма пособия уменьшает платеж в фонд. Если расходы превышают начисленные взносы, оформляется заявление о возмещении средств на расчетный счет организации.

Облагается ли пособие, если похороны оплатил сам работник за умершего родственника?

Нет, пособие на погребение несовершеннолетних членов семьи работника также выплачивается за счет СФР и не облагается НДФЛ и взносами. Порядок оформления в ЗУП тот же: разовое начисление с необлагаемым видом расчета на сотрудника-получателя.