Другое · 12 мин
Как выгрузить список сотрудников из 1С
Пошаговая инструкция, как выгрузить список сотрудников из 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии в Excel. Готовые отчёты, универсальная выгрузка, типичные ошибки и проверка результата.
Список сотрудников из 1С требуется регулярно: для отчётности, сверки штатного расписания, подготовки данных к переходу на другую программу или просто для внутренней аналитики. В зависимости от конфигурации — 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:КАМИН или другая — способы выгрузки отличаются, но общая логика одинакова: сформировать отчёт или список и сохранить его в файл.
Самый простой путь — готовый отчёт «Штатное расписание» или «Список сотрудников», который есть почти во всех кадровых конфигурациях. Если нужен произвольный набор полей (табельный номер, ИНН, дата приёма, подразделение), используют универсальные механизмы: вывод списка справочника в табличный документ или обработку «Универсальный отчёт».
Ниже разобраны основные способы: от простого сохранения табличного документа в Excel до выгрузки через обработки и запросы. Инструкции приведены для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3; в старых версиях названия пунктов меню могут отличаться.
Определите, какая у вас конфигурация и что именно нужно выгрузить
Перед выгрузкой уточните две вещи: какая конфигурация используется и какой состав данных нужен. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровые данные самые полные. В 1С:Бухгалтерии справочник сотрудников есть, но набор реквизитов уже. В 1С:Управление торговлей сотрудники хранятся как физические лица и пользователи, полноценного кадрового учёта там нет.
Определитесь с составом выгрузки: только ФИО и подразделение, или также табельные номера, даты приёма и увольнения, должности, ИНН, СНИЛС. От этого зависит выбор инструмента: готовый отчёт покрывает типовые потребности, произвольный набор полей потребует настройки списка или универсального отчёта.
Также решите, нужны ли уволенные сотрудники. В большинстве отчётов по умолчанию показываются только работающие на выбранную дату, а уволенных нужно включать отдельной настройкой или периодом.
Способ 1: выгрузка через готовый отчёт «Список сотрудников» или «Штатное расписание»
В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» (или «Отчёты, справки») и найдите отчёт «Список сотрудников» либо «Штатное расписание». В 1С:Бухгалтерии путь похожий: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате и кадрам». Названия могут отличаться в зависимости от версии конфигурации.
Установите период или дату «на которую» формируется список. Если нужны все, кто работал в течение года, укажите период с начала по конец года и включите показ уволенных в настройках отчёта (кнопка «Настройки», вкладка «Отбор»). Сформируйте отчёт кнопкой «Сформировать».
Для сохранения в Excel нажмите «Файл» → «Сохранить как» (или значок дискеты на панели табличного документа) и выберите формат «Лист Excel (.xlsx)» или «Табличный документ (.mxl)», если файл останется внутри 1С. Формат XLSX удобен для дальнейшей обработки, MXL — для передачи другому пользователю 1С без потери оформления.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Отчёты» и найдите «Список сотрудников» или «Штатное расписание»
- 2Укажите дату или период, при необходимости включите уволенных в настройках отбора
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте состав колонок
- 4Сохраните результат через «Файл» → «Сохранить как» в формате XLSX
- 5Откройте файл в Excel и сверьте количество строк с ожидаемой численностью
Способ 2: выгрузка списка из справочника «Сотрудники»
Если нужен простой перечень без кадровых событий, откройте справочник: «Кадры» → «Сотрудники» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). Список можно настроить: через меню «Ещё» → «Настроить список» добавьте отбор по организации, подразделению или признаку «работает/уволен».
Колонки списка настраиваются через «Ещё» → «Изменить форму» в режиме тонкого клиента либо остаются типовыми. После настройки выведите список в табличный документ: «Ещё» → «Вывести список». В появившемся окне отметьте нужные колонки и нажмите «ОК» — программа сформирует табличный документ, который дальше сохраняется в Excel стандартным способом.
Этот способ быстрее отчёта, когда нужен «голый» список ФИО с парой реквизитов, но у него есть ограничение: выводятся только те поля, которые доступны в форме списка. Даты приёма, ставки и кадровые данные таким путём обычно не выгрузить — для них нужен отчёт.
Способ 3: универсальный отчёт и произвольный набор полей
Когда нужны конкретные поля — например, ФИО, табельный номер, ИНН, дата рождения и подразделение — используйте «Универсальный отчёт». В типовых конфигурациях он находится в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Универсальный отчёт» либо в меню «Отчёты». В некоторых конфигурациях его нужно предварительно включить в настройках функциональности.
В универсальном отчёте выберите тип объекта «Справочник», объект «Сотрудники» (или «Физические лица», если нужны данные физлиц). На закладке настроек добавьте нужные поля в список выбранных, задайте отборы — например, по организации или по признаку «В архиве = Нет», чтобы исключить уволенных. Сформируйте и сохраните результат в XLSX.
Альтернатива — консоль запросов или внешние обработки выгрузки, но они требуют навыков работы с языком запросов 1С и обычно используются администраторами или разработчиками. Для разовой задачи бухгалтера или кадровика универсального отчёта достаточно.
Сравнение способов выгрузки
Быстро и без настройки; подходит для типовых задач. Ограничение: состав колонок фиксирован или слабо настраивается.
Простой перечень с гибкими отборами. Ограничение: доступны только поля формы списка, кадровых данных нет.
Произвольный набор полей и отборов. Ограничение: требует понимания структуры справочников и иногда включения в настройках.
Максимальная гибкость, выгрузка в CSV и другие форматы. Ограничение: нужны навыки разработки и соответствующие права.
