Как вновь принять уволенного сотрудника в 1С

При повторном приёме уволенного сотрудника в 1С типичная ошибка — создание новой карточки физического лица, из-за которой в отчётах появляется «двойник» и данные по НДФЛ, страховым взносам и персонифицированному учёту дробятся. Перед оформлением приёма проверьте справочник «Физические лица» по ФИО, СНИЛС и ИНН: история человека (включая сезонных работников, вернувшихся из декрета или нанятых повторно) уже хранится в базе, поэтому нужно создавать новый документ «Приём на работу» для существующего сотрудника, а не дублировать карточку.

Ключевой принцип: физическое лицо в базе одно, а сотрудников (трудовых договоров) у него может быть несколько. Каждое новое трудоустройство — это новый элемент справочника «Сотрудники» с новым табельным номером и новым кадровым приказом. Старые документы приёма и увольнения остаются в базе и служат историей.

Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и для 1С:Бухгалтерии, а также типичные ошибки, которые приводят к задвоению данных и проблемам с отчётностью.

Почему нельзя просто «отменить» увольнение

Первое желание бухгалтера или кадровика — найти приказ об увольнении и пометить его на удаление или изменить дату. Так делать нельзя по нескольким причинам. Уволнение уже могло попасть в отчётность: в ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) подавалось событие «Увольнение», в расчёте по страховым взносам и 6-НДФЛ отражены выплаты при увольнении, в трудовую книжку внесена запись.

Если удалить документ увольнения, программа перестанет видеть факт расторжения договора, а данные в базе разойдутся с уже сданной отчётностью. При камеральной проверке это вызовет вопросы, а исправление потребует уточнённых расчётов и корректирующих форм.

Корректный подход — оставить прошлый период работы закрытым и оформить новый приём. Трудовой кодекс также рассматривает возврат сотрудника как заключение нового трудового договора, даже если человек возвращается на ту же должность.

Проверка данных физического лица перед приёмом

До создания приказа о приёме откройте справочник «Физические лица» (в ЗУП: раздел «Кадры» → «Физические лица»; в Бухгалтерии: «Справочники» → «Физические лица») и найдите человека по ФИО. Убедитесь, что он есть в базе в единственном экземпляре.

Проверьте актуальность персональных данных:

• ФИО — не менялось ли за время отсутствия (например, при смене фамилии после брака);
• СНИЛС и ИНН — должны совпадать с документами, которые сотрудник предъявил при повторном трудоустройстве;
• паспортные данные — если паспорт заменён, внесите новый документ, удостоверяющий личность, с указанием даты выдачи;
• адрес регистрации и контактные данные;
• данные об инвалидности, льготах, вычетах на детей — актуальность на новую дату приёма.

Изменения вносятся в карточку физического лица, а не в карточку сотрудника. В ЗУП часть данных (например, семейное положение, состав семьи) хранится с историей — указывайте дату, с которой действует новое значение, чтобы не перезаписать прошлые периоды.

Оформление повторного приёма в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» повторный приём выполняется стандартным документом. Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу».

В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию. Программа покажет список физических лиц, включая ранее уволенных, — выберите нужного человека. ЗУП автоматически создаст новый элемент справочника «Сотрудники» и присвоит новый табельный номер. Старый табельный номер останется за прежним трудовым договором и не используется повторно.

Заполните реквизиты нового трудового договора: дату приёма, подразделение, должность, график работы, условия оплаты (оклад, надбавки), вид занятости (основное место работы или совместительство). Если сотрудник возвращается на ту же должность, данные можно скопировать из предыдущего приёма, но проверьте актуальность оклада и графика — за время отсутствия они могли измениться.

1. 1
   Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → создайте «Приём на работу»
2. 2
   В поле «Сотрудник» выберите физическое лицо из списка ранее уволенных
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение, должность, график, вид занятости
4. 4
   Заполните условия оплаты труда на вкладке «Оплата труда»
5. 5
   Проверьте новый табельный номер — он должен отличаться от старого
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 или собственной форме
7. 7
   Проверьте, что сотрудник появился в списке работающих с новой датой приёма

После проведения документа сформируйте приказ о приёме (печатная форма доступна из документа) и проверьте, что в списке сотрудников человек отображается как работающий. Если в программе ведётся воинский учёт или штатное расписание, убедитесь, что позиция штатного расписания не занята другим сотрудником.

Если приём оформляется в середине расчётного периода

Приём в середине месяца не требует специальных действий: при расчёте зарплаты ЗУП автоматически рассчитает оплату пропорционально отработанному времени по графику сотрудника. Проверьте, что график работы назначен правильно — от него зависит норма времени.

Повторный приём в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» кадровый учёт ограничен, но повторный приём также оформляется через справочник «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). Откройте карточку физического лица и создайте нового сотрудника, либо создайте сотрудника и свяжите его с существующим физлицом.

В карточке сотрудника укажите дату приёма, должность, подразделение и вид договора. Документ «Приём на работу» в новых релизах Бухгалтерии также доступен в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». Используйте его, чтобы кадровые события корректно отражались в отчётах.

