Как выгрузить реестр сотрудников из 1С:ЗУП

Реестр сотрудников — это список работающих в организации людей с кадровыми данными: ФИО, табельный номер, подразделение, должность, дата приёма, иногда оклад и реквизиты. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой список можно получить несколькими способами: через штатные отчёты, вывод списка справочника «Сотрудники», универсальную обработку выгрузки или обмен данными. Выбор зависит от того, какие поля нужны и куда передаётся файл.

Чаще всего реестр выгружают для передачи в бухгалтерию, банк (зарплатный проект), службу безопасности, для сверки с 1С:Бухгалтерией или для загрузки в стороннюю систему. Во всех этих случаях задача технически простая, но есть нюансы: не все поля доступны в стандартных списках, а формат файла должен совпадать с требованиями принимающей стороны.

Ниже разобраны рабочие способы выгрузки из ЗУП 3.1 — от самого быстрого до самого гибкого, с проверкой результата и типичными ошибками. Все действия выполняются в обычном пользовательском режиме, программирование не требуется.

Определите, какие данные должны попасть в реестр

Перед выгрузкой зафиксируйте состав полей. Минимальный реестр — ФИО и подразделение. Расширенный — табельный номер, ИНН, СНИЛС, должность, дата приёма, дата увольнения, оклад, банковские реквизиты. От этого зависит выбор инструмента: стандартный список справочника показывает ограниченный набор колонок, а отчёты позволяют вывести почти любые кадровые данные.

Также уточните, нужны ли уволенные сотрудники, совместители и работающие по договорам ГПХ. По умолчанию многие отчёты показывают только действующих штатных сотрудников, и это частая причина расхождений при сверке. Если реестр нужен «на дату», обязательно зафиксируйте эту дату в настройках отчёта.

Третий вопрос — формат. Для ручной обработки обычно достаточно Excel (xlsx) или табличного документа mxl. Для загрузки в другую систему могут потребоваться CSV, XML или TXT с фиксированным разделителем. Формат определяет способ выгрузки: табличный документ сохраняется в xlsx и csv, а структурированный XML дают только специальные обработки и обмены.

Сравнение способов выгрузки

Отчёт «Штатные сотрудники»

Быстро, без настройки. Подходит для реестра с ФИО, должностью, подразделением. Ограниченный набор колонок.

Список справочника «Сотрудники»

Самый простой путь, но мало полей и нет данных о начислениях. Подходит для списка ФИО и табельных номеров.

Универсальный отчёт / консоль отчётов

Гибкая настройка любых полей и отборов. Требует аккуратной настройки варианта отчёта.

Обмен по зарплатному проекту

Только для передачи реестра в банк: формирует XML строго по формату банка.

Выгрузка через отчёт «Списки сотрудников» и «Штатные сотрудники»

Штатный путь для большинства задач — раздел «Кадры» → «Отчёты» → «Списки сотрудников по подразделениям» (в некоторых релизах — «Штатные сотрудники» или «Сотрудники организаций»). Отчёт формируется по регистру кадровых данных и показывает сотрудников с должностями, подразделениями и датами приёма.

Порядок действий: откройте отчёт, установите период или дату, на которую нужен реестр, при необходимости добавьте отбор по организации или подразделению через кнопку «Настройки». В расширенных настройках на вкладке «Поля» можно включить дополнительные колонки — дату рождения, ИНН, вид занятости. Нажмите «Сформировать».

Когда табличный документ сформирован, сохраните его: «Файл» → «Сохранить как» (или кнопка сохранения на панели) → выберите формат «Лист Excel» или «Табличный документ». Файл xlsx откроется в Excel и готов к передаче. Если нужен CSV — сохраните как «Текстовый документ с разделителями» или пересохраните из Excel.

1. 1
   Откройте: Кадры → Отчёты → Списки сотрудников по подразделениям
2. 2
   Установите дату, на которую нужен реестр, и отбор по организации
3. 3
   В «Настройках» на вкладке «Поля» включите нужные колонки (ИНН, дата приёма, вид занятости)
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав строк
5. 5
   Сохраните: Файл → Сохранить как → Лист Excel (*.xlsx)

Выгрузка списка справочника «Сотрудники»

Если нужен просто перечень людей с табельными номерами, подойдёт список справочника. Откройте «Кадры» → «Сотрудники». В списке через кнопку «Ещё» → «Изменить форму» или через настройку списка можно добавить видимые колонки. Затем используйте «Ещё» → «Вывести список» — программа покажет диалог, где отмечаются выгружаемые колонки.

В диалоге вывода списка отметьте нужные поля (код, наименование, табельный номер, подразделение) и нажмите «ОК» — сформируется табличный документ, который сохраняется в Excel тем же способом. Учтите ограничение: справочник показывает текущие данные без истории, а сведений о начислениях и окладах здесь нет.

Этот способ не подходит, если нужны сотрудники на конкретную прошедшую дату: список справочника отражает текущее состояние, включая уже уволенных (если они не скрыты отбором). Для ретроспективы используйте отчёты.

Гибкая выгрузка через универсальный отчёт

Когда типовых колонок не хватает — например, нужны СНИЛС, адрес, телефон, оклад и дата последнего кадрового перевода в одном файле — используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки», либо поиск по меню «Все функции» → «Отчёты»). Он строится по любому регистру или справочнику.

