Другое · 9 мин
Выплата родственнику умершего сотрудника в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция: как оформить увольнение в связи со смертью и выплатить зарплату и компенсации родственнику умершего сотрудника в 1С:ЗУП 3.1.
Смерть сотрудника — особое основание прекращения трудового договора, и в 1С:ЗУП оно оформляется отдельным сценарием. Работодатель обязан выплатить неполученную зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие причитающиеся суммы члену семьи умершего или лицу, которое взяло на себя расходы на погребение. Начисления при этом не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, что принципиально влияет на настройку документов.
Ошибки в этой ситуации опасны вдвойне: можно неверно удержать налоги, выплатить деньги не тому лицу или неправильно закрыть отчётность по сотруднику. Ниже разобран полный порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — от кадрового документа до ведомости на выплату и отражения в отчётности.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть свидетельство о смерти (или его заверенная копия) и заявление родственника с документами, подтверждающими родство или факт оплаты похорон. Без этих бумаг выплату производить нельзя.
Какие документы нужны до начала работы в программе
Основание для всех действий — свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГС, либо решение суда об объявлении сотрудника умершим. Дата смерти из этого документа станет датой прекращения трудового договора и последним рабочим днём в расчётах.
От получателя выплаты потребуются: заявление о выдаче сумм, паспорт и документ, подтверждающий право на получение — свидетельство о браке, свидетельство о рождении или иной документ о родстве. Если выплату получает лицо, оплатившее похороны, — соберите чеки, квитанции или справку о расходах на погребение.
Заявление и копии документов подшейте в личное дело сотрудника. При проверке или споре между наследниками именно этот комплект подтвердит правомерность выплаты конкретному лицу.
Оформление увольнения в связи со смертью сотрудника
В разделе «Кадры» создайте документ «Увольнение». Укажите сотрудника, а в поле «Основание увольнения» выберите пункт, соответствующий смерти работника (п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Датой увольнения поставьте дату смерти по свидетельству, а не дату оформления документа.
После выбора основания программа автоматически изменит логику расчёта: итоговые выплаты при смерти работника не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Это ключевое отличие от обычного увольнения, поэтому важно не оформлять такой случай стандартным приказом «по собственному желанию» или соглашению сторон.
Проверьте вкладку с начислениями: документ рассчитает зарплату за отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск по остатку дней. Сверьте остаток отпуска с данными справки «Остатки отпусков» — при давних расхождениях в учёте компенсация может рассчитаться неверно.
Как проверить, что НДФЛ и взносы не начислены
Откройте в документе увольнения вкладки «Начисления и удержания» и проверьте закладки «НДФЛ» и «Взносы». При корректно выбранном основании эти закладки должны быть пустыми либо содержать нулевые суммы. Если налог рассчитался — почти наверняка неверно указано основание увольнения.
Дополнительно сформируйте по сотруднику отчёт «Анализ НДФЛ» или регистр налогового учёта за период: выплаты при смерти не должны попадать в облагаемую базу. То же касается взносов — в расчёте по страховым взносам эти суммы не отражаются как облагаемые.
Если документ уже был проведён с ошибкой и налог удержан, исправьте основание увольнения и перепроведите документ, затем пересчитайте ведомость. Оставлять удержанный НДФЛ нельзя: это приведёт к занижению выплаты родственнику и искажению отчётности.
Как проверить результат
Пусто или нулевые суммы
Налог рассчитан и удержан
Взносы не начислены
Есть начисленные взносы
Смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Собственное желание или иное основание
Совпадает с датой смерти по свидетельству
Дата оформления документа или последний фактический рабочий день
Создание ведомости на выплату родственнику
После проведения увольнения создайте ведомость — в банк, через кассу или на счета, в зависимости от того, как родственник хочет получить деньги. В разделе «Зарплата» выберите соответствующий вид ведомости и подберите в неё уволенного сотрудника: программа подтянет сумму к выплате из расчёта при увольнении.
Особенность в том, что фактическим получателем является не сотрудник, а его родственник. В типовой конфигурации ведомость оформляется на сотрудника, а сведения о получателе фиксируются в платёжных документах и расходном кассовом ордере: укажите ФИО и паспортные данные родственника, реквизиты его счёта при безналичной выплате. В комментарии к ведомости зафиксируйте основание — «выплата родственнику умершего сотрудника по заявлению от такого-то числа».
