Как выгрузить штатное расписание из 1С

Штатное расписание в конфигурациях 1С (ЗУП 3.1, ERP, КА) хранится не как один документ, а как совокупность позиций справочника «Штатное расписание» и истории их изменений. Поэтому выгрузка сводится к формированию одного из встроенных отчётов и сохранению его в нужном формате — Excel, PDF, MXL или CSV. Ниже разобраны все рабочие способы: от стандартной кнопки «Сохранить» до выгрузки через универсальный отчёт и обработку «Выгрузка/загрузка данных».

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на просмотр кадровых отчётов, а в программе ведётся штатное расписание (в ЗУП 3.1 это включается в настройках: Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания). Если функциональность отключена, отчёты по штатному расписанию будут пустыми, и выгружать будет нечего.

Способ 1. Выгрузка через типовой отчёт «Штатное расписание»

Это основной метод для 1С:ЗУП 3.1. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание» (в некоторых релизах отчёт называется «Штатное расписание (Т-3)», если нужна унифицированная форма). Установите дату, на которую нужны данные, и при необходимости отбор по организации или подразделению.

Нажмите «Сформировать». Когда табличный документ построится, сохраните его: кнопка с дискетой на панели или меню «Файл» → «Сохранить как». Выберите формат — чаще всего «Лист Excel (.xlsx)» или «Табличный документ (.mxl)», если файл нужно открыть в другой базе 1С.

1. 1
   Откройте Кадры → Кадровые отчёты → Штатное расписание
2. 2
   Укажите дату и отбор по организации или подразделению
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения таблицы
4. 4
   Сохраните через Файл → Сохранить как, выбрав формат Excel или MXL
5. 5
   Откройте файл и проверьте количество позиций и итоговые суммы

Способ 2. Унифицированная форма Т-3

Если расписание нужно для проверяющих или архива в официальном виде, используйте отчёт «Штатное расписание (Т-3)». Он формируется по унифицированной форме, утверждённой постановлением Госкомстата, и содержит графы: наименование должности, количество штатных единиц, оклад, надбавки, месячный фонд заработной платы.

Форма Т-3 выводится по состоянию на дату и не показывает историю изменений. Если нужно показать, как менялось расписание в течение периода, используйте отчёт «Изменения штатного расписания» и выгружайте его тем же способом — через «Сохранить как».

Способ 3. Универсальный отчёт для произвольной выборки

Когда типовой отчёт не даёт нужных колонок — например, требуется список позиций с занятостью, разрядами или произвольными реквизитами — используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки», либо поиском по меню «Все функции»).

В универсальном отчёте выберите тип объекта «Справочник» и объект «Штатное расписание». В настройках добавьте нужные поля: подразделение, должность, количество ставок, оклад, дату утверждения. Задайте отборы, сформируйте и сохраните результат в Excel. Этот способ удобен для выгрузки «сырых» данных, которые потом обрабатываются в сводных таблицах.

Способ 4. Выгрузка списка справочника напрямую

Самый быстрый вариант для простого списка позиций: откройте «Кадры» → «Штатное расписание» (список справочника). Настройте видимые колонки через «Ещё» → «Изменить форму» или выведите список целиком. Затем нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки галочками — программа сформирует табличный документ, который сохраняется в Excel стандартно.

Учтите ограничение: список справочника показывает текущее состояние позиций без истории и без данных о занятости сотрудниками. Для анализа «занято/вакантно» этот способ не подходит — берите кадровые отчёты.

Способ 5. Выгрузка в другую базу или внешнюю систему

Для переноса штатного расписания между базами 1С (например, из ЗУП в ERP или в новую чистую базу) используйте обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» — она доступна через «Все функции» → «Обработки» в режиме толстого клиента или поставляется на диске ИТС. Обработка выгружает объекты вместе со связанными ссылками в XML.

Для интеграции с внешними системами (BI, Excel-модели, кадровые сервисы) чаще применяют регламентную выгрузку отчёта в файл по расписанию либо доступ к данным через HTTP-сервисы и OData — это уже задача для разработчика, так как требует публикации базы и настройки прав.

Сравнение способов выгрузки

Типовой отчёт + Сохранить как

Подходит для разовой выгрузки в Excel/PDF; ограничение — только предопределённые колонки отчёта

Форма Т-3

Нужна для официальных проверок; не показывает историю изменений

Универсальный отчёт

Гибкий набор полей и отборов; требует повышенных прав

Выгрузка XML (обработка)

Перенос между базами 1С; не читается в Excel без обработки

Вывести список справочника

Быстрый простой список; без истории и занятости

Проверка результата и типичные ошибки

После выгрузки откройте файл и сверьте ключевые цифры: общее количество штатных единиц и суммарный месячный фонд оплаты должны совпадать с данными отчёта на экране. Проверьте, что в файл попали все подразделения, включая обособленные, если отбор по ним не задан специально.

Если отчёт пустой, проверьте три вещи: включено ли ведение штатного расписания в настройках, утверждены ли позиции документами (в ЗУП позиции могут создаваться документами «Утверждение штатного расписания»), и не стоит ли в отборе лишний фильтр.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество штатных единиц в файле

Норма

Совпадает с итогом отчёта на экране

Тревожный признак

Меньше — сработал отбор; больше — попали закрытые позиции

Дата актуальности

Норма

Файл сформирован на нужную дату, указана в шапке

Тревожный признак

Дата не задана — выгружено текущее состояние

Формат файла

Норма

Открывается в Excel, колонки читаемы

Тревожный признак

Иероглифы или съехавшие колонки — сохраните заново в XLSX

Ограничения и когда нужен специалист

Самостоятельно безопасно выгружать данные через отчёты и сохранение табличных документов — эти операции не меняют данные базы. К специалисту стоит обращаться, если нужна регулярная автоматическая выгрузка, обмен между базами с доработанными конфигурациями или выгрузка через OData — ошибки в настройке публикации могут открыть доступ к персональным данным сотрудников.

Частые вопросы

Почему отчёт «Штатное расписание» формируется пустым?

Чаще всего отключена функциональность ведения штатного расписания (Настройка → Кадровый учёт), позиции не утверждены документами или у пользователя нет прав на кадровые данные. Проверьте эти три пункта по очереди.

Как выгрузить штатное расписание с занятостью сотрудников?

Используйте отчёты «Занятые штатные единицы» или «Остатки отпусков и занятость» из группы кадровых отчётов, либо «Штатная расстановка» — она показывает, кто занимает каждую позицию. Далее сохраните табличный документ в Excel.

Можно ли выгрузить расписание в CSV?

Да: сформируйте отчёт, сохраните табличный документ как «Текстовый документ с разделителями» или откройте XLSX в Excel и пересохраните в CSV. Для кириллицы выбирайте кодировку UTF-8, иначе получите нечитаемые символы.

Как выгрузить историю изменений штатного расписания за год?

Откройте отчёт «Изменения штатного расписания» (Кадры → Кадровые отчёты), задайте период и организацию, сформируйте и сохраните. Отчёт покажет, какие позиции создавались, изменялись и закрывались в течение периода.

Чем отличается выгрузка из ЗУП 2.5 от ЗУП 3.1?

В ЗУП 2.5 штатное расписание — это регистр сведений, выгружаемый через отчёт «Штатное расписание организаций» или универсальный отчёт по регистру. Общий принцип тот же: сформировать табличный документ и сохранить через «Файл → Сохранить как».