Другое · 11 мин
Как ввести графики работы в 1С:ЗУП
Как создать и настроить графики работы сотрудников в 1С:ЗУП: пятидневка, сменные графики, суммированный учёт, привязка к сотрудникам и проверка расчёта.
График работы в 1С:ЗУП — это основа расчёта зарплаты: от него зависят норма времени, оплата по окладу, учёт ночных и вечерних часов, а также корректность табеля. Если график настроен неверно, программа посчитает неправильную норму часов, и ошибки попадут в начисления всех сотрудников, привязанных к этому графику. Поэтому настройке графиков стоит уделить время до начала расчётов, а не после обнаружения расхождений.
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников»). Программа поддерживает пятидневку и шестидневку, сменные графики 2/2, сутки через трое, произвольные циклы, суммированный учёт рабочего времени и частичную занятость. Ниже разобраны все основные сценарии — от простой пятидневки до сложных сменных режимов.
Где находятся графики и какие виды поддерживает ЗУП
Справочник графиков открывается через «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Если пункт не виден, проверьте права пользователя или включите отображение через меню навигации раздела. В новой базе программа обычно уже содержит предустановленный график «Пятидневка», который можно использовать как образец.
По способу заполнения графики делятся на две большие группы. Первая — по дням недели: классические пятидневка и шестидневка, где расписание повторяется еженедельно. Вторая — по циклам произвольной длины: сменные графики, где чередование рабочих и выходных дней задаётся шаблоном (например, 2 рабочих дня по 12 часов, затем 2 выходных). Отдельный случай — гибкое рабочее время без фиксированной нормы, но он применяется редко и требует осторожности при расчётах.
Перед созданием графика убедитесь, что в настройках учётной политики включены нужные возможности: «Настройка» → «Реквизиты и настройки учётной политики» → «Учёт рабочего времени». Здесь включаются сменная работа, суммированный учёт, ночные и вечерние часы, неполное рабочее время.
Создание стандартной пятидневки
Откройте справочник «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Укажите наименование, понятное кадровику и расчётчику, например «Пятидневка 8 часов». В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели» — программа предложит таблицу из семи дней.
Для понедельника–пятницы установите рабочее время, например с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00. Перерывы вводятся отдельными строками расписания и не включаются в рабочее время. Субботу и воскресенье оставьте выходными. В поле «Вид времени» для рабочих интервалов должно стоять «Явка», для перерывов — соответствующий вид перерыва или просто разрыв между интервалами.
В блоке «Норма времени» укажите, что норма считается по производственному календарю — обычно это федеральный календарь «Российская Федерация». Тогда программа автоматически учтёт праздничные дни и предпраздничные сокращения, и вам не придётся корректировать график вручную каждый год.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать»
- 2Задайте наименование и способ заполнения «По дням недели»
- 3Заполните рабочие интервалы для Пн–Пт с учётом обеда
- 4Укажите производственный календарь для расчёта нормы
- 5Запишите график и проверьте норму часов за текущий месяц
Настройка сменных графиков и режима 2/2
Для сменных режимов способ заполнения выбирается «По циклам произвольной длины». В таблице цикла каждая строка — это один день шаблона: например, для графика «два через два» по 12 часов создаются четыре строки: день 1 — работа с 8:00 до 20:00, день 2 — работа с 8:00 до 20:00, дни 3 и 4 — выходные. Цикл повторяется бесконечно, начиная с даты отсчёта.
Дата отсчёта — критически важный параметр. Она определяет, с какого дня цикла начинается график, и если у нескольких бригад смены должны чередоваться, у каждой будет своя дата отсчёта или свой график. Ошибка в дате отсчёта приводит к тому, что рабочие и выходные дни «съезжают» относительно реального расписания.
Если смена захватывает ночное время (с 22:00 до 6:00), в расписании нужно разбить интервал на части и для ночного интервала указать вид времени с включённым признаком ночных часов, либо использовать автоматическое выделение ночных часов — в зависимости от настроек программы. Это влияет на доплату за ночную работу. При переходе смены через полночь второй интервал указывается с 0:00 следующего дня.
Суммированный учёт рабочего времени
Суммированный учёт применяется, когда продолжительность рабочего времени в отдельные дни отличается от нормы, но за учётный период (месяц, квартал, год) выравнивается. В карточке графика установите флажок «Суммированный учёт рабочего времени» и укажите учётный период.
Ключевой вопрос — откуда брать норму для расчёта переработок. Обычно норма определяется по производственному календарю пятидневной недели, даже если сам график сменный. Это позволяет корректно считать сверхурочные часы по итогам учётного периода. Убедитесь, что в настройках зарплаты включён учёт переработок при суммированном учёте.
Типичная ошибка — включить суммированный учёт «на всякий случай» для обычной пятидневки. Это меняет логику расчёта оплаты и может привести к неожиданным результатам при неполном месяце. Включайте суммированный учёт только там, где он действительно установлен локальными нормативными актами организации.
