Другое · 9 мин
Как выгрузить табель учёта рабочего времени из 1С
Как выгрузить табель учёта рабочего времени из 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии в Excel и PDF. Настройка периода, проверка данных, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Табель учёта рабочего времени (форма Т-13 или Т-12) — один из самых востребованных отчётов в кадровом учёте. Его запрашивают аудиторы, трудовая инспекция, руководство и бухгалтерия для сверки начислений. В программах 1С табель формируется автоматически на основе введённых документов: графиков работы, отпусков, больничных, командировок и отклонений.
Выгрузить табель из 1С можно несколькими способами: напрямую из отчёта в файл Excel или PDF, через печатную форму документа, а также через универсальные механизмы сохранения табличных документов. Выбор зависит от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:КАМИН и др.), версии платформы и того, в каком виде нужен результат — для печати, для обработки в Excel или для передачи в другую систему.
Ниже разобраны рабочие способы выгрузки для наиболее распространённых конфигураций, условия корректного формирования отчёта, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых табель выгружается пустым или с неверными данными.
Где находится табель в разных конфигурациях 1С
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) табель доступен по пути: Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13). В некоторых релизах отчёт также находится в разделе «Кадры → Кадровые отчёты». Это основной и наиболее полный вариант отчёта — он строится по данным графиков и зарегистрированных отклонений.
В 1С:Бухгалтерии предприятия отдельного полноценного табеля может не быть — всё зависит от версии. В базовых редакциях табель формируется через документ «Начисление зарплаты» или кадровые отчёты, но функциональность ограничена. Если учёт рабочего времени ведётся сложно (сменные графики, суммированный учёт), корректнее использовать ЗУП.
В отраслевых решениях (1С:КАМИН, 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения) путь аналогичен: раздел зарплаты или кадров, подраздел отчётов, форма Т-13 или Т-12. Если отчёт не находится через меню, воспользуйтесь поиском по команде «Все отчёты» или строкой поиска в верхней части окна программы.
Формирование отчёта Т-13 перед выгрузкой
Откройте отчёт и настройте параметры. Главные поля — период формирования и организация. Если табель нужен по конкретному подразделению или сотруднику, нажмите «Настройки» и добавьте отбор по полю «Подразделение» или «Сотрудник». После установки параметров нажмите «Сформировать».
Проверьте, что отчёт заполнился данными: по каждому сотруднику должны быть проставлены коды явок (Я), отпусков (ОТ), больничных (Б) и других отклонений, а в итоговой строке — количество отработанных дней и часов. Пустой табель почти всегда означает, что данные в базу не введены, а не что отчёт «сломался».
Как проверить результат
По сотрудникам проставлены часы и коды за каждый день периода
Пустые строки или нулевые итоги при работающих сотрудниках
Совпадает со списочным составом подразделения за период
Отсутствуют принятые сотрудники или присутствуют уволенные ранее периода
Отпуска и больничные отражены кодами ОТ, Б с корректными датами
Периоды отсутствия показаны как рабочие дни
Выгрузка табеля в Excel
Самый распространённый способ — сохранить сформированный отчёт как табличный документ. После формирования отчёта нажмите кнопку «Ещё» → «Сохранить» (или «Сохранить как»), либо используйте меню «Файл → Сохранить как». В диалоге выберите тип файла «Лист Excel (.xlsx)» или «Табличный документ (.mxl)», если файл нужно открывать только в 1С.
При сохранении в Excel учитывайте: объединённые ячейки шапки и итоговые строки могут мешать дальнейшей обработке данных. Если табель нужен именно для расчётов в Excel, а не для печати, удобнее выгрузить данные через отчёт с более простой структурой — например, «Универсальный отчёт» или «Анализ отработанного времени», где данные идут плоской таблицей.
- 1Откройте «Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
- 2Укажите период, организацию и при необходимости отбор по подразделению
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение данных
- 4Нажмите «Ещё» → «Сохранить как» (или «Файл → Сохранить как»)
- 5Выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)», укажите папку и имя файла
- 6Откройте файл и убедитесь, что данные перенеслись полностью
Сохранение в PDF и печать табеля
Для передачи табеля на подпись или в архив удобнее PDF. Порядок тот же: сформируйте отчёт, затем в диалоге сохранения выберите формат «Документ PDF (*.pdf)». Альтернатива — кнопка «Печать», где в качестве принтера выбрать виртуальный PDF-принтер, но прямое сохранение в PDF надёжнее: не сбиваются поля и масштаб.
