Как выдать аванс работникам в 1С

Аванс — это оплата труда за первую половину месяца, и по Трудовому кодексу работодатель обязан выплачивать зарплату не реже двух раз в месяц. В программах 1С выплата аванса оформляется отдельным документом, который фиксирует сумму, способ выдачи и дату — от этих данных зависит корректность расчёта НДФЛ и отчётности.

Порядок действий зависит от того, какая конфигурация используется: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия. В ЗУП расчёт аванса более гибкий — можно платить фиксированную сумму, процент от оклада или считать по фактически отработанному времени. В бухгалтерской конфигурации чаще применяют фиксированный аванс или процент.

Перед первой выплатой важно проверить настройки: даты выплаты аванса и зарплаты в учётной политике, способы выплаты у сотрудников (касса, банковская карта, зарплатный проект) и метод расчёта аванса. Ошибка в этих параметрах приводит к неверным суммам или провалу ведомостей при проведении.

Способы расчёта аванса в 1С:ЗУП

В конфигурации ЗУП доступны три варианта расчёта аванса. Первый — фиксированная сумма, которая задаётся в кадровом документе приёма на работу или кадрового перевода. Второй — процент от оклада (тарифа), например 40 или 50 процентов. Третий — расчёт за первую половину месяца по фактически отработанному времени: программа берёт данные табеля и начисляет оплату пропорционально отработанным дням.

Выбор варианта задаётся в настройках учётной политики организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «Бухучёт и выплата зарплаты». Там же указываются дата выплаты аванса и дата окончательного расчёта. Для отдельных сотрудников способ можно переопределить в карточке сотрудника по ссылке «Выплаты, учёт затрат».

Вариант «расчёт за первую половину месяца» считается наиболее безопасным с точки зрения трудового законодательства: аванс соответствует реально отработанному времени, и не возникает ситуации, когда сотрудник получил больше, чем заработал. Но он требует актуальных данных табеля до даты выплаты, что не всегда удобно.

Способы расчёта аванса

Фиксированная сумма

Просто в администрировании, но при длительном отсутствии сотрудника возможна переплата, которую сложно удержать

Процент от оклада

Автоматически масштабируется при изменении оклада, но не учитывает фактические отсутствия

Расчёт за первую половину месяца

Наиболее точный и юридически надёжный вариант, но требует заполненного табеля до даты выплаты

Настройка дат и способов выплаты

Дата аванса прописывается в учётной политике организации и подставляется в ведомости автоматически. Убедитесь, что даты соответствуют трудовым договорам и правилам внутреннего распорядка: расхождение между документами и фактическими выплатами — основание для претензий при проверке трудовой инспекции.

Способ выплаты определяет, какой тип ведомости нужно создавать. Для выдачи наличными используется ведомость в кассу, для перечисления на карты — ведомость в банк или ведомость через зарплатный проект. Способ выплаты по умолчанию задаётся в карточке сотрудника, а реквизиты банковского счёта — в личных данных сотрудника или в документе заявления на зарплатный проект.

Если часть сотрудников получает деньги в кассу, а часть — на карты, потребуется несколько ведомостей на одну дату. Программа при автозаполнении распределяет сотрудников по ведомостям в соответствии с их настройками, но контролировать это нужно вручную, особенно после приёма новых работников.

Оформление ведомости на выплату аванса

В 1С:ЗУП ведомости создаются из раздела «Выплаты»: «Ведомости в банк», «Ведомости через зарплатный проект», «Ведомости в кассу» или «Ведомости на счета». Нажмите «Создать», выберите нужный тип документа и в поле «Выплачивать» укажите «Аванс» — это ключевой реквизит, определяющий, какие суммы подтянутся в документ.

После выбора вида выплаты нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт всех сотрудников, которым положен аванс на указанную дату, и рассчитает суммы по выбранному способу. Если используется расчёт за первую половину месяца, перед заполнением ведомости убедитесь, что введены все отсутствия (отпуска, больничные, командировки) за первую половину месяца.

Проверьте итоговые суммы по каждому сотруднику и общий итог ведомости. При необходимости сумму можно скорректировать вручную, но делать это следует осознанно: ручная правка отрывает сумму от расчётной логики, и при следующем автозаполнении она перезапишется.

