Как ввести заявление на вычет в 1С

Заявление на стандартный налоговый вычет в 1С:Зарплата и управление персоналом (и в 1С:Бухгалтерии с расчётом зарплаты) оформляется отдельным документом «Заявление на вычеты НДФЛ». Без этого документа программа не будет уменьшать налоговую базу работника, даже если право на вычет есть и все справки собраны. Вводится документ один раз, а действует до конца указанного года или до отмены.

Чаще всего речь идёт о вычетах на детей, но через тот же документ регистрируются стандартные вычеты на самого работника (инвалиды, «чернобыльцы» и другие категории) и вычеты на ребёнка-инвалида. Социальные и имущественные вычеты по уведомлению из налоговой оформляются другим документом — «Уведомление НО о праве на вычеты».

Ниже разобраны подготовка данных, пошаговый ввод заявления в 1С:ЗУП 3.1, особенности для 1С:Бухгалтерии, проверка результата в расчётных документах и типичные ошибки, из-за которых вычет «не применяется».

Подготовка: какие вычеты оформляются заявлением

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что у вас на руках есть само заявление работника на бумаге и подтверждающие документы: свидетельства о рождении детей, справка об инвалидности, справка из учебного заведения для ребёнка-студента очной формы и тому подобное. Программа не проверяет право на вычет — ответственность за обоснованность лежит на работодателе как налоговом агенте.

Важно различать виды вычетов и документы для них в 1С:

• стандартные вычеты на детей и на самого работника — документ «Заявление на вычеты НДФЛ»;
• имущественный и социальные вычеты по уведомлению из ИФНС — документ «Уведомление НО о праве на вычеты»;
• вычеты по НДФЛ в разрезе конкретных операций (например, по ценным бумагам) — отдельный документ «Операция учёта НДФЛ».

Если работник принёс уведомление из налоговой инспекции на имущественный вычет, не вносите его через «Заявление на вычеты НДФЛ» — иначе вычет будет учтён некорректно и придётся делать сторнирование.

Где находится документ «Заявление на вычеты НДФЛ»

В 1С:ЗУП 3.1 документ доступен из двух разделов: «Налоги и взносы» — «Заявления на вычеты НДФЛ» или «Кадры» — «Все кадровые документы» (там его можно найти поиском по названию). Если пункта нет в меню, проверьте настройки состава налогов и взносов и права пользователя — документ должен быть доступен роли расчётчика или кадровика.

В 1С:Бухгалтерии 8 путь похожий: «Зарплата и кадры» — «Заявления на вычеты НДФЛ». Интерфейс документа там проще, но логика та же: сотрудник, месяц начала применения, список вычетов.

Учтите, что документ привязан к организации. Если работник трудится в нескольких ваших организациях или по совместительству, заявление вводится в той организации, где он выбрал получать вычет, — по общему правилу вычет предоставляется только у одного налогового агента.

Пошаговое заполнение заявления в 1С:ЗУП

Создайте новый документ и заполните поля последовательно. Основные шаги:

1. 1
   Откройте «Налоги и взносы» — «Заявления на вычеты НДФЛ» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию и сотрудника, подавшего заявление.
3. 3
   В поле «Месяц» выберите месяц, начиная с которого применяется вычет (обычно месяц подачи заявления или приёма на работу).
4. 4
   На вкладке вычетов на детей добавьте строки: выберите код вычета, укажите период действия (дату окончания — конец года, в котором ребёнку исполняется 18 или 24 года).
5. 5
   При необходимости отметьте личный стандартный вычет самого работника.
6. 6
   Проведите документ и проверьте расчёт НДФЛ в ближайшем начислении зарплаты.

Поле «Месяц» определяет, с какого начисления программа начнёт уменьшать базу по НДФЛ. Если заявление подано в середине года, но работник просит вычет с начала года (например, при приёме на работу он не сразу принёс документы), вычет можно предоставить с начала года — для этого укажите соответствующий месяц, и НДФЛ пересчитается при следующем расчёте.

Для каждого ребёнка выбирается свой код вычета: на первого, второго, третьего и последующих детей, а также отдельные коды для единственного родителя (двойной вычет) и для случая, когда второй родитель отказался от вычета. Неправильный код — самая частая причина неверной суммы.

Дату окончания действия вычета указывайте осознанно. Если оставить её пустой, программа будет применять вычет бессрочно, и после достижения ребёнком предельного возраста вычет придётся отменять вручную документом «Отмена заявления на вычеты НДФЛ».

Особые сценарии: двойной вычет, несколько детей, новый сотрудник

Двойной вычет единственному родителю

Единственному родителю (опекуну, попечителю) вычет предоставляется в двойном размере. В документе для этого ставится соответствующая отметка и выбирается код двойного вычета. Потребуется документальное подтверждение статуса единственного родителя. Когда родитель вступает в брак, двойной вычет прекращается — заявление нужно отменить и ввести новое на обычный вычет.