Обратите внимание: если раньше зарплата этому человеку начислялась в Бухгалтерии, убедитесь, что новый сотрудник связан с тем же физическим лицом — иначе НДФЛ и взносы будут считаться по двум разным людям, и налоговая база не суммируется.

Сравнение вариантов оформления

Новый приём по тому же физлицу

Правильный способ в большинстве случаев: история сохраняется, отчётность сходится, трудовой договор новый.

Восстановление старого сотрудника без нового договора

Допустимо только если увольнение было ошибочным и не попало ни в одну отчётную форму. Требует осторожности и обычно согласования с кадровой службой.

Создание нового физического лица

Недопустимо: приводит к задвоению СНИЛС/ИНН, ошибкам в персучёте и требованию уточнённых форм.

Особые ситуации при повторном приёме

Возврат в тот же месяц, когда было увольнение

Если сотрудник уволен и принят снова в пределах одного месяца, оба события отражаются в отчётности за этот период. В ЕФС-1 будут поданы два кадровых события — увольнение и приём. Это нормальная ситуация, дополнительных действий не требуется, но проверьте, чтобы даты не пересекались: дата приёма должна быть позже даты увольнения.

Изменение фамилии за время отсутствия

Если сотрудник сменил фамилию, сначала внесите новую фамилию в карточку физического лица с указанием даты изменения (в ЗУП история ФИО хранится в карточке физлица по ссылке «ФИО»). Только после этого оформляйте приём — тогда в приказе и отчётности будет актуальная фамилия, а в старых документах сохранится прежняя.

Приём на внешнее совместительство бывшего основного сотрудника

Бывший основной сотрудник может вернуться как внешний совместитель. Порядок тот же: новый приём по существующему физлицу, но в документе укажите вид занятости «Внешнее совместительство». Стандартные вычеты по НДФЛ совместителю предоставляются по его заявлению только у одного работодателя — проверьте, не получает ли он вычеты по основному месту работы.

Проверка результата после оформления

После проведения приёма убедитесь, что всё оформлено корректно. Откройте список сотрудников: человек должен отображаться как работающий с новой датой приёма и новым табельным номером. В карточке физического лица (в ЗУП — вкладка «Трудовая деятельность») должны быть видны оба периода работы: завершённый увольнением и текущий.

Сформируйте пробный расчёт зарплаты за первый месяц работы или отчёт «Кадровые данные сотрудников» и проверьте, что подразделение, должность и оклад соответствуют новому договору. Если приём оформлен задним числом после закрытия месяца, проверьте, не нужно ли пересчитать налоги и взносы за прошлый период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус сотрудника в списке

Норма

Отображается как работающий с новой датой приёма

Тревожный признак

По-прежнему числится уволенным или отсутствует в списке

Табельный номер

Норма

Новый номер, отличный от номера при прошлой работе

Тревожный признак

Совпадает со старым или не присвоен

Количество карточек физлица

Норма

Одна карточка физического лица на человека

Тревожный признак

Две и более карточки с одинаковыми ФИО/СНИЛС

Начисления за первый месяц

Норма

Расчёт по новому окладу и графику, пропорционально отработанному времени

Тревожный признак

Начислен старый оклад, полный месяц вместо части или ничего не начислено

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заново вводить данные СНИЛС и ИНН при повторном приёме?

Нет, если вы используете существующую карточку физического лица — все персональные данные подтянутся автоматически. Вводить их заново потребуется только при ошибочном создании нового физлица, чего делать не следует. Достаточно проверить, что данные актуальны.

Сохранится ли стаж и история отпусков при повторном приёме?

История хранится в карточке физического лица и не удаляется. Однако для расчёта отпускных и больничных учитываются периоды по конкретным трудовым договорам: новый договор начинает новый рабочий год для отпуска. Средний заработок для пособий рассчитывается по выплатам предыдущих лет, которые остались в базе.

Что делать, если при повторном приёме программа выдаёт ошибку о дубле СНИЛС?

Ошибка означает, что физическое лицо с таким СНИЛС уже есть в базе, а вы пытаетесь создать новое. Отмените создание, найдите существующую карточку через справочник «Физические лица» и оформляйте приём через неё. Если дубли уже созданы ранее, объедините их штатным сервисом поиска дублей.

Можно ли повторно принять сотрудника той же датой, что и увольнение?

Нет, дата приёма должна быть позже даты увольнения — минимум следующим днём. Совпадающие даты вызовут пересечение периодов работы и ошибки в кадровых отчётах. Если фактически человек не прерывал работу, проверьте, корректно ли вообще было оформлено увольнение.

Нужно ли подавать сведения в СФР при повторном приёме?

Да, приём — это кадровое событие, которое отражается в отчёте ЕФС-1 в установленные сроки. Программа сформирует сведения автоматически на основании документа приёма, если ведётся актуальный кадровый учёт. Проверьте, что событие попало в очередной пакет отчётности.

Как быть, если сотрудник уволен в прошлом году, а база за тот период свёрнута?

Свёртка переносит остатки, но карточки физических лиц обычно сохраняются. Найдите человека в справочнике и оформите приём стандартно. Если карточка отсутствует, создайте физическое лицо заново и вручную введите СНИЛС, ИНН и документы — в этом случае новый элемент справочника оправдан, так как история в базе утрачена.