Графики неполного рабочего времени
Для сотрудников на полставки или с сокращённой неделей создаётся отдельный график, а не изменяется основной. Например, для ставки 0,5 при пятидневке создают график с 4-часовым рабочим днём. В карточке графика устанавливается флажок «Неполное рабочее время» и указывается вид: неполный рабочий день или сокращённая рабочая неделя.
Важно правильно указать график, по которому считается норма, — обычно это полная пятидневка. Тогда программа при расчёте оклада корректно определит долю отработанного времени: сотрудник на полставке получит половину оклада, отработав все дни по своему графику. Если норму оставить по собственному сокращённому графику, а оклад указать полный, расчёт будет некорректным.
Назначение графика сотрудникам и его изменение
График привязывается к сотруднику кадровым документом. При приёме на работу он указывается на вкладке условий труда в документе «Приём на работу». Если график меняется у действующего сотрудника, оформляется «Кадровый перевод» (или «Изменение графика работы» через соответствующий документ, в зависимости от настроек) с указанием даты, с которой действует новый график.
Никогда не редактируйте сам график, если нужно изменить режим только с даты — правки в справочнике действуют на весь период, включая прошлые месяцы, и при перерасчёте изменят уже начисленную зарплату. Правильный путь: создать новый график и перевести сотрудника кадровым документом. Массовый перевод подразделения на новый график удобно делать документом «Перевод подразделения» или групповым кадровым переводом.
Если нужно разово скорректировать рабочее время конкретного сотрудника (например, индивидуальный выходной с переносом), используйте документ «Индивидуальный график» — он переопределяет общий график на конкретный месяц, не затрагивая настройки справочника.
Как выбрать действие
Проверка результата и типовые проблемы
После настройки проверьте график до расчёта зарплаты. Откройте карточку графика и посмотрите заполнение по месяцам — программа показывает календарь с рабочими часами. Сверьте норму часов за месяц с производственным календарём: для пятидневки они должны совпадать с точностью до часа.
Затем сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» (раздел «Зарплата» или «Кадры» → отчёты) по сотруднику с новым графиком. Проверьте, что рабочие и выходные дни совпадают с реальным расписанием, а явочные часы соответствуют продолжительности смены. После тестового расчёта зарплаты убедитесь, что оклад при полностью отработанном месяце начислен целиком.
Если норма не сходится, чаще всего виноваты: незаполненный производственный календарь (его нужно ежегодно обновлять через «Настройка» → «Производственные календари»), перерывы, ошибочно включённые в рабочее время, или устаревшие данные календаря после обновления конфигурации.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём (для пятидневки)
Норма больше или меньше — проверьте перерывы и календарь
Рабочие/выходные дни совпадают с реальным расписанием
Смены смещены — проверьте дату отсчёта цикла
Начислена полная сумма оклада без занижения
Оклад посчитан пропорционально при полной явке — неверная норма
Ночные интервалы выделены отдельным видом времени
Ночные часы не выделяются — доплата не рассчитается
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить график задним числом?
Технически программа позволяет отредактировать график, и изменения отразятся на всех периодах. Но делать это небезопасно: при перерасчёте прошлых месяцев начисления изменятся. Если режим работы изменился с определённой даты, создайте новый график и оформите кадровый перевод с этой даты — тогда история расчётов сохранится корректной.
Что делать, если в табеле не учитываются праздничные дни?
Проверьте, что в графике указан производственный календарь и что сам календарь заполнен на текущий год («Настройка» → «Производственные календари»). После обновления конфигурации или переноса праздников календарь нужно обновить — программа предложит это сделать автоматически при подключённом интернет-сервисе или вручную.
Как настроить график «сутки через трое»?
Создайте график по циклу из четырёх дней: день 1 — рабочая смена (например, с 8:00 до 8:00 следующего дня с разбивкой на интервалы и выделением ночных часов), дни 2–4 — выходные. Обязательно включите суммированный учёт и проверьте дату отсчёта, чтобы смены совпали с фактическим расписанием.
Нужен ли отдельный график для сотрудника на 0,5 ставки?
Да. Для неполного рабочего времени создаётся отдельный график с сокращёнными часами и признаком неполного времени, а норма привязывается к полному графику. Назначать сотруднику полную пятидневку и «урезать» часы вручную в табеле нельзя — это сломает расчёт оклада и среднего заработка.
Как перевести целое подразделение на новый график?
Используйте документ массового кадрового перевода, где в качестве изменения указывается новый график работы, и подберите в него всех сотрудников подразделения. Это корректнее, чем редактировать каждый приказ по отдельности, и оставляет единую дату смены режима для всей группы.
Почему после смены графика зарплата прошлого месяца пересчиталась?
Скорее всего, был отредактирован сам график в справочнике, а не оформлен кадровый перевод на новый. Изменения справочника действуют ретроспективно. Верните исходные настройки старого графика, создайте новый и переведите сотрудника документом с нужной даты.
Что важно запомнить
Графики в 1С:ЗУП создаются в справочнике «Графики работы сотрудников»: по дням недели — для стандартных режимов, по циклам — для сменных. График назначается только кадровыми документами, а не прямым редактированием у действующих сотрудников. Итог всегда проверяйте по норме часов и табелю Т-13 до расчёта зарплаты.