Другое · 8 мин
Как выписать 2-НДФЛ в 1С: пошаговая инструкция
Как сформировать и выдать сотруднику справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ) в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: пошаговые действия, проверка данных, типичные ошибки.
Сотруднику периодически нужна справка о доходах — для банка, визового центра, соцзащиты или нового работодателя. В 1С эта задача решается штатными документами, но есть нюанс: форма 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт отменена, а сотрудникам выдаётся «Справка о доходах и суммах налога физического лица», которая повторяет приложение к расчёту 6-НДФЛ. В программах 1С документ по-прежнему часто называется «2-НДФЛ для сотрудника», поэтому искать его нужно именно так.
Ниже разобрано, где находится документ в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0, как его заполнить, на что обратить внимание перед печатью и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция подходит для актуальных релизов типовых конфигураций.
Что выдаётся вместо 2-НДФЛ и где искать документ
Форма 2-НДФЛ как отдельный отчёт в налоговую упразднена: сведения о доходах теперь входят в состав расчёта 6-НДФЛ как приложение. Однако право работника получить справку о своих доходах сохранилось — работодатель обязан выдать её по заявлению сотрудника. В типовых конфигурациях 1С для этого предусмотрен отдельный документ, который чаще всего называется «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника» или просто «2-НДФЛ для сотрудника».
В 1С:ЗУП 3.1 документ находится в разделе «Налоги и взносы» → «2-НДФЛ для сотрудников» либо в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» не требуется — справка выдаётся на бумаге и не отправляется в ФНС как самостоятельный отчёт. В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь: раздел «Зарплата и кадры» → «2-НДФЛ для сотрудников». Если нужного пункта нет в меню, проверьте настройку состава команд интерфейса или воспользуйтесь поиском по функциям (иконка лупы или «Все функции»).
Пошаговое формирование справки в 1С:ЗУП 3.1
Откройте раздел «Налоги и взносы» и выберите «2-НДФЛ для сотрудников». Нажмите «Создать». В новом документе укажите организацию, сотрудника, год, за который формируется справка, и налоговую ставку (по умолчанию 13%). Если справка нужна за текущий год до его окончания — укажите текущий год: программа соберёт данные по уже проведённым начислениям.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — табличная часть с доходами, вычетами и налогом подтянется из учёта автоматически. Проверьте, что персональные данные сотрудника (ФИО, ИНН, дата рождения, документ) актуальны: они берутся из карточки физического лица. Затем нажмите «Провести» и через кнопку «Печать» выведите «Справка о доходах (2-НДФЛ)».
- 1Откройте «Налоги и взносы» → «2-НДФЛ для сотрудников» → «Создать»
- 2Укажите организацию, сотрудника, налоговый период (год) и ставку НДФЛ
- 3Нажмите «Заполнить» и сверьте подтянувшиеся суммы с расчётными листками
- 4Проверьте персональные данные сотрудника в карточке физлица
- 5Проведите документ и распечатайте справку через кнопку «Печать»
- 6Подпишите справку у руководителя или уполномоченного лица и заверьте печатью при её наличии
Формирование справки в 1С:Бухгалтерии 3.0
В бухгалтерской конфигурации логика аналогична. Перейдите в «Зарплата и кадры» → «2-НДФЛ для сотрудников», создайте документ, выберите сотрудника и год. Кнопка «Заполнить» соберёт данные по регистрам учёта НДФЛ. Печатная форма доступна по кнопке «Печать» сразу после проведения.
Если в базе ведётся несколько организаций, убедитесь, что в шапке документа выбрана именно та организация-работодатель, от имени которой выдаётся справка. Для совместителей и сотрудников, работавших в разных подразделениях с разными кодами ОКТМО, справка формируется по каждой регистрации в налоговой отдельно — в документе это отражается выбором соответствующей регистрации.
