Как ввести новую должность в штатное расписание в 1С

Новая должность появляется в штатном расписании через документ изменения штатного расписания, а не прямым редактированием списка позиций. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) история штатки хранится документально: каждое изменение оформляется приказом с датой вступления в силу. Это позволяет корректно вести кадровый учёт, формировать отчёты за любой период и начислять зарплату по актуальным на дату данным.

Перед началом работы убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания и у вас есть права на создание документов кадрового учёта. Если штатное расписание в базе не ведётся, механизм позиций работать не будет — тогда сначала настраивается функциональность, и только потом вводится новая должность.

Ниже разобран полный цикл: проверка настроек, создание позиции, ввод документа изменения, указание условий оплаты и контроль результата. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1, но общая логика совпадает и в других решениях на той же платформе.

Проверка настроек перед началом работы

Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания». Здесь должен быть установлен флаг ведения штатного расписания. Дополнительно проверьте опции: ведётся ли история изменений, используется ли «вилка» окладов и надбавок, применяются ли разряды и категории. От этих настроек зависит состав полей, которые вы будете заполнять при создании позиции.

Если история изменений отключена, программа хранит только текущее состояние штатки, и документальное введение новой позиции упрощается. Однако в большинстве организаций история включена, потому что она нужна для отчётности и проверок. Менять эти настройки после начала работы следует осторожно: отключение истории удаляет возможность анализа прошлых периодов.

Также убедитесь, что в справочнике «Должности» уже есть нужная должность, а в справочнике «Подразделения» — подразделение, в которое вводится ставка. Если их нет, создайте элементы заранее: так вы избежите прерывания работы с документом.

Создание новой позиции штатного расписания

Новую позицию можно создать двумя способами: напрямую в списке позиций (раздел «Кадры» → «Позиции штатного расписания») или в момент заполнения документа изменения. Практичнее второй путь: программа сама создаст позицию при вводе строки документа, и вам не придётся переключаться между окнами.

При создании позиции укажите подразделение и должность — это обязательные реквизиты. Дополнительно можно задать график работы сотрудников, особые условия труда, разряд или категорию (если используются), а также характер вредности для стажа. Эти данные подтянутся в кадровые документы при приёме сотрудника на эту позицию.

Если в организации несколько одинаковых ставок с разными условиями оплаты (например, два менеджера с разными окладами), создавайте отдельные позиции, а не одну позицию с двумя ставками. Иначе в кадровых документах невозможно будет различить условия, и начисления могут рассчитаться неверно.

Ввод документа «Изменение штатного расписания»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» (или «Все изменения штатного расписания») и создайте новый документ «Изменение штатного расписания». Укажите организацию и дату, с которой изменение вступает в силу. Дата принципиальна: принять сотрудника на новую позицию раньше этой даты не получится.

На вкладке «Позиции» нажмите «Добавить» и выберите действие «Добавить позицию». В строке укажите подразделение и должность — если позиции ещё нет, программа предложит создать её. Затем задайте количество ставок: можно вводить дробные значения (например, 0,5 ставки), если это предусмотрено учётной политикой.

На вкладке «Начисления» для добавленной позиции укажите основное начисление (оклад, тарифную ставку) и размер оплаты. Если включена «вилка», заполните минимальное и максимальное значения; если нет — одно значение. Постоянные надбавки и доплаты, положенные по должности, добавьте здесь же, чтобы они автоматически назначались при приёме сотрудника.

1. 1
   Проверьте настройки штатного расписания в разделе «Настройка» → «Кадровый учёт»
2. 2
   Создайте документ «Изменение штатного расписания», укажите организацию и дату вступления в силу
3. 3
   На вкладке «Позиции» добавьте строку: подразделение, должность, количество ставок
4. 4
   На вкладке «Начисления» задайте оклад и постоянные надбавки для новой позиции
5. 5
   Проведите документ и проверьте появление позиции в списке и в отчёте «Штатное расписание»

Первичное утверждение штатного расписания

Если штатное расписание в программе вводится впервые (например, при старте учёта в новой базе), используется документ «Утверждение штатного расписания». Он находится там же, в разделе «Кадры». Отличие от изменения в том, что документ формирует штатку «с нуля» на указанную дату: все действующие позиции вводятся одним документом.

