Как выдать аванс сотруднику в 1С

Аванс — это зарплата за первую половину месяца, которую работодатель обязан выплатить сотруднику в сроки, установленные правилами внутреннего трудового распорядка. В программах 1С порядок выдачи аванса зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный механизм расчёта за первую половину месяца, а в 1С:Бухгалтерии аванс обычно выплачивается фиксированной суммой через ведомость без предварительного начисления.

Прежде чем оформлять выплату, определите, каким способом считается аванс в вашей организации: фиксированной суммой, процентом от оклада или по фактически отработанному времени за первую половину месяца. От этого зависит, какие документы и настройки понадобятся. Неверно выбранный способ приводит к переплатам, задолженности перед сотрудником и ошибкам при расчёте НДФЛ.

Проверьте настройки аванса перед выплатой

Способ расчёта аванса задаётся в настройках учётной политики и в кадровых документах сотрудника. В 1С:ЗУП откройте раздел «Настройка» — «Расчёт зарплаты» и убедитесь, что выбран вариант расчёта аванса: фиксированной суммой, процентом от оклада (тарифа) или расчётом за первую половину месяца. Этот же параметр можно переопределить индивидуально в документе «Приём на работу» или «Кадровый перевод» на вкладке «Оплата труда».

Дополнительно проверьте даты выплат: в настройках организации (раздел «Главное» — «Реквизиты организации», вкладка «Учётная политика» в ЗУП) указываются дата выплаты аванса и дата окончательного расчёта. Они подставляются в ведомости автоматически и влияют на дату фактического получения дохода для НДФЛ. Если даты не заполнены, программа не сможет корректно сформировать платёжные документы и уведомления по налогу.

Начислите аванс в 1С:ЗУП

Если аванс рассчитывается по отработанному времени, создайте документ «Начисление за первую половину месяца»: раздел «Зарплата» — «Начисления за первую половину месяца» — кнопка «Создать». Укажите месяц начисления и дату выплаты, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, у которых в настройках задан расчёт аванса за первую половину месяца, и рассчитает суммы по табелю с 1-го по 15-е число.

Проверьте результат по каждому сотруднику: двойной щелчок по строке открывает расшифровку — оклад, отработанные дни, плановые удержания. Если сотрудник был в отпуске или на больничном в первой половине месяца, сумма аванса уменьшится автоматически при условии, что документы отсутствий введены до расчёта. Именно поэтому начисление аванса делают после ввода всех кадровых документов за период.

Если аванс задан фиксированной суммой или процентом от оклада, отдельный документ начисления создавать не нужно — сумма подставится сразу в ведомость на выплату. Это ускоряет процесс, но требует следить за актуальностью фиксированных сумм при изменении окладов.

1. 1
   Введите все отпуска, больничные и отсутствия за первую половину месяца
2. 2
   Создайте «Начисление за первую половину месяца» и заполните его кнопкой «Заполнить»
3. 3
   Проверьте суммы по сотрудникам и проведите документ
4. 4
   Создайте ведомость на выплату по кнопке «Выплатить» из документа начисления
5. 5
   Проверьте НДФЛ в ведомости и проведите её
6. 6
   Сформируйте платёжные документы или выгрузку в банк

Оформите ведомость на выплату

Выплата аванса оформляется документом «Ведомость»: в банк («Ведомости в банк»), в кассу («Ведомости в кассу») или через раздатчика. Самый быстрый путь — из документа начисления нажать кнопку «Выплатить», тогда ведомость создастся с уже заполненными суммами и датой. Альтернатива — раздел «Выплаты» — выбор нужного вида ведомости — «Создать», указать способ выплаты «Аванс» и нажать «Заполнить».

В ведомости обязательно проверьте колонку НДФЛ. При расчёте аванса за первую половину месяца налог исчисляется в документе начисления и удерживается при выплате — это актуальный порядок, при котором аванс считается доходом в момент выплаты. Если аванс фиксированный и без начисления, НДФЛ в ведомости может быть нулевым — тогда налог будет исчислен при окончательном расчёте за месяц.

Для зарплатных проектов после проведения ведомости сформируйте выгрузку в банк: документ «Обмен с банками (зарплата)» или прямая отправка через сервис 1С:ДиректБанк. Для выплаты через кассу на основании ведомости создаётся расходный кассовый ордер.

Выплата аванса одному сотруднику вне графика

Если аванс нужно выдать только одному сотруднику (например, при увольнении в середине месяца или по заявлению), создайте ведомость вручную и заполните её кнопкой «Подбор», выбрав конкретного человека. Сумму при фиксированном авансе программа подставит из его кадровых данных; при расчётном авансе потребуется предварительно создать «Начисление за первую половину месяца» только по этому сотруднику — удалите лишние строки после автозаполнения.

Выдайте аванс в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 нет документа начисления аванса — выплата оформляется напрямую ведомостью. Откройте раздел «Зарплата и кадры» — «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»), создайте документ, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс» и нажмите «Заполнить». Программа подставит суммы, рассчитанные по настройке из карточки сотрудника: процент от оклада или фиксированная сумма.