Проверка данных перед печатью
Прежде чем подписывать справку, сверьте её с данными учёта. Основной инструмент — отчёт «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» или «Регистр налогового учёта по НДФЛ» (в ЗУП: «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам»). Суммы дохода и удержанного налога в справке должны совпадать с регистром за тот же период.
Отдельно проверьте персональные данные. Устаревшая фамилия, отсутствующий ИНН или неверная серия паспорта — самые частые причины, по которым банк или госорган отклоняет справку. Данные исправляются в карточке физического лица, после чего документ перезаполняется.
Как проверить результат
Совпадает с регистром налогового учёта по НДФЛ и расчётными листками
Расхождения — часть начислений не проведена или проведена другой датой
Актуальны и совпадают с документами сотрудника
Старая фамилия или пустой ИНН — исправьте карточку физлица и перезаполните
Соответствует месту работы сотрудника
Выбрана регистрация другого обособленного подразделения
Частые ситуации и ограничения
Справка за неполный год или для уволенного
Программа не ограничивает период: справка формируется за любой год, по которому есть данные учёта, включая текущий. Для уволенного сотрудника порядок тот же — документ создаётся по его физическому лицу, данные подтягиваются до даты увольнения. Выдать справку нужно по заявлению бывшего работника, в том числе по почте, если он просит направить её таким способом.
Сотрудник работал в нескольких обособленных подразделениях
Если в течение года сотрудник числился в подразделениях с разными ОКТМО, доходы распределяются по соответствующим регистрациям в ФНС. В этом случае формируется несколько справок — по одной на каждую регистрацию. В документе 1С поле регистрации выбирается вручную, и кнопка «Заполнить» подтянет только относящиеся к ней суммы.
Доходы по разным ставкам
Если у сотрудника были доходы, облагаемые по разным ставкам (например, основная зарплата и дивиденды), для каждой ставки создаётся отдельный документ с соответствующим значением в поле «Ставка». Смешивать их в одной справке нельзя.
Типичные ошибки и как их избежать
Первая группа ошибок связана с данными сотрудника: не обновили фамилию после её смены, не заполнили ИНН или гражданство. Вторая группа — учётные: справку формируют до проведения всех начислений периода, из-за чего в неё не попадает часть дохода. Третья — организационные: выбрана неверная организация или регистрация в налоговой, и справка оформлена не от того работодателя.
FAQ
Можно ли выдать справку за несколько лет одним документом?
Нет. Каждый документ формируется за один налоговый период (календарный год). Если сотруднику нужны сведения за несколько лет, создайте отдельную справку за каждый год.
Что делать, если кнопка «Заполнить» не подтягивает данные?
Проверьте, что за выбранный год проведены документы начисления и выплаты, выбрана правильная организация и ставка налога. Если данные есть, но не попадают в справку, сверьтесь с регистром налогового учёта по НДФЛ — возможно, доходы отражены по другой регистрации в налоговой.
Нужно ли заверять справку печатью?
Если у организации есть печать, справку заверяют ею. Если организация отказалась от печати, достаточно подписи руководителя или уполномоченного лица. ИП подписывает справку лично.
Как выдать справку бывшему сотруднику, который живёт в другом городе?
По его письменному заявлению справку можно направить почтой заказным письмом. Также допустимо передать заверенный скан, если заявитель согласен, но оригинал обычно требуется банкам и госорганам.
Почему в справке нет данных о вычетах?
Вычеты попадают в справку, только если они были заявлены и применены в учёте — документом «Заявление на вычеты НДФЛ» или уведомлением о подтверждении права на вычет. Проверьте, введены ли эти документы за соответствующий период.
Что важно запомнить
Справка для сотрудника формируется документом «2-НДФЛ для сотрудников» в разделе «Налоги и взносы» (ЗУП) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия). Документ заполняется автоматически, но перед печатью нужно сверить суммы с регистром НДФЛ и проверить персональные данные. Для каждого года, ставки налога и регистрации в ФНС создаётся отдельная справка; в налоговую она не отправляется.