Как ввести ночные часы в 1С:ЗУП

Ночные часы в 1С:ЗУП — это время работы с 22:00 до 6:00, которое оплачивается в повышенном размере. Программа умеет учитывать их автоматически, но только если правильно настроены виды расчёта, график работы сотрудника и табель учёта рабочего времени. Если хотя бы одно звено цепочки не настроено, доплата за ночные часы не начислится или посчитается неверно.

Типовая схема выглядит так: в настройках расчёта зарплаты включается использование ночных часов, в графике работы сотрудника указываются интервалы ночного времени, а при расчёте зарплаты программа по табелю определяет количество отработанных ночных часов и начисляет доплату. Минимальный размер доплаты установлен законодательством, но организация вправе установить свой, более высокий процент — он задаётся в настройках учётной политики.

Ниже разобран полный путь: от проверки настроек до контроля начисленной доплаты, а также типичные ошибки, из-за которых ночные часы «теряются» при расчёте.

Проверка настроек учётной политики и видов расчёта

Первый шаг — убедиться, что в программе включён сам механизм учёта ночных часов. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Расчёт зарплаты» и проверьте, что установлены флажки использования ночных (а при необходимости — сверхурочных и вечерних) часов. Без этого флажка соответствующие виды времени и начисления будут недоступны.

Далее проверьте процент доплаты. Он задаётся в учётной политике организации: «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «Учётная политика». Там указывается процент доплаты за работу в ночное время. Законодательно установленный минимум — 20% часовой тарифной ставки за каждый час ночной работы; организация может установить больше, но не меньше.

Затем откройте «Настройка» → «Начисления» и найдите предопределённый вид расчёта «Доплата за работу в ночное время». Убедитесь, что он не помечен на удаление, формула соответствует типовой (стоимость часа × процент доплаты × количество ночных часов), а назначение начисления — «Повременная оплата труда и надбавки». Если начисление изменяли вручную, сверьте формулу с типовой.

Настройка графика работы с ночными часами

Основной способ учёта ночных часов — через график работы сотрудника. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников», выберите нужный график или создайте новый. В свойствах графика установите способ заполнения «По циклам произвольной длины» или «По дням недели» — в зависимости от того, как организована работа (сменный график, сутки через трое и т.п.).

Ключевой момент: в расписании работы ночное время задаётся отдельными строками с видом времени «Ночные». Например, смена с 20:00 до 08:00 оформляется тремя интервалами: 20:00–24:00 с видом времени «Явка», 00:00–06:00 с видом «Ночные», 06:00–08:00 снова «Явка». Только время, помеченное видом «Ночные», попадёт в доплату — программа не выделяет период 22:00–6:00 автоматически из общей смены.

Если смена переходит через полночь, проверьте настройку учёта времени: в графике для смен, начинающихся в одни сутки и заканчивающихся в другие, дата начала интервала должна корректно ссылаться на день смены. В типовых графиках это решается указанием времени 00:00–06:00 как продолжения смены предыдущего дня — табель при этом формируется корректно.

Назначение графика сотруднику

График назначается сотруднику кадровым документом: «Приём на работу», «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком» (раздел «Кадры»). Если сотруднику уже назначен другой график, простое редактирование справочника графиков не всегда достаточно — проверьте, какой именно график действует у сотрудника на дату расчёта.

Посмотреть действующий график можно в карточке сотрудника или через отчёт «Штатное расписание» / «Графики работы сотрудников». Если сотрудник переведён на ночной график с середины месяца, оформите кадровый перевод с датой изменения — тогда табель до даты перевода заполнится по старому графику, а после — по новому.

Заполнение табеля и ввод ночных часов вручную

Если учёт ведётся по графику, табель (раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени Т-13» или документ «Табель» в версиях, где он доступен) заполняется автоматически по данным графика и документов отклонений — отпусков, больничных, командировок. Ночные часы в табеле отображаются кодом «Н» с указанием количества часов.

Когда фактическое время отличается от графика — например, сотрудник разово вышел в ночную смену по приказу — используйте документ «Данные для расчёта зарплаты» → «Табель учёта рабочего времени» или вводите индивидуальный график через «Графики работы сотрудников» с ручной корректировкой. В табеле можно вручную проставить вид времени «Ночные» и количество часов на конкретную дату.

Ручная правка табеля — крайняя мера. Если отклонения систематические, правильнее скорректировать график: ручные правки не сохраняются при автоматическом перезаполнении табеля и легко теряются при пересчётах.

1. 1
   Включите учёт ночных часов в настройках расчёта зарплаты
2. 2
   Задайте процент доплаты в учётной политике организации
3. 3
   Настройте график: разбейте смену на интервалы, период 22:00–6:00 отметьте видом времени «Ночные»
4. 4
   Назначьте график сотруднику кадровым документом
5. 5
   Сформируйте табель и проверьте, что ночные часы отражены кодом «Н»
6. 6
   Рассчитайте зарплату документом «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте строку доплаты

Начисление доплаты и проверка расчёта

Доплата за ночное время начисляется документом «Начисление зарплаты и взносов» автоматически — отдельный приказ или разовое начисление не требуется, если настройки выполнены. На вкладке «Начисления» у сотрудника появится строка «Доплата за работу в ночное время» с количеством часов и суммой.

