Другое · 10 мин
Как выплатить родственнику умершего сотрудника неполученную зарплату в 1С
Пошаговая инструкция: как оформить прекращение трудового договора, начислить и выплатить неполученную зарплату умершего сотрудника родственнику в 1С ЗУП.
Смерть сотрудника — ситуация, при которой работодатель обязан выплатить неполученную заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие причитающиеся суммы членам его семьи или лицам, находившимся на иждивении умершего. Основание — статья 141 Трудового кодекса РФ: выплата производится не позднее недельного срока со дня подачи соответствующих документов работодателю.
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом эта операция требует особого порядка действий, потому что обычная выплата через ведомость на физическое лицо сотрудника здесь не подходит: деньги получает другой человек. Ошибки в оформлении приводят к неверному отражению НДФЛ, проблемам со страховыми взносами и риску повторных требований от других наследников.
Ниже разобран полный цикл: от регистрации прекращения трудового договора до выплаты денег родственнику и проверки отчётности. Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1, но общая логика применима и к другим решениям на платформе.
Какие документы запросить у родственника до оформления в 1С
До начала работы в программе убедитесь, что у вас есть полный комплект оснований для выплаты. Минимальный набор: заявление родственника о выдаче неполученной зарплаты, копия свидетельства о смерти, документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении) или факт иждивения, а также паспорт получателя.
Если обращается несколько членов семьи, выплата производится по первому поступившему заявлению — закон не обязывает работодателя делить сумму между претендентами. Споры между родственниками решаются ими самостоятельно через суд или нотариуса.
Запросите у получателя банковские реквизиты, если выплата будет безналичной. Для наличной выплаты через кассу подготовьте расходный кассовый ордер с указанием паспортных данных получателя — именно он, а не умерший сотрудник, расписывается в получении денег.
Регистрация прекращения трудового договора в 1С:ЗУП
Первый шаг в программе — оформить кадровое увольнение. Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». В поле «Основание увольнения» выберите пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — «Смерть работника». Дата увольнения — дата смерти, указанная в свидетельстве.
Обратите внимание: в качестве даты прекращения договора указывается именно день смерти, даже если последний фактически отработанный день был раньше. В документе «Увольнение» программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и остаток зарплаты за отработанные дни текущего месяца.
Проверьте вкладку «Начисления и удержания»: все суммы должны быть рассчитаны корректно. Если зарплата за месяц смерти уже была начислена обычным документом «Начисление зарплаты и взносов», убедитесь, что компенсация отпуска добавлена именно документом увольнения, чтобы избежать задвоения.
Особенности НДФЛ и страховых взносов при смерти сотрудника
Ключевая особенность ситуации — налоговый статус выплат. Суммы, начисленные умершему работнику и выплачиваемые родственникам, не облагаются НДФЛ: налогоплательщик отсутствует, а получатель получает деньги в порядке, предусмотренном статьёй 141 ТК РФ, а не в качестве дохода от работодателя.
Страховые взносы на эти суммы также не начисляются, поскольку после смерти трудовые отношения прекращены и объект обложения взносами отсутствует. В типовой 1С:ЗУП при корректно оформленном увольнении по статье 83 ТК РФ программа обычно обрабатывает это автоматически, но обязательно проверьте результат.
Откройте в документе увольнения вкладки с расчётом НДФЛ и взносов. Если программа всё же рассчитала налог или взносы, проверьте настройки вида начисления: для компенсации при увольнении в связи со смертью должны быть установлены соответствующие коды дохода и категории, исключающие обложение.
Как оформить выплату именно родственнику
Главная техническая сложность: ведомость в 1С формируется на сотрудника, а деньги получает другое физическое лицо. Есть несколько рабочих подходов.
Выплата через механизм «Выплаты бывшим сотрудникам»
В 1С:ЗУП 3.1 предусмотрен раздел «Зарплата» → «Выплаты бывшим сотрудникам». Уволенный сотрудник (в том числе в связи со смертью) доступен для выбора в этом механизме. Создайте нужную выплату, а в документе ведомости укажите реквизиты или кассовое оформление с данными получателя.
Выплата через ведомость с ручной корректировкой получателя
Если ваша редакция конфигурации не содержит отдельного механизма, сформируйте обычную ведомость (в банк или в кассу) по уволенному сотруднику, а в платёжных документах и расходном кассовом ордере укажите паспортные данные и реквизиты родственника. В примечании к ведомости зафиксируйте: «выплата производится родственнику умершего на основании заявления и свидетельства о смерти».