Отказ второго родителя от вычета

Если второй родитель отказался от вычета в пользу первого, первый получает вычет в двойном размере. В 1С это тоже оформляется соответствующим кодом вычета, а в подтверждение прикладываются заявление об отказе и справка о доходах второго родителя с места его работы. Справку нужно обновлять ежемесячно, иначе право на двойной вычет не подтверждено.

Работник принят в середине года

Для нового сотрудника вычет с начала года предоставляется только с учётом дохода на прежнем месте работы — работник должен принести справку о доходах от прежнего работодателя. Программа контролирует предельный доход только по вашей организации, поэтому ответственность за учёт совокупного дохода лежит на расчётчике. Если справки нет, безопаснее применять вычет с месяца приёма на работу.

Проверка: как убедиться, что вычет применился

После проведения заявления откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц, рассчитайте сотрудника и перейдите на вкладку «НДФЛ». В строке расчёта должна появиться колонка с применёнными вычетами, а сумма налога должна уменьшиться относительно расчёта без вычета.

Дополнительно полезны отчёты: «Анализ НДФЛ по документам основаниям», «Регистр налогового учёта по НДФЛ» и справка о доходах сотрудника (бывшая 2-НДФЛ) — в ней вычеты видны с кодами по месяцам. Расчётный листок сотрудника также показывает применённые вычеты отдельной строкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вкладка «НДФЛ» в начислении зарплаты

Норма

Заполнена колонка применённых вычетов, налог уменьшен

Тревожный признак

Вычеты пустые, налог посчитан с полной базы

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строка с вычетом на детей

Тревожный признак

Строки с вычетом нет

Регистр налогового учёта по НДФЛ

Норма

Вычет отражён с корректным кодом и месяцем

Тревожный признак

Вычет отсутствует или код не соответствует заявлению

Если вычет не применяется: типичные причины

Если после ввода заявления НДФЛ считается по-прежнему с полной базы, проверьте несколько стандартных причин:

Отдельный случай — задвоение вычета. Такое бывает, когда кадровик и расчётчик независимо ввели два заявления на одного сотрудника. Найдите оба документа в журнале «Заявления на вычеты НДФЛ», отмените лишний через документ «Отмена заявления на вычеты НДФЛ» или пометьте его на удаление, затем пересчитайте НДФЛ.

Изменение и отмена заявления

Когда обстоятельства меняются — рождается ещё один ребёнок, старший достигает предельного возраста, родитель вступает в брак, — старое заявление не редактируют, а оформляют новое. Для прекращения действующих вычетов в 1С:ЗУП предусмотрен документ «Отмена заявления на вычеты НДФЛ»: он снимает все ранее введённые вычеты сотрудника с указанного месяца. После отмены вводится новое заявление с актуальным составом вычетов.

Стандартные вычеты в программе действуют в пределах одного календарного года. На новый год работник подаёт заявление заново, и бухгалтер вводит новый документ — это нормальная практика, а не сбой программы. Многие организации собирают обновлённые заявления в начале каждого года массово.

Удобно хранить сканы бумажных заявлений и подтверждающих документов в присоединённых файлах сотрудника или самого документа. При проверке или споре с работником вы быстро покажете, на основании чего применялись конкретные коды вычетов.

Частые вопросы

Можно ли ввести вычет задним числом за прошлые месяцы?

Да, если год ещё не закрыт. Укажите в заявлении месяц, с которого работник имел право на вычет, — при следующем расчёте зарплаты программа пересчитает НДФЛ с начала года и вернёт излишне удержанный налог. Если по периоду уже сдан отчёт 6-НДФЛ, потребуется уточнённый расчёт.

Почему вычет на ребёнка перестал применяться в середине года?

Наиболее вероятная причина — доход сотрудника с начала года превысил установленный лимит, после которого детский вычет не предоставляется. Проверьте нарастающий доход в отчётах по НДФЛ. Если лимит не превышен, смотрите дату окончания действия вычета в заявлении.

Нужно ли вводить заявление каждый год заново?

Да. Стандартные вычеты действуют в пределах календарного года, поэтому в начале нового года работник подаёт свежее заявление, а в программу вводится новый документ «Заявление на вычеты НДФЛ» с января.

Как оформить вычет, если сотрудник работает по совместительству?

Вычет предоставляется только у одного налогового агента по выбору работника. Если он выбрал вашу организацию, введите заявление по тому месту работы, где начисляется основная зарплата, и следите, чтобы вычет не применялся одновременно у двух работодателей.

Чем отличается «Уведомление НО о праве на вычеты» от заявления?

«Заявление на вычеты НДФЛ» — для стандартных вычетов (на детей, личных). «Уведомление НО о праве на вычеты» — для имущественных и социальных вычетов, на которые работник получил уведомление из налоговой инспекции. В уведомлении в 1С указываются номер и дата документа из ИФНС и сумма вычета.

Что делать, если вычет применён ошибочно и НДФЛ занижен?

Отмените или исправьте заявление, затем пересчитайте НДФЛ документом «Перерасчёт НДФЛ» или при следующем начислении зарплаты. Доначисленный налог удержите из ближайших выплат работнику и при необходимости подайте уточнённый 6-НДФЛ за затронутый период.