Как выдать зарплату в 1С: пошаговое руководство

Выплата зарплаты в 1С — завершающий этап расчётного цикла, который напрямую влияет на отчётность по НДФЛ и страховым взносам. Ошибка в дате выплаты или в сумме ведомости приводит к расхождениям в 6-НДФЛ, уведомлениях по ЕНП и расчётах по взносам, поэтому действовать нужно по чёткой последовательности.

Порядок действий одинаков по логике в 1С:ЗУП и в 1С:Бухгалтерии, отличаются только названия документов и разделы меню. Сначала начисляется зарплата, затем формируется ведомость на выплату, после чего регистрируется факт оплаты — через банк, кассу или зарплатный проект.

Ниже разобран полный цикл: от проверки начислений до контроля результата, с типичными ошибками и способами их исправления.

Что проверить перед выплатой зарплаты

До формирования ведомости убедитесь, что все начисления и удержания за месяц внесены. Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП — раздел «Зарплата», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры») и проверьте, что он проведён и заполнен по всем сотрудникам.

Проверьте отсутствие долгов прошлых периодов и остатки по сотрудникам через отчёт «Расчётный листок» или «Полная сводка начислений, удержаний и выплат». Если у сотрудника есть аванс, отпускные или больничный в этом же месяце — они должны быть учтены, иначе сумма к выплате будет неверной.

Также сверьте реквизиты: актуальные лицевые счета сотрудников в зарплатном проекте, правильное подразделение и источник финансирования, если их несколько. Ошибка в лицевом счёте обернётся возвратом платежа и задержкой выплаты.

Контрольные точки

Как проверить готовность к выплате

Документ начисления за месяц

Норма

Проведён, заполнен по всем сотрудникам

Тревожный признак

Отсутствует или не проведён — ведомость будет пустой

Расчётные листки

Норма

Сумма к выплате совпадает с ожиданиями, НДФЛ удержан

Тревожный признак

Минусовые суммы, долги прошлых периодов без причины

Лицевые счета и реквизиты

Норма

Заполнены у всех сотрудников в зарплатном проекте

Тревожный признак

Пустые или устаревшие счета — платёж вернётся

Начисление зарплаты перед выплатой

В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Зарплата» и создайте документ «Начисление зарплаты и взносов». Укажите месяц начисления и нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех работающих сотрудников, рассчитает оклад по отработанному времени, НДФЛ и страховые взносы.

В 1С:Бухгалтерии документ называется «Начисление зарплаты» и находится в разделе «Зарплата и кадры». Механика та же: заполнение по списку сотрудников с автоматическим расчётом налогов. В бухгалтерской конфигурации взносы могут начисляться отдельной операцией — проверьте настройки учётной политики.

После проведения сформируйте расчётные листки и сверьте итоговую сумму к выплате. Это контрольная точка: если сумма в ведомости позже не совпадёт с расчётными листками, искать ошибку придётся по каждому сотруднику вручную.

Создание ведомости на выплату

Ведомость — ключевой документ выплаты. В ЗУП ведомости находятся в разделе «Выплаты», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры → Ведомости». Вид ведомости зависит от способа выплаты: «Ведомость в банк» (на карты вне зарплатного проекта), «Ведомость через зарплатный проект», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета».

Создайте нужную ведомость, укажите дату выплаты — именно эта дата станет датой фактического получения дохода для НДФЛ. Нажмите «Заполнить»: программа подтянет суммы к выплате по всем сотрудникам с учётом ранее выплаченного аванса и удержанного налога.

Проверьте колонку «НДФЛ к перечислению» — налог удерживается в момент выплаты. Если в ведомости сумма НДФЛ равна нулю, а начисленный налог был, значит, дата выплаты или вид дохода заполнены некорректно.

Выплата через зарплатный проект и на карты

Ведомость через зарплатный проект

Если организация подключена к зарплатному проекту банка, создайте «Ведомость через зарплатный проект» и выберите нужный проект. После проведения сформируйте файл выгрузки для банка — в ЗУП это делается через обмен с банками по зарплатным проектам, либо документ выгружается напрямую в систему «клиент-банк».

После подтверждения банка зачисления средств зарегистрируйте списание с расчётного счёта. В ЗУП бухгалтерские проводки формируются в программе учёта после синхронизации, в Бухгалтерии — документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы».

Выплата на карты вне проекта

Если сотрудники получают зарплату на карты разных банков, используйте «Ведомость в банк» с указанием лицевых счетов. Платёжные поручения формируются по каждому сотруднику или реестром — зависит от договорённости с банком.

Способы выплаты зарплаты

Зарплатный проект

Один реестр на всех, быстрое зачисление. Требует договора с банком и корректных лицевых счетов.

Ведомость в банк на карты

Подходит без зарплатного проекта, но платёжное поручение на каждого сотрудника или реестр — больше ручной работы.

Выплата через кассу

Для небольших сумм и отдельных сотрудников. Требует РКО и контроля депонирования невыплаченных сумм.

Выплата зарплаты через кассу

Для выдачи наличными создайте «Ведомость в кассу», заполните её и проведите. Затем на её основании сформируйте расходный кассовый ордер — в Бухгалтерии это документ «Выдача денежных документов / Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата заработной платы по ведомости».

