Другое · 10 мин
Как ввести отгул в 1С: пошаговая инструкция для ЗУП
Как оформить отгул в 1С:ЗУП 3.1: документ «Отсутствие», настройка вида отсутствия, учёт отгулов за работу в выходные, влияние на зарплату и табель.
Отгул в 1С:ЗУП оформляется кадровым документом, который фиксирует отсутствие сотрудника и автоматически попадает в табель учёта рабочего времени. В зависимости от ситуации используются разные документы: «Отсутствие», «Отсутствие (болезнь, прогул, отсутствие)» или специализированный документ «Отгул», если он включён в настройках. Выбор документа влияет на то, как день будет отражён в табеле и как это скажется на расчёте зарплаты.
Главная сложность — не сама кнопка, а правильная методология. Отгул за работу в выходной день, отгул без сохранения зарплаты и отгул в счёт отпуска — это три разные ситуации с разными документами и разным влиянием на оплату. Ошибка на этом этапе приводит к неверному табелю, искажению среднего заработка и вопросам при проверках.
Ниже разобраны все типовые сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1: как включить нужный документ, как его заполнить, что проверить после проведения и какие ошибки встречаются чаще всего.
Что такое отгул с точки зрения учёта в 1С
В программе отгул — это плановое отсутствие сотрудника, которое вытесняет рабочее время по графику. Вид отсутствия определяет, как день будет обозначен в табеле (например, «НВ» — отгул без сохранения зарплаты) и будет ли он оплачиваться. Отгул за работу в выходной день по общему правилу не оплачивается, поскольку сама работа в выходной уже оплачена в одинарном размере.
Важно различать три ситуации. Первая — отгул за ранее отработанный выходной или праздничный день. Вторая — отгул без сохранения заработной платы по заявлению сотрудника (по сути, кратковременный отпуск за свой счёт). Третья — день отдыха в счёт ежегодного отпуска, который оформляется уже документом «Отпуск», а не отгулом.
Подготовка: включение документа и проверка видов отсутствий
Перед первым оформлением проверьте настройки функциональности. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и вставки» или «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и убедитесь, что на вкладке «Учёт отсутствий» включён учёт отгулов. В типовой поставке документ «Отгул» становится доступен, если в настройках функциональности (раздел «Настройка» → «Функциональность», вкладка «Сотрудники») установлен флаг «Отгулы».
Также проверьте справочник «Виды отсутствий»: «Настройка» → «Виды отсутствий». Там должны присутствовать предопределённые элементы «Отгул» и «Отгул без сохранения заработной платы» с корректными буквенными кодами для табеля. Если организация использует собственные обозначения, можно создать дополнительный вид отсутствия, но для типового учёта предопределённых достаточно.
- 1Откройте «Настройка» → «Функциональность» и включите флаг «Отгулы» на вкладке «Сотрудники»
- 2Проверьте справочник «Виды отсутствий»: наличие «Отгул» и «Отгул без сохранения заработной платы»
- 3Убедитесь, что у сотрудника заполнен график работы — без него отсутствие не рассчитает время корректно
- 4При отгуле за выходной проверьте, что работа в выходной день ранее была зарегистрирована документом «Работа в выходные и нерабочие дни»
Ввод разового отгула документом «Отсутствие»
Самый универсальный способ — документ «Отсутствие». Перейдите в раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Зарплата» → «Отсутствия») и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и период отсутствия — отгул может длиться один день или несколько дней подряд.
В поле «Вид отсутствия» выберите «Отгул без сохранения заработной платы», если день не оплачивается, либо «Отгул», если речь об оплачиваемом дне отдыха (например, за донорство — там действуют свои правила оплаты среднего заработка). После проведения документ автоматически вытеснит рабочее время по графику сотрудника и отразится в табеле.
Если отгул оформляется на часть дня (несколько часов), в документе установите флаг «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов. Это важно для сотрудников с суммированным учётом рабочего времени, где значение имеет каждый час.
Отгул за работу в выходной или праздничный день
Этот сценарий состоит из двух документов. Сначала факт работы в выходной регистрируется документом «Работа в выходные и нерабочие дни» (раздел «Зарплата» → «Работа сверхурочно»). В нём указывается день работы, количество часов и способ компенсации. Если сотрудник выбрал отгул, работа оплачивается в одинарном размере; если повышенная оплата — в двойном, и права на отгул уже нет.
Сам день отдыха оформляется позже — документом «Отгул» (если он включён в функциональности) или «Отсутствие» с соответствующим видом. День отгула не оплачивается: оплатой фактически является одинарная оплата отработанного выходного. В табеле день отгула отразится кодом «В» или «НВ» в зависимости от настройки вида отсутствия.