Для проверки расчёта вручную используйте формулу: стоимость часа × процент доплаты × количество ночных часов. Стоимость часа зависит от настройки пересчёта оклада в часовую ставку (по норме графика сотрудника, по среднемесячному количеству часов или по норме производственного календаря) — она задаётся в настройках расчёта зарплаты. Разные варианты пересчёта дают разную стоимость часа, поэтому при расхождении сумм в первую очередь сверяйте этот параметр.

Удобный контрольный инструмент — расчётный листок сотрудника и отчёт «Анализ ФОТ». В расчётном листке видно количество ночных часов и применённый процент; если часов в табеле больше, чем в начислении, ищите документ отклонения, который перекрыл часть времени.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка доплаты в начислении зарплаты

Норма

Есть строка с ночными часами и суммой

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна нулю при наличии ночных часов в табеле

Табель Т-13

Норма

Ночные часы отражены кодом «Н»

Тревожный признак

Вся смена показана только явкой

Количество часов

Норма

Совпадает с интервалом 22:00–6:00 по графику

Тревожный признак

Часов меньше — проверьте разбивку смены в графике

Сумма доплаты

Норма

Равна стоимости часа × процент × часы

Тревожный признак

Не сходится — проверьте способ пересчёта оклада в часовую ставку

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая проблема — доплата не начисляется вообще. Причины по частоте: не включён флажок учёта ночных часов, в графике нет интервалов с видом времени «Ночные», сотруднику назначен другой график, вид расчёта доплаты помечен на удаление или изменён. Проверяйте в этом порядке — от настроек к сотруднику.

Вторая группа ошибок — неверное количество часов. Обычно это следствие того, что интервал 22:00–24:00 оставлен явкой, либо смена через полночь оформлена одной строкой. Третья группа — неверная сумма при правильных часах: здесь виноват способ пересчёта месячного оклада в часовую ставку или отсутствие у сотрудника планового начисления, от которого считается стоимость часа.

Учтите ограничение: если в организации ведётся суммированный учёт рабочего времени, ночные часы всё равно оплачиваются по повышенной ставке за каждый час — суммированный учёт влияет на переработки, но не отменяет доплату за ночное время. Также помните, что отдельные категории работников (несовершеннолетние, беременные) не могут привлекаться к ночной работе, а для ряда категорий требуется письменное согласие — это кадровое ограничение, программа его не контролирует автоматически.

Разовая ночная работа и альтернативные варианты

Если ночная работа носит разовый характер и менять график нецелесообразно, есть два подхода. Первый — ввод индивидуального графика на конкретный месяц: в карточке сотрудника или списком задаётся график, отличающийся от основного, с ночными интервалами на нужные даты. Это предпочтительный способ, так как табель и расчёт остаются автоматическими.

Второй — ручной ввод данных табеля через документ учёта времени с указанием вида времени «Ночные» и количества часов. Подходит для единичных случаев, но требует дисциплины: при перезаполнении табеля ручные данные могут быть утеряны, поэтому документ вводят после всех автоматических заполнений.

Способы учёта ночных часов

Ночные интервалы в основном графике

Для постоянных сменных графиков; полностью автоматический учёт, минимум ручной работы

Индивидуальный график на месяц

Для временных переводов на ночные смены; сохраняет автоматический расчёт, требует ежемесячного ввода

Ручной ввод в табель

Для разовых выходов; быстро, но данные теряются при перезаполнении и требуют контроля

FAQ

Доплата за ночные часы не начисляется, хотя сотрудник работал ночью. Что делать?

Проверьте по цепочке: флажок учёта ночных часов в настройках расчёта зарплаты → наличие интервалов с видом времени «Ночные» в графике → какой график назначен сотруднику на дату расчёта → активность вида расчёта «Доплата за работу в ночное время». Чаще всего причина в том, что смена в графике введена одной строкой явки без выделения ночного времени.

Какой минимальный процент доплаты за ночные часы?

Минимальный размер доплаты за каждый час работы в ночное время (с 22:00 до 6:00) составляет 20% часовой тарифной ставки или оклада, рассчитанного за час работы. Организация вправе установить больший процент локальным нормативным актом или коллективным договором — он указывается в учётной политике в 1С:ЗУП.

Нужен ли отдельный документ для начисления доплаты за ночные часы?

Нет, при корректной настройке доплата рассчитывается автоматически документом «Начисление зарплаты и взносов» на основании данных табеля. Отдельный разовый документ может понадобиться только для нестандартных ситуаций, которые не покрываются типовым механизмом.

Смена длится с 20:00 до 8:00. Сколько часов должно быть отмечено как ночные?

Ночным считается время с 22:00 до 6:00, то есть 8 часов такой смены. В графике смену нужно разбить на интервалы: 20:00–22:00 — явка, 22:00–24:00 и 00:00–06:00 — ночные, 06:00–08:00 — явка.

Почему сумма доплаты не совпадает с расчётом сотрудника вручную?

Обычно дело в способе пересчёта месячного оклада в часовую ставку: по норме часов графика сотрудника, по среднемесячному количеству часов или по норме производственного календаря. Способ задаётся в настройках расчёта зарплаты. Уточните, какой вариант выбран, и пересчитайте стоимость часа по той же методике.

Сохраняется ли доплата за ночные часы при суммированном учёте рабочего времени?

Да. Суммированный учёт влияет на определение сверхурочных часов по итогам учётного периода, но не отменяет повышенную оплату каждого часа ночной работы. Доплата начисляется за фактические ночные часы по табелю независимо от учётного периода.