Другое · 9 мин
Как ввести ставку в штатное расписание 1С
Как добавить новую позицию в штатное расписание 1С:ЗУП и 1С:КАМИН: создание должности, указание ставок, оклада, утверждение и проверка результата.
Штатное расписание в программах 1С — это не просто печатная форма, а рабочий инструмент кадрового учёта: от него зависят приёмы на работу, начисление зарплаты, кадровые отчёты и контроль вакансий. Чтобы принять сотрудника на новую позицию, её сначала нужно ввести в штатное расписание — с указанием подразделения, должности, количества ставок и условий оплаты.
Порядок действий зависит от конфигурации. Чаще всего кадровики работают в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), где штатное расписание ведётся с историей изменений, либо в «1С:КАМИН: Зарплата» и «1С:Комплексная автоматизация». Ниже разобран типовой сценарий для ЗУП — самой распространённой конфигурации, а также особенности альтернативных решений.
Проверьте предварительные настройки перед вводом ставки
Прежде чем создавать позицию, убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания. В ЗУП это делается в разделе «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Штатное расписание»: флаг «Ведется штатное расписание» должен быть установлен. Там же включается опция «Ведется история изменений штатного расписания» — она позволяет оформлять изменения отдельными документами и хранить состояние расписания на любую дату.
Дополнительно проверьте настройку «Автоматически проверять соответствие кадровых документов штатному расписанию». Если она включена, программа не даст принять сотрудника на позицию, которой нет в расписании, или сверх количества свободных ставок. Это защищает от ошибок, но требует дисциплины: сначала позиция в расписании, потом кадровый документ.
Также заранее создайте в справочниках подразделение и должность, если их ещё нет. Должность создаётся в разделе «Настройка» → «Должности», подразделение — в «Настройка» → «Подразделения». Без этих элементов позицию штатного расписания ввести не получится.
Создание документа штатного расписания
Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание». Если история изменений не ведётся, нажмите «Создать» и выберите «Утверждение штатного расписания». Если история включена, новые позиции добавляют документом «Изменение штатного расписания» — он фиксирует и добавление, и закрытие, и изменение условий по существующим позициям.
В шапке документа укажите организацию и дату, с которой позиция вступает в силу. Дата принципиальна: принять сотрудника раньше даты ввода позиции программа не позволит (при включённом контроле). Документ также имеет номер и дату приказа — эти реквизиты попадут в печатную форму Т-3.
Если в организации утверждается первое штатное расписание целиком, используйте документ «Утверждение штатного расписания» и внесите в него все позиции сразу. Для точечного добавления одной ставки в действующее расписание правильнее документ «Изменение штатного расписания» — он не дублирует существующие позиции и сохраняет чистую историю.
Заполнение позиции: подразделение, должность и количество ставок
В табличной части документа нажмите «Добавить» и заполните строку позиции. Основные реквизиты: подразделение, должность, количество ставок. Количество может быть дробным — например, 0,5 для полставки или 1,5, если по одной позиции планируется работник на полную ставку и ещё один на полставки.
Обратите внимание на поле «Дата утверждения» или «Действует с» внутри строки (в разных версиях оно называется по-разному) — позиция начнёт действовать именно с этой даты. Если нужно, чтобы позиция действовала ограниченное время, позже её закрывают отдельным изменением с указанием даты окончания.
Если по должности предусмотрены особые условия — вредность, особый характер работы, территориальные условия — проверьте их в карточке должности или позиции. Эти сведения влияют на отчётность и, при необходимости, на спецоценку условий труда.
- 1Проверьте, что включено ведение штатного расписания и созданы подразделение с должностью
- 2Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте документ «Изменение штатного расписания»
- 3Укажите организацию и дату, с которой позиция вступает в силу
- 4Добавьте строку: подразделение, должность, количество ставок
- 5На вкладке «Оплата труда» задайте оклад и надбавки
- 6Проведите документ и проверьте позицию в списке штатного расписания
Назначение оклада и надбавок
Условия оплаты по позиции заполняются на вкладке «Оплата труда» внутри строки позиции. Укажите основное начисление — обычно «Оплата по окладу» — и размер оклада. Если оклад зависит от разряда тарифной сетки, выберите разряд вместо фиксированной суммы.
При необходимости добавьте постоянные надбавки: за стаж, за вредность, районный коэффициент, персональные доплаты. Надбавки, указанные в позиции штатного расписания, автоматически подтянутся в документ приёма на работу сотрудника на эту позицию — это исключает ручной ввод и расхождения.