Отгул без сохранения зарплаты и в счёт отпуска
Если сотрудник просит день за свой счёт, используйте тот же документ «Отсутствие» с видом «Отгул без сохранения заработной платы» либо документ «Отпуск без сохранения оплаты» для более длительных периодов. Разница методологическая: краткие отгулы удобнее вести отдельными документами, а отпуска за свой счёт — через отпускные документы, чтобы корректно работал стаж и отчётность.
День отдыха в счёт ежегодного оплачиваемого отпуска оформляется документом «Отпуск» с указанием периода в один день. Такой день оплачивается по среднему заработку и уменьшает остаток отпуска сотрудника. Не используйте для этого вид «Отгул» — остаток отпуска не спишется, и учёт остатков отпусков разъедется с фактом.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для разовых дней за свой счёт. Не оплачивается, не влияет на остаток отпуска.
Для отдыха за работу в выходные. Требует включения в функциональности и предварительной регистрации работы в выходной.
Для дня в счёт ежегодного отпуска. Оплачивается по среднему, уменьшает остаток отпуска.
Для периодов от нескольких дней. Корректно учитывается в стаже для отпуска.
Проверка результата: табель и расчёт зарплаты
После проведения документа сформируйте табель учёта рабочего времени (форма Т-13): раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». День отгула должен отображаться с правильным кодом и не должен дублироваться как рабочий. Если сотрудник в этот день числится и отсутствующим, и работающим — значит, есть конфликт с другим документом, чаще всего с «Работой сверхурочно» или индивидуальным графиком.
Затем проверьте расчёт зарплаты за месяц. При отгуле без сохранения зарплаты оплата по окладу должна уменьшиться пропорционально неотработанному дню. При отгуле за работу в выходной оклад за месяц отгула, как правило, сохраняется полностью, если норма времени с учётом отгула скорректирована — это зависит от настройки графика и методики учёта нормы времени в вашей базе.
Как проверить результат
День отгула отмечен кодом отсутствия, рабочее время не задвоено
День одновременно рабочий и отсутствие, либо отгула нет вовсе
Оплата по окладу уменьшена только при неоплачиваемом отгуле
Оклад урезан при отгуле за работу в выходной или не уменьшен при отгуле за свой счёт
Не изменился при отгуле; уменьшился только при дне в счёт отпуска
Остаток отпуска списался при обычном отгуле
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — ввод отгула задним числом после того, как зарплата за период уже рассчитана и выплачена. В этом случае документ создаст перерасчёт в следующем периоде, что усложнит сверку. Если отгул нужно отразить в закрытом периоде, согласуйте это с расчётчиком и проверьте, не затронет ли перерасчёт уже сданную отчётность.
Вторая ошибка — использование отгула вместо больничного, отпуска по уходу или командировки. Для каждого вида отсутствия в программе есть свой документ, и подмена нарушает кадровый учёт: неправильно считается стаж, средний заработок и статистическая отчётность. Третья ошибка — отсутствие заявления или приказа-основания. Документ в 1С не заменяет первичные кадровые документы.
FAQ
Нет документа «Отгул» в списке документов. Что делать?
Откройте «Настройка» → «Функциональность», вкладка «Сотрудники», и установите флаг «Отгулы». Если документ всё равно не появился, используйте универсальный документ «Отсутствие» с видом отсутствия «Отгул» — функционально это равноценная замена.
Как оформить отгул на полдня?
В документе «Отсутствие» установите флаг «Отсутствие в течение части смены» и укажите дату и количество часов. Программа вытеснит из рабочего времени только указанные часы, остальная часть смены останется рабочей.
Оплачивается ли отгул за работу в выходной день?
Сам день отгула не оплачивается. Компенсацией служит одинарная оплата отработанного выходного дня. Если работа в выходной была оплачена в двойном размере, права на отгул у сотрудника уже нет.
Что делать, если отгул введён, а в табеле его нет?
Проверьте, проведён ли документ, совпадает ли организация и сотрудник, нет ли в том же периоде другого документа, перекрывающего отсутствие (например, индивидуального графика). Также убедитесь, что у сотрудника на дату отгула действует приём на работу и назначен график.
Можно ли ввести отгул сразу нескольким сотрудникам?
Да, документ «Отсутствие» поддерживает табличную часть со списком сотрудников — добавьте нужных работников подбором. Для массовых отгулов за работу в выходной сначала вводится общий документ «Работа в выходные и нерабочие дни» со списком сотрудников.
Как отменить ошибочно введённый отгул?
Если зарплата за период ещё не рассчитана, просто пометьте документ на удаление или распроведите его. Если расчёт уже выполнен, отмена вызовет перерасчёт — проверьте расчётный листок сотрудника и табель после отмены.
Что важно запомнить
Отгул в 1С:ЗУП вводится документом «Отсутствие» или «Отгул» с правильным видом отсутствия. Отгул за выходной требует предварительной регистрации работы в выходной день, день в счёт отпуска оформляется документом «Отпуск». После проведения всегда проверяйте табель Т-13 и расчётный листок.