Другое · 9 мин
Как выдать трудовую книжку в 1С
Как оформить и выдать трудовую книжку в 1С:ЗУП: заведение бумажной и электронной книжки, запись о приёме и увольнении, выдача на руки, отчётность ЭТК.
Выдача трудовой книжки в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: от регистрации сведений о книжке в карточке сотрудника до печати бланка и отражения выдачи в учёте. В зависимости от того, ведёт сотрудник бумажную книжку или перешёл на электронную (ЭТК), порядок действий в программе различается, и ошибка на любом этапе ведёт к расхождениям с отчётностью в Социальный фонд России (форма ЕФС-1).
Ниже разобраны сценарии для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП): заведение новой книжки при первом трудоустройстве, регистрация книжки действующего сотрудника, выдача бумажной книжки на руки при переходе на ЭТК и выдача при увольнении. Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но логика документов и справочников сохраняется.
Где в 1С хранятся сведения о трудовой книжке
Все данные о трудовой книжке сотрудника находятся в его карточке: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → выбор сотрудника → ссылка «Трудовая деятельность» (или «Личные данные» → «Трудовая книжка» в зависимости от релиза). Именно здесь указываются серия, номер и дата выдачи бланка, а также признак того, как ведётся книжка — в бумажном виде или в электронном.
Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, это должно быть отражено в программе до формирования отчётности. Заявление регистрируется документом «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (или аналогичным по названию в вашем релизе), после чего программа перестаёт требовать бумажные записи по этому сотруднику и включает его в ЕФС-1.
Как завести трудовую книжку впервые трудоустроенному сотруднику
Если человек устраивается на работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку (при выборе бумажного формата). В 1С это делается после проведения документа «Приём на работу». Откройте карточку сотрудника, перейдите в «Трудовую деятельность» и добавьте новую запись о трудовой книжке: укажите серию и номер бланка, дату оформления. Бланк должен быть заранее оприходован — учёт бланков ведётся в специальном регистре, чтобы каждая книжка была прослеживаема.
Запись о приёме на работу в бумажную книжку вносится по общим правилам: порядковый номер записи, дата, наименование работодателя, должность и основание (реквизиты приказа о приёме). В 1С данные для записи подтягиваются из кадрового приказа автоматически — их можно вывести на печать и вклеить или перенести в книжку вручную.
- 1Проведите документ «Приём на работу» и проверьте кадровые данные
- 2Откройте карточку сотрудника → «Трудовая деятельность»
- 3Добавьте запись о трудовой книжке: серия, номер, дата оформления
- 4Убедитесь, что бланк учтён в регистре учёта бланков трудовых книжек
- 5Сформируйте запись о приёме и распечатайте её для внесения в книжку
Регистрация книжки действующего сотрудника
Когда сотрудник приносит уже оформленную трудовую книжку, её реквизиты также заносятся в карточку через «Трудовую деятельность». Заполните серию, номер, дату выдачи и при необходимости сведения о вкладыше. Эти данные понадобятся при увольнении — программа подставит их в запись и в уведомление о выдаче.
Проверьте правильность написания серии и номера: книжки разных годов имеют разные форматы серий (например, с буквами и без), и опечатка приведёт к несоответствию при сверке. Если у сотрудника есть вкладыш, зарегистрируйте его отдельной строкой — при выдаче на руки выдаются и книжка, и все оформленные вкладыши.
Выдача бумажной трудовой книжки при переходе на ЭТК
Сотрудник, подавший заявление о переходе на электронную трудовую книжку, получает бумажную книжку на руки. В 1С последовательность такая: сначала регистрируется заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, затем в книжку вносится запись о подаче заявления с указанием даты, и только после этого книжка выдаётся сотруднику под подпись.
В программе факт выдачи фиксируется в карточке сотрудника (отметка о выдаче книжки на руки с датой). Эта отметка важна для внутреннего учёта: книжка перестаёт числиться в ответственности работодателя, и при инвентаризации книжек расхождений не возникнет. Сведения о подаче заявления передаются в СФР в составе ЕФС-1 с соответствующим кадровым мероприятием.