Заполнение аналогично: добавляйте строки с позициями, количеством ставок и начислениями. Для больших штаток удобно вводить позиции по подразделениям, сверяясь с бумажным приказом. После утверждения все дальнейшие корректировки — добавление должностей, изменение окладов, закрытие ставок — выполняются только документами «Изменение штатного расписания».

Не пытайтесь ввести стартовую штатку несколькими документами утверждения с разными датами: второй документ утверждения на более позднюю дату фактически заменит состав. Для поэтапного ввода используйте одно утверждение плюс последующие изменения.

Проверка результата и приём сотрудника

После проведения документа откройте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») и сформируйте его на дату изменения. Новая позиция должна отображаться с указанным количеством ставок и окладом. Проверьте также графу «занято/свободно»: свежесозданная позиция должна показывать свободные ставки.

Контрольный приём — создать документ «Приём на работу» и попробовать выбрать новую позицию. Если она доступна в списке выбора и подтягивает правильные начисления и оклад, ввод выполнен корректно. Отмените или удалите тестовый документ приёма, если реального сотрудника пока нет.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в отчёте «Штатное расписание»

Норма

Отображается с нужной даты, верные ставки и оклад

Тревожный признак

Позиции нет или дата появления не совпадает с датой документа

Выбор позиции в приёме на работу

Норма

Позиция доступна, начисления подставляются автоматически

Тревожный признак

Позиция не находится или оклад пустой

Количество свободных ставок

Норма

Совпадает с указанным в документе изменения

Тревожный признак

Ставок больше или меньше, чем вводилось

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — попытка добавить должность прямым редактированием списка позиций без документа изменения. При включённой истории такие изменения не попадут в отчёты корректно, а при проверках возникнут расхождения между приказами и данными программы. Всегда работайте через документы.

Вторая распространённая проблема — неверная дата изменения. Если документ проведён задним числом, а на этот период уже есть приёмы или начисления, возможны пересчёты. Перед вводом документа прошлым периодом проверьте, не закрыт ли месяц расчётом зарплаты, и при необходимости согласуйте действия с расчётчиком.

Третья ошибка — дубли позиций: пользователь создаёт новую позицию с тем же подразделением и должностью вместо того, чтобы увеличить количество ставок в существующей. Это засоряет штатку и усложняет отчётность. Перед добавлением найдите позицию поиском и убедитесь, что она ещё не существует.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли добавить должность в штатное расписание задним числом?

Технически можно: укажите нужную дату в документе изменения. Но если в том периоде уже есть кадровые документы и начисления, программа может потребовать их перепроведения или пересчёта. Безопаснее вводить изменение текущей или будущей датой, а прошлые периоды корректировать после согласования с расчётчиком зарплаты.

Чем позиция штатного расписания отличается от должности?

Должность — это элемент справочника (например, «бухгалтер»), а позиция — конкретное место в штатке: должность в конкретном подразделении с заданным числом ставок и условиями оплаты. На одну должность может приходиться несколько позиций в разных подразделениях.

Как ввести новую должность, если штатное расписание в программе не ведётся?

Сначала включите функциональность: «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания», установите флаг ведения штатного расписания и при необходимости историю изменений. Затем введите документ «Утверждение штатного расписания» с текущим составом, и только после этого добавляйте новые позиции документами изменения.

Нужно ли закрывать позицию, если сотрудник уволился?

Нет. Увольнение сотрудника освобождает ставку, но сама позиция остаётся в штатном расписании. Закрытие позиции оформляется отдельным документом «Изменение штатного расписания» только тогда, когда руководство решило сократить эту ставку насовсем.

Можно ли указать дробное количество ставок, например 0,5?

Да, поле количества ставок поддерживает дробные значения. Введите 0,5 или 0,25 в строке позиции документа изменения. При приёме сотрудника на такую позицию не забудьте указать соответствующий вид занятости и долю ставки, чтобы расчёт зарплаты выполнялся пропорционально.

Почему новая позиция не отображается при приёме на работу?

Чаще всего документ изменения не проведён или его дата позже даты приёма. Проверьте статус документа и дату вступления изменения в силу. Также убедитесь, что приём оформляется в ту же организацию, для которой создана позиция.