Что указать в назначении платежа
При безналичном перечислении в назначении платежа укажите: «Выплата заработной платы, не полученной ко дню смерти работника (ФИО), члену его семьи (ФИО получателя) на основании ст. 141 ТК РФ. НДФЛ не облагается, взносы не начисляются». Такая формулировка защищает при банковском контроле и налоговых проверках.
- 1Получите от родственника заявление, копию свидетельства о смерти и документ о родстве
- 2Оформите документ «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дата — день смерти
- 3Проверьте расчёт зарплаты и компенсации отпуска в документе увольнения
- 4Убедитесь, что НДФЛ и страховые взносы не рассчитаны
- 5Сформируйте выплату через «Выплаты бывшим сотрудникам» или ведомость с указанием данных получателя
- 6Проведите ведомость и выгрузите платёжное поручение или оформите РКО на родственника
- 7Проверьте отражение операции в отчётах по НДФЛ и взносам
Проверка результата и отчётность
После проведения всех документов выполните контрольные проверки. Сформируйте расчётный листок сотрудника за последний месяц работы: в нём должны отражаться начисленные суммы и выплата, при этом графы НДФЛ и взносов по выплатам в связи со смертью должны быть пустыми.
Проверьте отчёт «Анализ НДФЛ» — суммы, выплаченные родственнику, не должны попадать в облагаемую базу умершего сотрудника. Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) на умершего формируется только по доходам, фактически выплаченным ему при жизни; суммы, перечисленные родственникам, в неё не включаются.
В расчёте по страховым взносам умерший сотрудник отражается как застрахованное лицо за период до даты смерти. Убедитесь, что база по взносам не включает компенсацию отпуска при увольнении по ст. 83 ТК РФ.
Как проверить результат
Основание — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дата совпадает с датой смерти
Оформлено обычное увольнение по собственному желанию — неверные налоговые последствия
Налог не рассчитан
НДФЛ удержан — потребуется возврат и корректировка отчётности
Указаны данные родственника, есть ссылка на заявление и свидетельство
Получатель не зафиксирован — риск претензий при проверке
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная проблема — когда зарплата за месяц смерти уже была перечислена на зарплатную карту сотрудника до того, как работодатель узнал о смерти. В этом случае банк обычно блокирует счёт, а деньги включаются в наследственную массу. Работодателю следует зафиксировать факт перечисления и направить родственников к нотариусу, а не пытаться «отозвать» платёж самостоятельно.
Если родственник обратился позже установленных сроков или зарплата была депонирована, действует другой порядок: депонированные суммы передаются наследнику по свидетельству о праве на наследство или судебному решению. В 1С депонирование оформляется документом «Депонирование зарплаты», а выдача — документом списания депонированных сумм.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с зарплаты, выплачиваемой родственнику умершего?
Нет. Суммы заработной платы, не полученные работником ко дню смерти и выплачиваемые членам семьи в порядке статьи 141 ТК РФ, НДФЛ не облагаются. В 1С:ЗУП при корректном основании увольнения (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) налог рассчитываться не должен — проверьте это в документе увольнения.
Кому выплачивать, если обратились сразу несколько родственников?
Закон допускает выплату по первому поступившему заявлению любого члена семьи или иждивенца. Работодатель не обязан делить сумму и разрешать споры — дальнейшее распределение денег между родственниками происходит без участия организации.
Можно ли перечислить деньги на карту умершего сотрудника?
Не рекомендуется. После извещения банка о смерти клиента счёт блокируется, и деньги могут зависнуть. Выплачивайте сумму на реквизиты родственника или наличными через кассу с оформлением РКО на его имя.
Что делать, если в 1С нет кнопки «Выплаты бывшим сотрудникам»?
Проверьте настройки функциональности: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и состав начислений и удержаний. Если механизм недоступен в вашей редакции, используйте обычную ведомость по уволенному сотруднику, а данные получателя укажите в платёжных документах и примечании.
Какой срок на выплату зарплаты родственнику?
Не позднее недели со дня подачи работодателю соответствующих документов (ст. 141 ТК РФ). За нарушение срока родственник вправе требовать компенсацию за задержку выплаты по общим правилам трудового законодательства.
Что делать, если никто не обратился за зарплатой умершего?
Депонируйте невыплаченную сумму в 1С соответствующим документом. Далее деньги выдаются наследнику по свидетельству о праве на наследство или передаются по требованию нотариуса, ведущего наследственное дело.
Что важно запомнить
Оформите увольнение по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ датой смерти, проверьте отсутствие НДФЛ и взносов, выплатите деньги именно родственнику с документальным подтверждением родства и зафиксируйте получателя в платёжных документах. Контрольная проверка — расчётный листок и отчёты по НДФЛ без лишних сумм.