Выдача трудовой книжки при увольнении
При увольнении создаётся документ «Увольнение», после проведения которого программа формирует запись в трудовую книжку: причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ, дата и реквизиты приказа. Запись можно распечатать из документа увольнения или из карточки сотрудника. В день увольнения книжка выдаётся сотруднику под подпись в книге учёта движения трудовых книжек.
Если сотрудник ведёт ЭТК, бумажная книжка ему не выдаётся — вместо неё при увольнении выдаются сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), которые в 1С формируются автоматически из раздела отчётности. Проверьте, что сведения за весь период работы у вас переданы в СФР корректно, прежде чем выдавать итоговый документ.
Как проверить результат
Формулировка совпадает с основанием в приказе, указана статья ТК РФ
Расхождение формулировки с приказом или отсутствие ссылки на статью
В карточке сотрудника стоит дата выдачи книжки на руки
Книжка числится у работодателя после увольнения или перехода на ЭТК
Мероприятие (приём, заявление ЭТК, увольнение) передано и принято СФР
Отчёт не сформирован или вернулся с ошибками
Отчётность и передача сведений в СФР
Все кадровые события, влияющие на электронную трудовую книжку — приём, перевод, увольнение, подача заявления о выборе формата — передаются в Социальный фонд России в составе отчёта ЕФС-1 (раздел с подразделом кадровых мероприятий). В 1С отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность»; кадровые события подтягиваются из проведённых документов.
Перед отправкой проверьте, что все документы за период проведены и в карточках сотрудников корректно заполнены СНИЛС и кадровые данные — ошибки в этих полях являются самой частой причиной отказа в приёме отчёта. Сроки подачи сведений по приёму и увольнению ограничены (не позднее следующего рабочего дня после оформления приказа), поэтому выдачу книжки и отправку отчёта планируйте одновременно.
Частые вопросы по выдаче трудовой книжки в 1С
Можно ли в 1С распечатать готовую запись для вклейки в трудовую книжку?
Да. Из документа «Приём на работу», «Увольнение» или из карточки сотрудника доступна печатная форма записи в трудовую книжку. Её распечатывают и переносят в книжку в установленном порядке. Сама книжка заполняется от руки или с использованием печатающего устройства в соответствии с правилами ведения трудовых книжек.
Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?
Работодатель по письменному заявлению сотрудника оформляет дубликат. В 1С в карточке сотрудника в разделе «Трудовая деятельность» регистрируется новая запись — дубликат с новыми серией и номером, с отметкой «Дубликат». Записи о прежних местах работы восстанавливаются на основании подтверждающих документов.
Нужно ли выдавать бумажную книжку, если сотрудник на ЭТК и увольняется?
Нет. Если сотрудник ранее подал заявление о ведении ЭТК и получил бумажную книжку на руки, при увольнении ему выдаются сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), которые формируются в 1С автоматически. Повторно бумажная книжка не заводится.
Где в 1С посмотреть, какие книжки числятся у работодателя?
Используйте отчёты по учёту трудовых книжек в разделе «Кадры» (например, «Книга учёта движения трудовых книжек» или реестр трудовых книжек — название зависит от релиза). Отчёт показывает книжки, принятые на хранение, и выданные на руки, что позволяет сверить фактическое наличие бланков и книжек с учётными данными.
Как исправить ошибку в записи трудовой книжки через 1С?
Исправление оформляется новой записью: за порядковым номером указывается, что запись за определённым номером недействительна, и вносится правильная формулировка. В 1С такая запись создаётся вручную в разделе «Трудовая деятельность» карточки сотрудника с последующей печатью. Зачёркивать ошибочную запись нельзя.
Обязательно ли вести учёт бланков трудовых книжек в программе?
Формально учёт бланков ведётся в приходно-расходной книге, но ведение этого учёта в 1С (регистрация поступления и расхода бланков) существенно упрощает инвентаризацию и позволяет проследить, кому и когда выдан каждый бланк. Рекомендуется регистрировать движение бланков в программе параллельно с бумажной книгой учёта.
Что важно запомнить
Трудовая книжка в 1С регистрируется в карточке сотрудника, записи формируются кадровыми документами, а выдача на руки фиксируется отдельной отметкой. Переход на ЭТК требует регистрации заявления до выдачи книжки, а все кадровые события своевременно передаются в СФР через ЕФС-1.