Выберите тип объекта «Справочник», объект «Сотрудники», период и в настройках добавьте нужные поля. Для кадровых сведений на дату лучше строить отчёт по регистру сведений «Кадровая история сотрудников» — тогда в реестр попадут подразделение и должность именно на выбранную дату. Результат сохраняется в Excel стандартно.

Если в вашей организации есть доработанные внешние отчёты (файлы .erf), их можно подключить через «Дополнительные отчёты и обработки» — часто именно так в компаниях реализован реестр под конкретный шаблон банка или головной организации.

Если реестр нужен регулярно (например, ежемесячно для сверки), сохраните настройки отчёта как вариант кнопкой «Сохранить вариант» — в следующий раз реестр сформируется в два клика без повторной настройки полей и отборов.

Выгрузка реестра для банка по зарплатному проекту

Отдельный сценарий — реестр сотрудников для открытия зарплатных карт. Его нельзя формировать произвольно: банк принимает файл строго определённой структуры. В ЗУП это делается через «Зарплата» → «Зарплатные проекты» → «Обмен с банками (зарплата)».

В обработке обмена выберите операцию «Заявка на открытие лицевых счетов», укажите зарплатный проект и организацию, заполните список сотрудников (кнопка «Заполнить» подтянет всех, у кого не открыт лицевой счёт по этому проекту). Затем нажмите «Выгрузить файл» — программа сформирует XML в формате согласованного с банком стандарта.

Перед выгрузкой проверьте у сотрудников полноту персональных данных: паспорт, ИНН, адрес регистрации, телефон. Банк отклоняет заявки с незаполненными полями, а обработка обмена обычно подсвечивает такие строки ошибкой ещё до формирования файла.

Проверка результата и типичные ошибки

После выгрузки откройте файл и сверьте три вещи: количество строк (сравните со списочной численностью из отчёта «Численность и текучесть кадров»), полноту ключевых колонок (нет ли пустых ячеек в ИНН или подразделении) и корректность кодировки, если файл в CSV. CSV из 1С корректно открывается в Excel, если сохранять с разделителем «точка с запятой» и кодировкой UTF-8 или Windows-1251.

Частая ошибка — выгрузка «на сегодня» вместо нужной даты: реестр приходит на прошлый месяц, а сотрудник, уволенный неделю назад, в него не попадает. Вторая типичная проблема — дубли строк из-за внутренних совместителей: один человек с двумя записями сотрудника. Решите заранее, как трактовать совместителей — отдельными строками или нет, и настройте отбор соответственно.

Третья ошибка — ручное редактирование выгруженного файла перед передачей в другую систему. Если реестр загружается в банк или другую 1С, любые правки в Excel могут нарушить формат (лишние пробелы, изменённый формат дат, преобразование табельного номера в число с потерей ведущих нулей). Правьте данные в самой 1С и выгружайте заново.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в файле

Норма

Совпадает со списочной численностью (с учётом совместителей)

Тревожный признак

Разница в строках без объяснимой причины

Ключевые поля (ИНН, табельный номер)

Норма

Все ячейки заполнены, формат сохранён (с ведущими нулями)

Тревожный признак

Пустые ячейки или числа в экспоненциальном виде

Состав сотрудников

Норма

Только действующие на дату (или ожидаемый состав)

Тревожный признак

Уволенные вперемешку с действующими

Частые вопросы

Можно ли выгрузить реестр сотрудников вместе с окладами?

Да. Используйте отчёт «Штатная расстановка» или универсальный отчёт по регистру сведений о плановых начислениях. Обратите внимание: доступ к данным об оплате труда ограничивается правами — если колонка оклада пустая, проверьте у администратора, есть ли у вашей роли доступ к сведениям о начислениях.

Как выгрузить реестр только по одному подразделению?

В любом кадровом отчёте откройте «Настройки», на вкладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение = нужное подразделение» и сформируйте отчёт. При необходимости используйте вид сравнения «В группе», чтобы захватить вложенные подразделения.

В каком формате лучше сохранять реестр для загрузки в другую 1С?

Для загрузки в другую конфигурацию 1С удобнее всего CSV или xlsx — большинство типовых обработок загрузки табличных данных их понимают. Если базы связаны регулярным обменом, правильнее настроить синхронизацию данных, а не переносить реестр файлами вручную.

Почему в выгрузке нет недавно принятого сотрудника?

Проверьте, проведён ли документ «Приём на работу» — непроведённые кадровые документы не попадают в отчёты. Также убедитесь, что дата отчёта не раньше даты приёма и что в отборе нет ограничения по подразделению, в которое принят сотрудник.

Можно ли автоматизировать регулярную выгрузку реестра?

Да, если у вас есть права на настройку регламентных заданий или доработку. Типовой механизм — рассылка отчётов: в настройках отчёта можно задать расписание и получателей, и реестр будет формироваться и отправляться автоматически. Для сложных форматов (XML по спецификации банка) потребуется доработка или готовая обработка.

Что делать, если кнопка «Сохранить как» неактивна?

Убедитесь, что табличный документ сформирован и активен (курсор находится в области отчёта). Если отчёт открыт в режиме просмотра без редактирования, сохранение всё равно доступно через меню «Файл» главного окна. При работе через веб-клиент используйте кнопку сохранения на панели табличного документа.