Проверьте итоговый ФОТ позиции — программа рассчитывает его автоматически по количеству ставок и назначенным начислениям. Эта цифра используется в отчётах по фонду оплаты труда, поэтому ошибка в окладе исказит плановые показатели.
Если по одной должности в разных подразделениях разные оклады, создавайте отдельные позиции штатного расписания для каждого подразделения, а не одну общую — иначе корректно задать разные условия оплаты не получится.
Проведение документа и проверка результата
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Если включено утверждение документов руководителем, документ может потребовать статуса «Утверждён» — позиция станет доступной для приёма сотрудников только после утверждения.
Проверьте результат тремя способами. Во-первых, откройте список «Штатное расписание»: новая позиция должна отображаться со статусом «Действует» и нужной датой. Во-вторых, сформируйте печатную форму Т-3 — позиция должна попасть в неё с корректным окладом и количеством ставок. В-третьих, создайте тестовый документ «Приём на работу» и выберите новую позицию: программа должна подставить оклад и надбавки автоматически.
Как проверить результат
Отображается с датой действия и количеством ставок
Позиции нет или она «Не действует»
Строка с должностью, окладом и ставками присутствует
Строка отсутствует или суммы нулевые
Позиция выбирается, оклад подставляется автоматически
Позиция недоступна для выбора
Особенности в других конфигурациях 1С
В «1С:КАМИН: Зарплата» штатное расписание ведётся в справочнике «Штатное расписание» с указанием периода действия, а изменения оформляются копированием или новой строкой с датой. Логика та же: подразделение, должность, ставки, оклад — но нет отдельных документов утверждения, как в ЗУП.
В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» механизм штатного расписания заимствован из ЗУП, поэтому инструкция выше применима практически без изменений. В «1С:Бухгалтерии» полноценного штатного расписания нет — там ведётся только список сотрудников, и для кадрового учёта в формате Т-3 потребуется ЗУП или стороннее решение.
Сравнение вариантов
Подходит для первичного ввода всего расписания целиком; неудобен для точечных изменений
Оптимален для добавления отдельной ставки или корректировки оклада; требует включённой истории изменений
Доступно только без истории изменений; быстро, но не сохраняет прошлых состояний расписания
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — ввод позиции задним числом после того, как сотрудник уже принят. При включённом контроле соответствия это вызовет предупреждения или потребует перепроведения кадровых документов. Правильный порядок: сначала позиция, потом приём.
Вторая ошибка — дробные ставки без необходимости. Если планируется один сотрудник на полную ставку, указывайте ровно 1 ставку: значение 1,5 или 2 «про запас» исказит отчёты по вакансиям и ФОТ. Закрытую позицию не удаляйте из расписания — оформляйте закрытие документом, чтобы сохранить историю для отчётности за прошлые периоды.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли ввести позицию задним числом?
Да, документ можно оформить прошлой датой, но делайте это до ввода связанных кадровых документов. Если приём уже проведён, после добавления позиции проверьте его корректность и при необходимости перепроведите.
Как указать полставки?
В поле «Количество ставок» введите 0,5. Программа корректно рассчитает ФОТ и позволит принять сотрудника с неполным рабочим временем.
Почему новая позиция не выбирается в приёме на работу?
Чаще всего документ штатного расписания не проведён или не утверждён, либо дата приёма раньше даты начала действия позиции. Проверьте оба условия.
Нужно ли вводить позицию, если сотрудник принимается по совместительству?
Да, при включённом штатном расписании позиция нужна и для совместителей — внутренних и внешних. Обычно используется та же позиция, что и для основных работников, если есть свободные ставки.
Как изменить оклад по уже действующей позиции?
Создайте документ «Изменение штатного расписания», выберите позицию и укажите новый оклад с датой вступления в силу. Уже принятым сотрудникам изменение оклада оформляется кадровым переводом или документом изменения оплаты.
Что делать, если штатное расписание в программе не ведётся?
Можно отключить контроль соответствия и принимать сотрудников напрямую, но тогда не будет формы Т-3, контроля вакансий и планового ФОТ. Для организаций с кадровым учётом ведение расписания рекомендуется включить.
Что важно запомнить
Ставка вводится документом «Утверждение» или «Изменение штатного расписания»: подразделение, должность, количество ставок и оклад, затем проведение и утверждение. Сначала позиция — потом приём сотрудника, а результат проверяется по списку позиций и форме Т-3.