Способ расчёта аванса в Бухгалтерии задаётся в карточке сотрудника по ссылке «Выплата аванса» либо массово через настройку зарплаты. Если суммы в ведомости пустые, почти всегда причина в том, что у сотрудников не заполнен этот параметр. После проведения ведомости на её основании создаётся списание с расчётного счёта или расходный кассовый ордер — именно эти документы формируют проводки по выплате (Дт 70 — Кт 51/50).

ЗУП или Бухгалтерия для аванса

1С:ЗУП

Подходит при расчёте аванса по отработанному времени, учёте отсутствий и точном НДФЛ с аванса. Требует полноценного ведения кадрового учёта.

1С:Бухгалтерия

Подходит для небольших компаний с фиксированным авансом. Расчёта по табелю нет, аванс платится суммой или процентом от оклада.

Учтите НДФЛ и удержания

По действующим правилам датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты, поэтому НДФЛ с аванса исчисляется и удерживается при его выдаче. В ЗУП это происходит автоматически, если аванс начислен документом «Начисление за первую половину месяца». При фиксированном авансе без начисления налоговая база по авансу не формируется, и налог полностью считается при расчёте за месяц — уточните у вашего бухгалтера, какой порядок принят в организации.

Удержания по исполнительным листам (алименты и прочие) при авансе в ЗУП рассчитываются, если это предусмотрено настройками удержания. Пропуск удержания с аванса приводит к тому, что вся сумма удержания ложится на окончательный расчёт, и сотрудник может получить на руки заметно меньше ожидаемого. Проверяйте колонку «Удержано» в ведомости до проведения.

Проверьте результат после выплаты

После проведения ведомости и платёжных документов убедитесь, что задолженность перед сотрудниками по авансу закрыта. В ЗУП используйте отчёт «Зарплата» — «Задолженность по зарплате» или «Расчётный листок»: сумма к выплате за первую половину месяца должна обнулиться. В Бухгалтерии проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 в разрезе сотрудников.

Также сверьте реестр выплат с банковской выпиской: сумма списания должна совпадать с итогом ведомости. Расхождения обычно означают, что часть сотрудников не получила деньги (неверные реквизиты карты) — такие строки нужно отразить документом возврата и повторить выплату после исправления данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Задолженность по авансу в отчёте

Норма

Сумма к выплате за первую половину месяца равна нулю

Тревожный признак

Остаётся долг по отдельным сотрудникам — ведомость не проведена или не заполнена

НДФЛ в ведомости

Норма

Налог удержан и совпадает с расчётом в документе начисления

Тревожный признак

НДФЛ нулевой при расчётном авансе или сильно отличается

Банковская выписка

Норма

Списание равно итогу ведомости

Тревожный признак

Расхождение — есть отклонённые переводы по реквизитам

Типичные ошибки при выдаче аванса

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой ведомости, а из-за подготовительных данных. Отсутствие введённых больничных и отпусков приводит к переплате аванса, которую потом приходится сторнировать. Устаревшие фиксированные суммы аванса после повышения окладов нарушают требование о выплате зарплаты пропорционально отработанному времени.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выплатить аванс больше или меньше расчётного?

Да, сумму в ведомости можно изменить вручную, но делать это стоит осознанно: занижение аванса нарушает обязанность платить за отработанное время, а завышение создаёт переплату, которую придётся удерживать из следующих выплат. Корректнее скорректировать само начисление, а не строку ведомости.

Нужно ли платить аванс, если сотрудник был в отпуске всю первую половину месяца?

Если сотрудник не отработал ни одного дня в первой половине месяца, обязанности платить аванс нет. При расчётном способе в ЗУП такой сотрудник просто получит нулевую сумму при условии, что отпуск введён до начисления. При фиксированном авансе строку придётся убрать из ведомости вручную.

Как выплатить аванс новому сотруднику, принятому в середине месяца?

Если сотрудник принят до даты выплаты аванса и отработал часть первой половины месяца, при расчётном способе аванс начислится пропорционально отработанным дням. При фиксированном авансе сумму обычно корректируют вручную пропорционально отработанному времени.

Что делать, если аванс выплатили дважды по ошибке?

Оформите возврат излишне выплаченной суммы: либо сотрудник возвращает деньги в кассу, либо переплата учитывается при окончательном расчёте за месяц как излишне выплаченное. В ЗУП корректность отражения проверяется отчётом по задолженности и расчётным листком сотрудника.

Облагается ли аванс страховыми взносами?

Взносы исчисляются по итогам месяца с полной базы, включая аванс. Отдельного начисления взносов именно на аванс не делается — в ЗУП они рассчитываются документом «Начисление зарплаты и взносов» при окончательном расчёте.

Можно ли выдавать аванс наличными, если зарплата на карту?

Технически да — оформляется ведомость в кассу вместо ведомости в банк. Способ выплаты закрепляется в трудовом договоре, и разовая смена способа обычно требует заявления сотрудника. В программе просто выберите другой вид ведомости на тот же период.