Другое · 10 мин
Как выгрузить сотрудников из 1С в СБИС
Способы выгрузки сотрудников из 1С в СБИС: плагин синхронизации, выгрузка через Excel и XML, настройка соответствия полей, проверка результата и типичные ошибки.
Перенос справочника сотрудников из 1С в СБИС нужен при переходе на электронный документооборот, подключении СБИС к кадровому учёту или синхронизации данных между системами. Сделать это можно двумя основными путями: через штатный плагин интеграции 1С–СБИС либо через промежуточный файл (Excel, CSV или XML), который сначала выгружается из 1С, а затем загружается в СБИС.
Выбор способа зависит от конфигурации 1С (ЗУП, УТ, Бухгалтерия, Комплексная автоматизация), объёма справочника и того, нужна ли разовая выгрузка или регулярная синхронизация. Плагин подходит для постоянного обмена, файловая выгрузка — для разового переноса или когда конфигурация не поддерживается плагином.
Ниже разобраны оба варианта с конкретными шагами, настройкой соответствия полей, проверкой результата и разбором типичных ошибок. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации 1С 8.3 и актуальные версии СБИС; названия пунктов меню в вашей конфигурации могут незначительно отличаться.
Что нужно подготовить перед выгрузкой
Перед началом проверьте три вещи: права доступа, актуальность данных и формат будущего переноса. В 1С у пользователя должны быть права на чтение справочника «Сотрудники» и «Физические лица», а также на выгрузку данных. В СБИС учётная запись должна иметь доступ к разделу кадров и право импорта данных.
Очистите справочник от дублей: слитые карточки физлиц, задвоенные сотрудники и устаревшие записи перенесутся в СБИС вместе с актуальными. Проверьте заполненность ключевых полей — ФИО, СНИЛС, ИНН физлица, дата приёма, подразделение, должность. Пустые СНИЛС — самая частая причина отказа импорта, потому что в СБИС он используется как ключ сопоставления.
Определите, какие данные реально нужны в СБИС. Для электронного документооборота обычно достаточно ФИО, СНИЛС, должности и подразделения. Телефоны, адреса и паспортные данные выгружайте только при необходимости — это персональные данные, и их лишняя репликация увеличивает риски.
Способ 1: выгрузка через плагин синхронизации 1С–СБИС
Плагин синхронизации — это внешняя обработка от СБИС, которая устанавливается в 1С и обеспечивает двусторонний обмен справочниками и документами. Он подходит для типовых конфигураций: 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:УТ, 1С:КА и 1С:ERP.
Порядок установки: скачайте плагин из личного кабинета СБИС (раздел «Настройки» → «Интеграция с 1С»), затем в 1С откройте его через «Файл» → «Открыть» либо подключите как внешнюю обработку в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». При первом запуске плагин попросит авторизоваться по логину и паролю СБИС или по API-ключу.
После авторизации перейдите на вкладку настройки соответствия справочников. Найдите пару «Сотрудники (1С) — Сотрудники (СБИС)» и проверьте сопоставление полей: ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, подразделение, должность. Для должностей и подразделений задайте правило сопоставления — по наименованию или по коду.
Запустите обмен кнопкой «Синхронизировать» или «Выполнить обмен». Плагин передаст записи пакетами; при большом справочнике (несколько тысяч сотрудников) первая синхронизация может занять заметное время. По завершении откройте журнал обмена и проверьте, сколько записей передано, сколько сопоставлено и сколько отклонено с ошибками.
- 1Скачайте плагин из личного кабинета СБИС и подключите его в 1С
- 2Авторизуйтесь по логину/паролю СБИС или API-ключу
- 3Настройте соответствие справочников «Сотрудники» и полей
- 4Проверьте правила сопоставления подразделений и должностей
- 5Запустите обмен и дождитесь завершения
- 6Откройте журнал обмена и разберите записи с ошибками
Способ 2: выгрузка через Excel или CSV
Если плагин по какой-то причине не подходит — нетиповая конфигурация, старая версия платформы или нужен разовый перенос — используйте файловый обмен. В 1С сформируйте таблицу сотрудников и сохраните её в Excel или CSV, затем импортируйте файл в СБИС.
В типовых конфигурациях список сотрудников можно выгрузить из формы списка справочника «Сотрудники»: откройте список, настройте отбор (например, только действующие сотрудники), затем через «Ещё» → «Вывести список» сформируйте табличный документ и сохраните его в формате XLSX. В ЗУП также доступны кадровые отчёты («Штатные сотрудники», «Список сотрудников»), которые сохраняются в Excel с уже нужным набором колонок.
Приведите файл к структуре, которую ожидает СБИС: одна строка — один сотрудник, колонки с понятными заголовками (Фамилия, Имя, Отчество, СНИЛС, ИНН, Дата приёма, Подразделение, Должность). Уберите объединённые ячейки, итоговые строки и группировки — импортёр СБИС их не обрабатывает.
В СБИС откройте раздел «Сотрудники» (или «Компания» → «Сотрудники»), нажмите «Импорт» и выберите файл. На шаге сопоставления укажите, какая колонка файла соответствует какому полю карточки сотрудника. Запустите импорт и дождитесь отчёта о загруженных и отклонённых строках.