1. 1
   Проверьте настройки учётной политики: даты выплат и способ расчёта аванса
2. 2
   Введите все отсутствия сотрудников за первую половину месяца
3. 3
   Создайте ведомость нужного типа в разделе «Выплаты»
4. 4
   В поле «Выплачивать» выберите «Аванс» и нажмите «Заполнить»
5. 5
   Сверьте суммы по сотрудникам и итог ведомости
6. 6
   Проведите документ и выполните фактическую выплату
7. 7
   При выплате через банк сформируйте и выгрузите платёжный реестр

Выплата аванса в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии (редакция 3.0) аванс оформляется документом «Ведомость на выплату зарплаты» из раздела «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»). В поле «Выплачивать» выберите «Аванс». Сумма аванса определяется настройкой в карточке сотрудника или задаётся вручную при заполнении.

Для выплаты на карты в рамках зарплатного проекта создайте ведомость с указанием зарплатного проекта, затем сформируйте выгрузку в банк через обработку обмена. Для выплат вне зарплатного проекта используется ведомость на счета с реквизитами личных карт сотрудников.

После проведения ведомости для наличной выплаты дополнительно оформляется расходный кассовый ордер, а для безналичной — платёжное поручение или списание с расчётного счёта. Эти документы формируют бухгалтерские проводки по счёту 70 и денежным счетам.

НДФЛ при выплате аванса

По действующим правилам НДФЛ исчисляется на дату фактического получения дохода, которой для зарплаты считается день выплаты. Это означает, что при выплате аванса налоговый агент обязан исчислить и удержать НДФЛ с выплачиваемой суммы, а не только при окончательном расчёте за месяц.

В 1С:ЗУП при проведении ведомости на аванс программа автоматически рассчитывает НДФЛ с выплачиваемой суммы. Убедитесь, что в ведомости заполнена колонка НДФЛ — если она пустая, проверьте настройки и наличие начислений. Перечисление налога оформляется по действующим правилам уплаты НДФЛ в рамках единого налогового платежа.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения ведомости проверьте результат по отчётам: «Расчётный листок» сотрудника должен показывать выплаченный аванс, а в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 70 сальдо на конец периода должно соответствовать невыплаченным суммам. Для контроля НДФЛ используйте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов».

Частая ошибка — выплата аванса документом с видом «Зарплата» вместо «Аванс». В этом случае программа пытается рассчитать весь месячный заработок, и суммы оказываются неверными. Другая типичная ситуация — сотрудник не попал в ведомость из-за даты приёма на работу позже даты выплаты или из-за незаполненного способа выплаты в карточке.

Если аванс выплачен, а потом обнаружилась ошибка в сумме, не удаляйте проведённую ведомость без анализа последствий: документ уже сформировал движения по НДФЛ. Корректнее оформить корректировку или учесть разницу при окончательном расчёте за месяц.

Частые вопросы

Можно ли выплатить аванс одному сотруднику отдельно от остальных?

Да. Создайте ведомость с видом выплаты «Аванс» и вместо автозаполнения добавьте сотрудника вручную через кнопку «Подбор» или «Добавить». Сумму программа рассчитает по его настройкам, при необходимости её можно скорректировать.

Что делать, если сотрудник не попал в ведомость при автозаполнении?

Проверьте дату приёма на работу, способ выплаты в карточке сотрудника и наличие увольнения до даты выплаты. Также убедитесь, что в ведомости выбрана правильная организация и подразделение, если включён отбор по подразделению.

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?

Да. По действующим правилам датой получения дохода по зарплате считается день выплаты, поэтому НДФЛ исчисляется и удерживается при каждой выплате, включая аванс. 1С:ЗУП делает это автоматически при проведении ведомости.

Как изменить размер аванса для конкретного сотрудника?

Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Выплаты, учёт затрат» и измените способ расчёта аванса или фиксированную сумму. Изменение вступит в силу для следующих ведомостей; уже проведённые документы останутся без изменений.

Можно ли выплатить аванс раньше установленной даты?

Технически можно — укажите в ведомости фактическую дату выплаты. Но учтите, что дата в документе влияет на отражение НДФЛ в учёте и в отчёте 6-НДФЛ, поэтому она должна совпадать с реальной датой перечисления денег.

Чем отличается ведомость в банк от ведомости через зарплатный проект?

Ведомость через зарплатный проект используется, когда у организации заключён договор с банком и сотрудники получают деньги на карты этого банка — формируется единый реестр. Ведомость в банк (на счета) применяется для перечислений на личные карты сотрудников в любых банках, по каждому формируется отдельное платёжное поручение или реестр.