Если часть сотрудников не получила деньги в срок, суммы депонируются: в ведомости проставляется отметка о депонировании, а невыплаченные деньги возвращаются в банк. Депонированная зарплата выплачивается позже по отдельной ведомости.

Следите за лимитом кассы и сроками: наличная выручка на выплату зарплаты расходуется в установленном порядке, а нарушение кассовой дисциплины влечёт административную ответственность.

1. 1
   Проведите документ «Начисление зарплаты и взносов» за расчётный месяц
2. 2
   Сверьте суммы к выплате через расчётные листки
3. 3
   Создайте ведомость нужного вида и укажите фактическую дату выплаты
4. 4
   Заполните ведомость автоматически и проверьте суммы и НДФЛ
5. 5
   Проведите ведомость и выгрузите реестр в банк или сформируйте РКО
6. 6
   Зарегистрируйте оплату: списание с расчётного счёта или расход по кассе
7. 7
   Проверьте отражение выплаты в отчётах по НДФЛ и взносам

Уплата НДФЛ и взносов после выплаты

НДФЛ, удержанный при выплате, перечисляется в бюджет в составе единого налогового платежа. Программа формирует данные для уведомления об исчисленных суммах: в ЗУП и Бухгалтерии есть обработка формирования уведомлений по ЕНП на основании проведённых ведомостей.

Срок уплаты НДФЛ зависит от периода удержания: налог, удержанный с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего, уплачивается до 28-го числа. Проверьте, что ведомости попали в правильный период уведомления — это контролируется по датам выплаты.

Страховые взносы начисляются документом начисления и уплачиваются ежемесячно. Сверьте базу взносов в отчёте «Анализ взносов» или «Расчёт по страховым взносам» с суммой начислений — расхождение означает непроведённые документы или ошибки в видах расчёта.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — ведомость заполняется пустой. Причины: не проведён документ начисления, неверно указан месяц выплаты, либо у сотрудников уже зарегистрирована выплата другим документом. Проверьте «Полную сводку» — там видно, что уже выплачено.

Вторая ошибка — двойная выплата одному сотруднику через две ведомости. Программа контролирует остатки, но при ручном редактировании сумм контроль обходится. Исправление: отмените проведение лишней ведомости и скорректируйте оплату в банке или кассе.

Третья — расхождение НДФЛ между ведомостью и отчётом 6-НДФЛ. Обычно причина в ручной правке суммы налога в ведомости или в сторнированных документах. Для поиска используйте отчёт «Анализ НДФЛ» с детализацией до сотрудника и документа.

Как проверить результат выплаты

После всех операций сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате» (в ЗУП) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 (в Бухгалтерии). При корректной выплате кредитовое сальдо по сотрудникам на конец периода должно быть нулевым или равным сумме следующего начисления.

Проверьте попадание выплаты в отчётность: сформируйте 6-НДФЛ за период и убедитесь, что выплаченные суммы и удержанный налог отражены в нужном разделе с правильными датами. Дата получения дохода по зарплате — день выплаты, указанный в ведомости.

Наконец, сверьте банковскую выписку с документами оплаты в программе: сумма списания по реестру должна совпадать с итогом ведомости. Расхождение даже на копейки означает либо возврат по одному из сотрудников, либо ошибку в реестре.

Частые вопросы

Можно ли выплатить зарплату без документа начисления?

Технически ведомость можно создать вручную, но программа не сформирует суммы к выплате — придётся вводить их вручную, а НДФЛ не будет удержан корректно. Такой подход ломает отчётность и расчёт задолженности. Всегда сначала проводите начисление.

Как выплатить зарплату одному сотруднику, а не всем?

Создайте ведомость нужного вида и вместо кнопки «Заполнить» используйте «Подбор» или добавьте сотрудника вручную. Программа рассчитает сумму к выплате только по нему. Это стандартный способ для выплат уволенным или при отпускных вне графика.

Что делать, если банк вернул платёж по одному сотруднику?

Обычно причина — неверный лицевой счёт или закрытая карта. Уточните у сотрудника актуальные реквизиты, исправьте их в карточке сотрудника или в регистре лицевых счетов зарплатного проекта, затем создайте новую ведомость только на этого сотрудника и повторите выплату. Возврат в банке отразите поступлением на расчётный счёт.

Как оформить выплату аванса в 1С?

Используется та же ведомость, но в поле «Выплачивать» выбирается «Аванс». Сумма считается по настройке — фиксированной суммой, процентом от оклада или за фактически отработанное время первой половины месяца. Способ расчёта аванса задаётся в настройках учётной политики и кадровых документах.

Почему в ведомости сумма к выплате меньше, чем в расчётном листке?

Чаще всего программа учла уже выплаченный аванс или ранее зарегистрированную выплату в том же месяце. Откройте «Полную сводку начислений, удержаний и выплат» по сотруднику — там видно все документы выплаты периода. Если лишней выплаты нет, проверьте, не сторнировано ли начисление.

Нужно ли что-то делать в 1С после фактической выплаты через банк?

Да. Помимо ведомости должно быть зарегистрировано списание денег с расчётного счёта — иначе в учёте останется задолженность перед сотрудниками, а в ЗУП выплата не попадёт в бухгалтерский учёт при синхронизации. Загрузите банковскую выписку или создайте документ списания вручную и свяжите его с ведомостью.