Сравнение вариантов выгрузки
Подходит для регулярного обмена и больших справочников. Ограничение: требует поддерживаемой конфигурации и прав на установку обработок.
Подходит для разового переноса и нетиповых конфигураций. Ограничение: требует ручной подготовки файла и не поддерживает автоматическое обновление.
Подходит, если в 1С уже настроен план обмена или есть обработка выгрузки кадровых данных. Ограничение: нужна настройка формата и проверка структуры файла.
Как настроить соответствие полей
Ключевое поле сопоставления — СНИЛС. По нему СБИС определяет, создать нового сотрудника или обновить существующего. Если СНИЛС в файле и в СБИС совпадают, запись обновляется; если СНИЛС в СБИС отсутствует — создаётся новая карточка. Поэтому расхождение в одной цифре СНИЛС приведёт к дублю сотрудника.
ФИО лучше передавать отдельными полями (фамилия, имя, отчество), а не одной строкой — так меньше риск ошибок при сопоставлении. Даты приводите к единому формату ДД.ММ.ГГГГ. Подразделения и должности сопоставляйте по точному наименованию: «Отдел продаж» и «Отдел Продаж» для системы — разные значения.
Проверка результата после выгрузки
После обмена или импорта сверьте количество записей: число сотрудников в отборе 1С должно совпадать с числом загруженных в СБИС. Расхождение означает, что часть строк отклонена — смотрите журнал ошибок или отчёт импорта.
Откройте выборочно несколько карточек в СБИС и проверьте заполненность полей: ФИО без сдвигов, СНИЛС 11 цифр, подразделение и должность на месте. Затем проверьте наличие дублей — отсортируйте список по ФИО или СНИЛС и убедитесь, что один человек не заведён дважды.
Как проверить результат
Совпадает с числом сотрудников в отборе 1С
Часть строк отклонена — смотрите журнал ошибок
ФИО, СНИЛС, должность и подразделение заполнены корректно
Пустые поля или сдвиг данных между колонками
Один человек — одна карточка
Две карточки одного сотрудника с разным написанием ФИО или СНИЛС
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего импорт ломается на формате файла: объединённые ячейки, строки итогов, лишние пустые колонки. Решение — сохранить чистую таблицу без оформления, лучше в CSV с разделителем «точка с запятой» и кодировкой UTF-8.
Вторая группа ошибок — расхождение справочников: должность или подразделение в файле не найдены в СБИС. Либо создайте их в СБИС заранее, либо включите в настройках импорта автоматическое создание отсутствующих элементов.
Ограничения и альтернативы
Плагин синхронизации работает не со всеми конфигурациями и не со всеми их версиями — актуальный список поддерживаемых решений публикуется в документации СБИС. Для самописных или сильно доработанных конфигураций плагин может потребовать доработки обработчиков сопоставления.
Если нужен регулярный обмен без плагина, рассмотрите выгрузку по расписанию средствами 1С (регламентное задание, формирующее CSV на сетевой ресурс) с последующей загрузкой в СБИС через API. Это вариант для организаций, где есть специалист по 1С: потребуется доработка, но обмен будет полностью автоматическим.
Для одноразового переноса небольшого списка (до нескольких десятков сотрудников) иногда проще завести карточки вручную — это исключает ошибки формата и занимает сопоставимое время.
Как выбрать способ
Частые вопросы
Можно ли выгрузить только действующих сотрудников, без уволенных?
Да. В 1С перед выгрузкой установите отбор в списке справочника или в отчёте: уволенные сотрудники исключаются по дате увольнения или по признаку «в архиве». В плагине синхронизации фильтр задаётся в настройках соответствия справочника.
Что делать, если после импорта появились дубли сотрудников?
Дубли возникают из-за расхождения СНИЛС или написания ФИО. Найдите лишние карточки сортировкой по ФИО, удалите или объедините их в СБИС, затем исправьте исходные данные в 1С, чтобы при следующем обмене дубли не появились снова.
Передаются ли фотографии и сканы документов сотрудников?
Через файловый импорт — нет, передаются только текстовые поля. Плагин синхронизации может передавать вложения, если это предусмотрено его настройками, но по умолчанию обмениваются только реквизиты карточек.
Какой формат файла надёжнее для импорта в СБИС?
CSV с разделителем «точка с запятой» в кодировке UTF-8 — самый предсказуемый вариант: в нём нет объединённых ячеек и скрытого форматирования. XLSX тоже поддерживается, но требует чистой структуры таблицы.
Нужно ли выгружать персональные данные, если СБИС используется только для ЭДО?
Нет. Для кадрового ЭДО достаточно ФИО, СНИЛС, должности и подразделения. Паспортные данные, адреса и телефоны передавайте только при реальной необходимости — минимизация состава персональных данных снижает риски при их обработке.
Что важно запомнить
Для регулярного обмена используйте плагин синхронизации, для разового переноса — импорт через Excel/CSV. Перед выгрузкой очистите справочник от дублей и проверьте СНИЛС, после загрузки сверьте количество записей и откройте несколько карточек на контроль.