Как выгрузить список сотрудников из 1С:ЗУП

Список сотрудников из 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) чаще всего нужен для выгрузки в Excel: сверки штатной численности, передачи данных в бухгалтерию, подготовки списков для банка или сторонних сервисов. В конфигурации есть несколько штатных способов получить такой список без доработок — через отчёты, списки справочников и универсальные механизмы вывода табличных данных.

Выбор способа зависит от того, какие данные нужны: просто ФИО и подразделение, табельные номера и даты приёма или расширенный набор с должностями, окладами и контактами. Также имеет значение, требуется разовая выгрузка или регулярная — для регулярных задач удобнее сохранить настройки отчёта.

Ниже разобраны основные методы: отчёт «Штатная расстановка», список справочника «Сотрудники», универсальный отчёт, а также варианты сохранения в Excel и CSV. Отдельно описаны проверка результата, типичные ошибки и ограничения по правам доступа.

Что понадобится перед выгрузкой

Для работы с отчётами и списками достаточно роли кадровика или расчётчика — полные права администратора не нужны. Однако если у пользователя настроено ограничение доступа на уровне записей (RLS) по организациям или подразделениям, в выгрузку попадут только те сотрудники, которых он видит в базе. Это частая причина «неполного» списка.

Уточните заранее, какой срез нужен: все сотрудники, включая уволенных, только работающие на конкретную дату или работающие по конкретной организации. В группе компаний с несколькими юрлицами в одной базе фильтр по организации критичен — без него список будет сводным.

Также определите состав колонок. Минимальный набор — ФИО, подразделение, должность. Для кадровых сверок обычно добавляют табельный номер, дату приёма, дату увольнения, вид занятости. Для банковских реестров могут понадобиться ИНН и СНИЛС — они хранятся в карточке физического лица и доступны не во всех отчётах.

Способ 1: отчёт «Штатная расстановка»

Это основной инструмент, когда нужен список работающих сотрудников с привязкой к позициям штатного расписания. Откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты» — «Штатная расстановка». Отчёт формируется на указанную дату и показывает занятые и вакантные позиции.

В настройках отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё» — «Изменить вариант отчёта» в зависимости от релиза) задайте отбор по организации и подразделению. Если вакансии не нужны, добавьте отбор, исключающий пустые позиции, либо используйте вариант отчёта только с занятыми ставками.

После формирования отчёт сохраняется в Excel стандартно: «Файл» — «Сохранить как» — выберите формат «Лист Excel» (.xlsx). Структура группировок сохранится, поэтому при необходимости получить «плоский» список отключите группировки по подразделениям в настройках отчёта перед сохранением.

1. 1
   Откройте «Кадры» — «Кадровые отчёты» — «Штатная расстановка»
2. 2
   Укажите дату среза и отбор по организации
3. 3
   В настройках отключите лишние группировки и вакансии
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте состав строк
5. 5
   Сохраните через «Файл» — «Сохранить как» в формате Excel

Способ 2: список справочника «Сотрудники»

Если нужен простой перечень без привязки к штатному расписанию, откройте «Кадры» — «Сотрудники». Список можно отфильтровать по организации, подразделению, признаку «показывать уволенных». Для добавления колонок используйте «Ещё» — «Изменить форму» и выведите нужные реквизиты.

Выгрузка списка выполняется через вывод в табличный документ: «Ещё» — «Вывести список». В появившемся окне отметьте нужные колонки и нажмите «ОК» — система сформирует табличный документ, который далее сохраняется в Excel, CSV, PDF или другой формат.

Этот способ удобен для разовых выгрузок и для списков с нестандартным набором реквизитов. Ограничение: в список выводятся только данные самого справочника «Сотрудники» и связанных реквизитов — сложные вычисляемые поля (например, стаж или средний заработок) так не получить.

Способ 3: универсальный отчёт

Универсальный отчёт («Отчёты» — «Универсальный отчёт», доступность зависит от настроек и прав) позволяет построить выгрузку практически по любому объекту: справочнику «Сотрудники», «Физические лица», регистру кадровых данных. Это вариант для случаев, когда типовые отчёты не дают нужного набора полей.

Выберите тип объекта (справочник), сам объект «Сотрудники», затем в настройках добавьте поля: ФИО, табельный номер, дата приёма, подразделение, должность. Задайте отбор по периоду и организации. Результат сохраняется так же — в табличный документ и далее в Excel.

Сравнение способов выгрузки

Штатная расстановка

Подходит для списка работающих с должностями и ставками; не показывает уволенных и нештатные данные

Список «Сотрудники»

Быстро и гибко по колонкам; ограничен реквизитами справочника

Универсальный отчёт

Максимальная гибкость по полям и отборам; требует аккуратной настройки и понимания структуры данных

Внешняя обработка или запрос

Для регулярных выгрузок в строгом формате; требует участия специалиста по 1С

Сохранение в Excel и CSV: нюансы форматов

При сохранении табличного документа 1С предлагает несколько форматов. Для дальнейшей работы в Excel выбирайте .xlsx — сохранятся данные и базовое форматирование. Формат .mxl — внутренний формат 1С, сторонние программы его не откроют.

CSV нужен для загрузки в другие системы (банк-клиенты, HR-сервисы, CRM). При сохранении в CSV обратите внимание на разделитель и кодировку: многие системы ожидают UTF-8 и точку с запятой в качестве разделителя. Если принимающая система не читает файл, первым делом проверьте именно эти два параметра, открыв файл в текстовом редакторе.

