Как ввести зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия

Зарплатный проект — это договор организации с банком, по которому заработная плата перечисляется на карты сотрудников одним реестром. В 1С 8.3 Бухгалтерия ведение зарплатного проекта позволяет автоматически формировать ведомости в банк, выгружать реестры в клиент-банк и контролировать зачисление выплат. Без корректной настройки проекта программа не сможет правильно заполнить документы на выплату.

Настройка занимает немного времени, но требует точности: номер договора с банком, лицевые счета сотрудников и способ выплаты должны совпадать с реальными данными. Ошибка в лицевом счёте приведёт к тому, что деньги уйдут не туда или банк вернёт реестр.

Ниже разобран полный цикл: от создания зарплатного проекта до проверки выплаты и обмена с банком, а также типичные ошибки и ответы на частые вопросы.

Что нужно подготовить перед настройкой

Перед тем как вводить зарплатный проект в программу, убедитесь, что у вас есть договор с банком и его реквизиты: номер и дата договора, наименование банка, БИК. Эти данные понадобятся при заполнении карточки проекта.

Также потребуется список сотрудников с номерами их лицевых счетов в рамках зарплатного проекта. Обычно банк предоставляет эту информацию после заключения договора и выпуска карт. Лицевой счёт — это не номер карты, а номер счёта в формате, который банк использует в реестрах.

Проверьте, что в программе заведены все сотрудники (справочник «Сотрудники») и настроены виды начислений. Если учёт ведётся с нуля, сначала введите кадровые документы — приёмы на работу.

Как создать зарплатный проект в справочнике

Откройте раздел «Зарплата и кадры» и перейдите в справочник «Зарплатные проекты». Если пункт не виден, проверьте настройки функциональности: «Главное → Функциональность → вкладка Зарплата и кадры» — должны быть включены опции учёта зарплаты.

Нажмите «Создать» и заполните поля карточки:

• Банк — выберите из справочника банков или создайте новый по БИК;
• Номер и дата договора — укажите точно как в договоре с банком;
• Валюта — обычно рубли;
• Отделение банка — при необходимости.

Сохраните элемент кнопкой «Записать и закрыть». Если у организации несколько зарплатных проектов в разных банках, создайте отдельный элемент для каждого — сотрудников потом можно будет распределить между ними.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры → Зарплатные проекты» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните банк, номер и дату договора, валюту
3. 3
   Запишите карточку проекта
4. 4
   Введите лицевые счета сотрудников через «Лицевые счета сотрудников»
5. 5
   Проверьте, что проект доступен при выборе в ведомости в банк

Как ввести лицевые счета сотрудников

Лицевые счета заводятся из карточки зарплатного проекта по ссылке «Лицевые счета сотрудников» либо через раздел «Зарплата и кадры → Лицевые счета сотрудников». Создайте запись для каждого работника: выберите сотрудника, укажите номер лицевого счёта и дату начала действия.

Дату начала действия указывайте реальную — с неё программа будет считать, что сотрудник участвует в проекте. Если сотрудник сменил банк или счёт, не редактируйте старую запись: создайте новую с актуальной датой, иначе история выплат исказится.

Есть и массовый способ: в документе «Ведомость в банк» при заполнении табличной части программа предложит ввести лицевые счета тем сотрудникам, у кого они не заданы. Это удобно при первоначальном запуске проекта, когда счетов много.

Как оформить ведомость в банк на выплату зарплаты

Выплата через зарплатный проект оформляется документом «Ведомость в банк»: раздел «Зарплата и кадры → Ведомости в банк». Нажмите «Создать», выберите месяц начисления и зарплатный проект — программа автоматически заполнит табличную часть сотрудниками с непогашенной задолженностью по кнопке «Заполнить».

Проверьте суммы и лицевые счета в таблице. Если у сотрудника счёт не подтянулся, программа подсветит строку — введите счёт вручную прямо из документа. После проверки проведите ведомость.

На основании ведомости формируется файл реестра для банка: кнопка «Выгрузить файл» или обработка «Обмен с банками (зарплата)». Формат файла зависит от банка — большинство банков поддерживают стандартный XML-формат, но некоторые требуют собственный. Уточните формат у своего банка заранее.