При выплате через кассу расписку в получении даёт родственник, и именно его данные указываются в РКО. При перечислении на карту проверьте, что счёт принадлежит заявителю, а не третьему лицу, — это снимет с работодателя риск претензий о ненадлежащем получателе.
- 1Получите свидетельство о смерти и заявление родственника с подтверждающими документами
- 2Создайте документ «Увольнение» с основанием «Смерть работника» и датой смерти
- 3Проверьте начисленные суммы и убедитесь, что НДФЛ и взносы не рассчитаны
- 4Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату
- 5Укажите в платёжных документах данные родственника-получателя
- 6Проверьте отчёты по НДФЛ и взносам за период на отсутствие этих сумм в облагаемой базе
Отражение в отчётности и особые ситуации
В отчёте 6-НДФЛ выплаты, не облагаемые налогом, как правило, не показываются ни в базе, ни в необлагаемых суммах — при корректной настройке они просто не попадают в расчёт. Аналогично в расчёте по страховым взносам и персонифицированных сведениях суммы при смерти работника не формируют облагаемую базу.
Персонифицированные сведения о физлицах за месяц смерти могут требовать особой отметки о прекращении трудовых отношений — проверьте актуальные требования к форме на момент сдачи. Данные о сотруднике в отчётах СЗВ-СТАЖ (при необходимости) и ЕФС-1 при увольнении подаются в обычном порядке с указанием даты прекращения договора.
Если зарплату не успели выплатить до смерти
Частая ситуация: сотрудник умер, а зарплата за прошлый месяц ещё не выдана. Эти суммы также передаются родственнику без НДФЛ и взносов. Проверьте, что ранее созданная ведомость на умершего не прошла как обычная выплата с удержанием налога — иначе потребуется корректировка.
Пособия на погребение
Если организация выплачивает пособие на погребение за счёт СФР или собственных средств, оно оформляется отдельно от расчёта при увольнении. Порядок зависит от того, был ли сотрудник застрахованным лицом и кто фактически нёс расходы — сверьтесь с текущими правилами фонда и настройками видов начислений.
Частые вопросы
Кто имеет право получить зарплату умершего сотрудника?
Члены семьи умершего, совместно с ним проживавшие, а также его иждивенцы — независимо от совместного проживания. Кроме того, суммы могут быть выданы лицу, которое взяло на себя расходы на погребение. Право подтверждается документами о родстве, совместном проживании или оплате похорон.
В какой срок нужно выплатить деньги родственнику?
Выплата производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов. Затягивать выплату до окончания расчётного месяца или закрытия отчётности не нужно.
Что делать, если никто не обратился за выплатой?
Если в установленный срок никто не обратился, причитающиеся суммы включаются в состав наследства и выплачиваются наследникам на основании свидетельства о праве на наследство. В программе начисленные суммы при этом остаются задолженностью организации до момента выплаты.
Нужно ли уведомлять налоговую или фонд о смерти сотрудника отдельно?
Отдельного уведомления о смерти работодатель не подаёт. Информация передаётся через стандартную отчётность: сведения о прекращении трудового договора включаются в отчёт по форме ЕФС-1 при увольнении.
Можно ли перечислить деньги на счёт самого умершего?
Не стоит: доступ к счёту умершего ограничен, и такая выплата не считается надлежащим исполнением обязательства перед родственником. Перечисляйте суммы на счёт заявителя или выдавайте наличными через кассу под расписку.
Облагается ли НДФЛ материальная помощь родственникам умершего?
Материальная помощь, оказываемая членам семьи умершего работника, освобождается от НДФЛ в полном объёме. В 1С:ЗУП для этого используется отдельный вид начисления с соответствующим кодом дохода — проверьте его настройки перед проведением.
Что важно запомнить
Основание увольнения «Смерть работника» автоматически отключает НДФЛ и взносы — это главный контрольный момент. Выплату оформляйте только после получения свидетельства о смерти и заявления с подтверждением родства, а в платёжных документах указывайте данные фактического получателя. После выплаты проверьте, что суммы не попали в облагаемую базу отчётности.