Числовые поля с ведущими нулями (табельные номера вида «000123», банковские счета) в Excel могут потерять нули, так как Excel интерпретирует их как числа. Чтобы этого избежать, форматируйте такие колонки как текстовые сразу после открытия файла или настраивайте импорт через «Данные» — «Из текста» с указанием текстового формата столбца.

Проверка результата выгрузки

После сохранения файла сверьте количество строк с ожидаемой численностью. Контрольное значение можно взять из отчёта «Численность и текучесть кадров» или «Остатки отпусков и численность» — количество работающих на ту же дату должно совпадать с количеством строк в выгрузке (за вычетом служебных строк и заголовков).

Проверьте несколько случайных сотрудников: совпадают ли подразделение и должность с актуальными кадровыми приказами. Если в файле сотрудник числится в старом подразделении, вероятно, отчёт сформирован не на ту дату или кадровый перевод проведён позже даты среза.

Откройте сохранённый файл повторно и убедитесь, что все колонки читаются, кириллица отображается корректно, а даты имеют единый формат. Проблемы с кодировкой в CSV лечатся сохранением в кодировке UTF-8 или импортом через мастер импорта текста в Excel.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк

Норма

Совпадает с численностью по контрольному отчёту на ту же дату

Тревожный признак

Строк больше или меньше — проверьте отборы и права доступа

Кодировка файла

Норма

ФИО и подразделения читаются без искажений

Тревожный признак

Кракозябры вместо кириллицы — пересохраните в UTF-8

Табельные номера и счета

Норма

Ведущие нули сохранены

Тревожный признак

Нули обрезаны — преобразуйте колонку в текстовый формат

Актуальность данных

Норма

Подразделения и должности соответствуют последним приказам

Тревожный признак

Данные устарели — проверьте дату среза отчёта

Регулярные выгрузки и автоматизация

Если список нужен регулярно — например, еженедельно для службы безопасности или ежедневно для интеграции с другой системой, — сохраните настройки отчёта как вариант: «Ещё» — «Сохранить вариант отчёта». В следующий раз достаточно открыть сохранённый вариант и нажать «Сформировать».

Для автоматической выгрузки в файл по расписанию используются регламентные задания и внешние обработки — это уже задача для специалиста по 1С, так как требует написания кода и настройки прав. Для обмена между двумя базами 1С правильнее использовать типовые механизмы синхронизации данных, а не ручную выгрузку в Excel.

Если требуется выгрузка в строго заданном формате (например, XML-реестр для конкретного банка), проверьте, нет ли в вашем релизе ЗУП готового обмена — многие банковские форматы поддерживаются штатно через зарплатные проекты.

Перед первой выгрузкой для внешней системы сделайте тестовый файл на 5–10 сотрудниках и согласуйте его с получателем. Это дешевле, чем переделывать полную выгрузку из-за неверного порядка колонок или формата дат.

Ограничения и когда нужен специалист

Штатные средства покрывают большинство задач, но есть границы. Самостоятельно через интерфейс нельзя: выгрузить данные, к которым у пользователя нет прав; построить выгрузку со сложными вычисляемыми полями и объединением нескольких регистров; настроить автоматическую отправку файла на почту или в каталог по расписанию.

Обращение к специалисту по 1С оправдано, если нужен нестандартный формат файла, выгрузка по расписанию, отбор по сложным условиям (например, «все, у кого в текущем месяце изменился оклад») или интеграция с внешней системой по API.

Не пытайтесь получать список прямым доступом к базе данных (SQL-запросами к СУБД) — это нарушает логику прав доступа 1С, может привести к выгрузке лишних персональных данных и затрудняет поддержку. Все выгрузки выполняйте штатными средствами платформы.

Частые вопросы

Как выгрузить список сотрудников вместе с уволенными?

В списке справочника «Сотрудники» снимите стандартный отбор, скрывающий уволенных (команда показа уволенных в меню «Ещё» или настройка отбора), затем выведите список в табличный документ. В отчётах выбирайте варианты, включающие уволенных, или добавьте колонку «Дата увольнения» для контроля.

Почему в выгрузке меньше сотрудников, чем работает в компании?

Наиболее вероятные причины: действует отбор по организации или подразделению, у пользователя ограничены права на уровне записей, либо установлена дата среза, на которую часть сотрудников ещё не принята или уже уволена. Проверьте настройки отбора и сформируйте контрольный отчёт по численности под пользователем с полными правами.

Как выгрузить список с ИНН и СНИЛС?

Эти данные хранятся в карточке физического лица. Используйте универсальный отчёт по справочнику «Физические лица» либо кадровые отчёты, где эти поля доступны в настройках. Помните, что это персональные данные — передавайте файл только по защищённым каналам и только тем, кому они необходимы по работе.

Excel обрезает ведущие нули табельных номеров. Что делать?

Не открывайте CSV двойным щелчком — импортируйте его через «Данные» — «Из текстового/CSV-файла» и в мастере импорта задайте для колонки с табельными номерами текстовый формат. Если файл уже в .xlsx, выделите колонку и смените формат ячеек на текстовый до вставки данных.

Можно ли выгружать список автоматически по расписанию?

Штатного «из коробки» механизма расписания для произвольных списков в ЗУП нет. Задача решается внешней обработкой с регламентным заданием, которое формирует отчёт и сохраняет файл в каталог или отправляет по почте. Это работа для специалиста по 1С.

Чем выгрузка из ЗУП отличается от выгрузки из 1С:Бухгалтерии?

В Бухгалтерии справочник сотрудников содержит меньше кадровых данных — нет полноценного штатного расписания и истории кадровых переводов (в зависимости от настроек учёта). Для полного списка с должностями, ставками и датами приёма источником должна быть ЗУП.