Проверка результата и типичные ошибки
После выгрузки откройте файл и сверьте количество строк с ожидаемой численностью. Самая частая ошибка — неверная дата отчёта: список сформирован «на сегодня», а нужен был «на конец прошлого месяца», и в него попали уже уволенные или не попали недавно принятые сотрудники.
Вторая типичная проблема — дубли строк. В отчётах по штатному расписанию сотрудник, занимающий две ставки или работающий по совместительству, может отображаться несколько раз. Если нужен список уникальных людей, сверяйтесь по табельному номеру или ИНН, а не по количеству строк. В Excel дубли удобно искать через «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения».
Третья ошибка — потеря ведущих нулей и длинных чисел при открытии CSV в Excel. Табельные номера вида «0012» и ИНН Excel может преобразовать в числа. Если выгружаете в CSV, открывайте его через «Данные» → «Из текстового/CSV-файла» с указанием текстового формата для таких колонок, либо сразу сохраняйте в XLSX.
Как проверить результат
Совпадает с данными отчёта о численности или штатного расписания на ту же дату
Расхождение — проверьте дату отчёта и отборы по организации
Каждый сотрудник встречается ожидаемое число раз (один или по числу ставок)
Неожиданные дубли — уточните, нужен ли список людей или рабочих мест
Ведущие нули и все цифры на месте
Нули обрезаны, ИНН в экспоненциальном виде — переформатируйте колонки как текст
Ограничения, права доступа и защита данных
Список сотрудников — это персональные данные. ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и даты рождения подпадают под требования законодательства о персональных данных. Выгружайте только тот состав полей, который реально нужен для задачи, храните файл в защищённом месте и не пересылайте его через незащищённые каналы без необходимости.
Права доступа в 1С могут ограничивать выгрузку. Если отчёт недоступен или показывает пустой результат, хотя сотрудники в базе есть, вероятная причина — ограничение прав на уровне записей (RLS) или отсутствие кадровой роли. В этом случае обратитесь к администратору 1С: самостоятельное расширение прав без согласования может нарушить внутренние регламенты.
Если база файловая и с ней одновременно работают пользователи, массовые выгрузки лучше выполнять в периоды низкой нагрузки. Разовая выгрузка списка обычно не создаёт проблем, но тяжёлые универсальные отчёты по большим базам могут заметно замедлить работу других пользователей.
Альтернативные сценарии: регулярная выгрузка и большие объёмы
Если список нужен регулярно — например, ежемесячно для выгрузки в другую систему — настройте сохранённый вариант отчёта. В отчёте нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», задайте понятное имя, и в следующий раз настройки подтянутся автоматически. В клиент-серверных базах отчёт можно запускать по расписанию через регламентные задания, но это задача для администратора.
Для интеграций с внешними системами (СЭД, CRM, системы контроля доступа) ручная выгрузка неудобна. В таких случаях используют обмен через файлы CSV/XML по расписанию, веб-сервисы или типовые планы обмена. Это уже зона ответственности разработчика или внедренца: самостоятельная настройка обменов без понимания структуры данных может привести к рассинхронизации систем.
Как выбрать способ
Что важно запомнить
Быстрый путь — отчёт «Список сотрудников» с сохранением в XLSX; гибкий путь — универсальный отчёт с нужными полями. Всегда проверяйте дату формирования, дубли и формат числовых полей, а при выгрузке персональных данных ограничивайтесь необходимым минимумом.
Частые вопросы
Как выгрузить список сотрудников вместе с уволенными?
В настройках отчёта (кнопка «Настройки») добавьте отбор по периоду работы или снимите фильтр, исключающий уволенных. В отчёте «Список сотрудников» в ЗУП уволенные включаются, если задать период, охватывающий даты их работы, и убрать отбор по работающим. В справочнике «Сотрудники» уберите отбор «В архиве = Нет» через «Ещё» → «Настроить список».
Можно ли выгрузить список сотрудников из 1С:Бухгалтерии, если нет ЗУП?
Да. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», настройте нужный отбор и используйте «Ещё» → «Вывести список», затем сохраните табличный документ в Excel. Также доступны кадровые отчёты в разделе отчётов по зарплате и кадрам. Набор полей будет уже, чем в ЗУП: например, данных о ставках и графиках работы может не быть.
Почему в Excel обрезались табельные номера и ИНН?
Excel автоматически преобразует цифровые строки в числа, удаляя ведущие нули, а длинные числа показывает в экспоненциальном виде. Если сохраняете из 1С сразу в XLSX, проблема возникает редко. При работе через CSV открывайте файл через «Данные» → «Из текстового/CSV-файла» и в мастере импорта задайте для этих колонок текстовый формат.
Как выгрузить сотрудников только одной организации, если их в базе несколько?
В отчёте установите отбор по полю «Организация» в шапке или в расширенных настройках. В справочнике «Сотрудники» добавьте отбор через «Ещё» → «Настроить список». Без отбора выгрузятся сотрудники всех организаций, доступных вам по правам, и список придётся чистить вручную.
Что делать, если кнопки «Вывести список» нет в меню?
Эта команда зависит от формы списка и прав пользователя. Проверьте, что вы в полном интерфейсе, и поищите команду в меню «Ещё». Если её нет, используйте отчёт или универсальный отчёт — они доступны большинству ролей. При систематической потребности попросите администратора проверить настройки прав.
Можно ли настроить автоматическую выгрузку списка по расписанию?
Да, но это задача администратора или разработчика. В клиент-серверных базах отчёты можно формировать и сохранять регламентными заданиями, а для обмена с внешними системами настраивают выгрузку в файл или через веб-сервисы. Самостоятельно без опыта разработки такие механизмы настраивать не стоит: ошибка может нарушить работу смежных систем.