Перед печатью проверьте ориентацию листа: табель за месяц по большому подразделению обычно не помещается на книжный лист А4. В настройках печати установите альбомную ориентацию и при необходимости масштаб «По ширине страницы». Иначе часть дней месяца уйдёт на второй лист, что усложнит подписание документа.
Если данные в табеле неверные или отсутствуют
Чаще всего пустой или неполный табель — следствие незаполненных первичных данных. Проверьте, что за период введены: приёмы на работу, кадровые переводы, графики работы сотрудников, документы отклонений (отпуска, больничные, командировки, прогулы). Отчёт не «придумывает» данные — он отражает то, что зарегистрировано в базе.
Вторая причина — неправильно назначенный график. Если сотруднику не указан график работы в приёме на работу или кадровом переводе, дни в табеле останутся пустыми. Откройте карточку сотрудника, проверьте текущее кадровое состояние и при необходимости исправьте документ или введите «Изменение графика работы».
Альтернативные способы выгрузки
Если стандартный отчёт не подходит по структуре, есть запасные варианты. Отчёт «Универсальный» (в ЗУП — через «Администрирование» или поиск по отчётам) позволяет вывести данные регистров учёта времени в произвольном виде и сохранить их плоской таблицей — это удобно для загрузки в сторонние системы.
Для регулярной автоматической выгрузки (например, ежемесячной отправки файла в головной офис) используются регламентные задания и обработки обмена. Такая настройка требует участия специалиста по 1С, но избавляет от ручной работы. Ещё один вариант — команда «Вывести список» из журналов документов, если нужен не сам табель, а перечень документов учёта времени.
Сравнение форматов выгрузки
Подходит для дальнейшей обработки и сверок. Ограничение: объединённые ячейки шапки мешают формулам
Подходит для подписи, архива и передачи аудиторам. Ограничение: данные нельзя редактировать
Подходит для передачи между базами 1С с сохранением оформления. Ограничение: открывается только в 1С
Подходит для подписания ответственным лицом. Ограничение: требует настройки масштаба и ориентации
Когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная выгрузка безопасна: отчёты не изменяют данные базы, а только читают их. Однако есть ситуации, где лучше привлечь специалиста по 1С: доработка макета табеля под фирменную форму организации, настройка автоматической выгрузки по расписанию, исправление ошибок в данных прошлых закрытых периодов.
Что важно запомнить
Табель выгружается из отчёта Т-13 через «Ещё → Сохранить как» в формате Excel или PDF. Перед выгрузкой проверьте период, организацию и полноту введённых документов. Пустой табель означает отсутствие данных в базе, а не ошибку отчёта.
Частые вопросы
Почему табель формируется пустым?
Наиболее вероятные причины: сотрудникам не назначены графики работы, за период не введены кадровые документы, либо в отборе указана неверная организация или подразделение. Проверьте карточку сотрудника и снимите лишние отборы в настройках отчёта.
Можно ли выгрузить табель сразу по нескольким подразделениям?
Да. Уберите отбор по подразделению — отчёт сформируется по всей организации с группировкой. Либо в настройках добавьте отбор «Подразделение в списке» и укажите нужные подразделения.
Как выгрузить табель в формате для загрузки в другую программу?
Сохраните отчёт в Excel, а затем удалите шапку с объединёнными ячейками, оставив плоскую таблицу. Если нужен строго машиночитаемый формат (CSV), используйте универсальный отчёт или обработку выгрузки — стандартный Т-13 для этого не предназначен.
Чем отличается форма Т-13 от Т-12 в 1С?
Т-13 — только учёт рабочего времени, она формируется автоматически и используется чаще всего. Т-12 дополнительно включает раздел расчёта оплаты труда и ведётся вручную либо в программах с соответствующей настройкой. В ЗУП основной рабочий отчёт — именно Т-13.
Почему в выгруженном Excel-файле «плывёт» форматирование?
Табличный документ 1С содержит объединённые ячейки и фиксированные ширины колонок, которые Excel интерпретирует по-своему. Исправьте ширину столбцов вручную или сохраните файл в PDF, если важен именно внешний вид документа.
Можно ли настроить автоматическую выгрузку табеля каждый месяц?
Да, это реализуется через регламентное задание или внешнюю обработку, которая формирует отчёт и сохраняет файл в указанную папку. Такую настройку выполняет специалист по 1С, так как потребуется программный код и права на запуск фоновых заданий.