Обмен с банком и подтверждение зачисления

После выгрузки реестра загрузите его в клиент-банк или передайте в банк согласованным способом. Банк обработает реестр и вернёт подтверждение: какие суммы зачислены, какие отклонены и по какой причине.

Результат зачисления отразите в программе документом «Подтверждение зачисления зарплаты» (доступен из списка ведомостей). Только после этого в учёте закроется задолженность перед сотрудниками. Если по части сотрудников банк вернул платёж, в подтверждении отметьте фактические суммы — остаток останется как задолженность.

Если используется прямой обмен с банком (1С:ДиректБанк), реестры и подтверждения передаются автоматически без ручной выгрузки файлов. Это снижает риск ошибок при переносе файлов и ускоряет цикл выплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заполнение ведомости

Норма

Все сотрудники в таблице, лицевые счета заполнены, суммы совпадают с расчётными листками

Тревожный признак

Пустые счета, расхождения сумм с начислением

Проводки после подтверждения

Норма

Сформированы проводки Дт 70 Кт 51 на зачисленные суммы

Тревожный признак

Проводок нет или суммы не совпадают с реестром

Задолженность по зарплате

Норма

Оборотно-сальдовая по счёту 70 не содержит долгов по выплаченному месяцу

Тревожный признак

Остатки по сотрудникам, которым банк подтвердил зачисление

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не в момент настройки, а при ежемесячной эксплуатации. Знание типовых ситуаций позволяет сэкономить время на разборе расхождений с банком.

Отдельная сложность — уволенные сотрудники. Если человек уволен, но в ведомость попал (например, выплата компенсации), проверьте, действует ли ещё его лицевой счёт. Банки нередко закрывают счета после расторжения договора с работником.

Когда зарплатный проект не нужен и какие есть альтернативы

Не в каждой организации зарплатный проект оправдан. Если сотрудников мало или банк не навязывает проект, зарплату можно перечислять обычными платёжными поручениями на карты сотрудников. В 1С это оформляется ведомостью «На счета» с указанием произвольных счетов работников.

Выплата через кассу остаётся допустимым вариантом, но при наличии договора с банком о зарплатном проекте кассовая выплата может нарушать его условия. Уточните это в тексте договора.

Сравнение вариантов

Зарплатный проект

Подходит при регулярных выплатах штату сотрудников; единый реестр, контроль зачисления. Требует ведения лицевых счетов.

Ведомость на счета

Подходит для разовых выплат и сотрудников со своими картами разных банков; автоматического подтверждения зачисления нет.

Выплата через кассу

Подходит для небольших сумм и исключительных случаев; не требует банка, но не даёт выгрузки реестров.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести несколько зарплатных проектов одновременно?

Да. Создайте отдельный элемент справочника для каждого банка и привяжите лицевые счета сотрудников к нужному проекту. При заполнении ведомости выбирайте конкретный проект — программа подберёт только его участников.

Что делать, если сотрудник сменил банк внутри зарплатного проекта?

Создайте новую запись лицевого счёта с датой начала действия и актуальным номером. Старую запись не удаляйте и не редактируйте — она нужна для корректности прошлых документов.

Почему ведомость в банк не формирует проводки?

Проводки по выплате появляются после документа «Подтверждение зачисления зарплаты» или после загрузки банковской выписки — в зависимости от настроек. Проверьте, оформлено ли подтверждение, и настройки учёта зарплаты в разделе «Главное → Настройки зарплаты».

Как исправить ошибочный лицевой счёт в уже отправленном реестре?

Если банк ещё не исполнил реестр, свяжитесь с банком и отзовите его, затем исправьте счёт в программе и сформируйте файл заново. Если реестр исполнен частично, отражайте фактические суммы в подтверждении зачисления и оформляйте возврат по правилам банка.

Нужен ли зарплатный проект для выплаты аванса?

Аванс через банк оформляется той же «Ведомостью в банк», только с видом выплаты «Аванс». Зарплатный проект и лицевые счета используются те же, дополнительная настройка не требуется.