Как вносить изменения в штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С: ЗУП 3.1 — это не просто печатная форма, а рабочий инструмент, от которого зависят приёмы на работу, переводы, расчёт зарплаты и кадровые отчёты. Любое изменение — добавление должности, повышение оклада, сокращение ставки — должно быть оформлено специальными документами, а не правкой справочника «в лоб». Только тогда в программе сохранится история изменений, а начисления сотрудникам пересчитаются корректно.

Материал ориентирован на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1, где ведение штатного расписания включено. В 1С:Бухгалтерии механизм отсутствует — там штатное расписание ведётся только как печатный документ без связи с расчётами. Если вы работаете в ЗУП, но документов изменения штатки не видите, вероятнее всего, функция просто отключена в настройках.

Проверка настроек перед началом работы

Первым делом убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Кадровый учёт» и проверьте флажок «Ведется штатное расписание». Если флажок снят, документы изменения штатки будут недоступны, а приёмы сотрудников оформляются без привязки к позициям.

Рядом находится важная настройка «Ведется история изменений штатного расписания». Именно она включает документальный режим: каждое изменение фиксируется отдельным документом с датой, и по любой позиции можно посмотреть, какой оклад действовал на конкретное число. Без этой опции программа позволяет редактировать позиции напрямую, но история теряется — для учёта это плохой вариант.

Также проверьте настройку «Использовать вилку ставок» и «Использовать разряды и категории», если они нужны вашей организации. Включение этих опций после того, как позиции уже заведены, потребует пересмотра штатки, поэтому решите этот вопрос заранее.

Как добавить новую позицию в штатное расписание

Для добавления должности используйте документ «Изменение штатного расписания»: раздел «Кадры» → «Изменения штатного расписания» → кнопка «Создать». Укажите организацию, подразделение и дату, с которой изменение вступает в силу. Дата принципиальна: именно с неё новая позиция станет доступна для приёма сотрудников.

В табличной части нажмите «Добавить» → «Позицию» и создайте новую позицию: выберите должность из справочника, укажите количество ставок (допускаются дробные значения, например 0,5), оклад или тарифную ставку и надбавки. Если по позиции предусмотрены ежемесячные начисления — премия, доплата за вредность — добавьте их на вкладке «Начисления», они станут плановыми для всех принятых на эту позицию.

После заполнения проведите документ. Проверьте результат через отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → отчёты): новая позиция должна появиться в нужном подразделении с указанной даты. Если позиция не отображается, чаще всего причина в неверной дате документа или в том, что документ не проведён.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Изменения штатного расписания» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, подразделение и дату вступления в силу
3. 3
   Добавьте позицию: должность, количество ставок, оклад, надбавки
4. 4
   Проведите документ
5. 5
   Проверьте отчёт «Штатное расписание» на дату изменения

Как изменить оклад или условия по существующей позиции

Изменение окладов по отдельным позициям оформляется тем же документом «Изменение штатного расписания». Создайте документ, укажите дату и в табличной части выберите нужную позицию из списка действующих — программа подтянет её текущие параметры. Затем отредактируйте оклад, надбавки или количество ставок и проведите документ.

Ключевой момент: изменение штатки само по себе не пересчитывает начисления уже принятым сотрудникам. Если на позиции работают люди, после изменения штатного расписания нужно оформить для них кадровый перевод или документ «Изменение плановых начислений» с той же даты, иначе зарплата продолжит считаться по старым условиям. Это самая частая причина расхождений между штаткой и расчётом.

Для массового повышения окладов удобнее специальный документ «Индексация штатного расписания» (раздел «Зарплата» или «Кадры», в зависимости от настроек). Он позволяет увеличить оклады всех или выбранных позиций на заданный коэффициент одним действием, а затем подобрать сотрудников для индексации их заработка документом «Изменение оплаты труда».

Индексация и массовые изменения

Документ «Индексация штатного расписания» предназначен для пропорционального повышения оплаты по всей организации или отдельным подразделениям. Укажите дату индексации и коэффициент — например, 1,05 при повышении на 5 %. Программа пересчитает оклады и тарифные ставки всех выбранных позиций, округление настраивается в параметрах документа.

После проведения индексации штатки создайте документ «Изменение оплаты труда» для сотрудников. В нём есть кнопка «Подбор» и возможность заполнить список автоматически с применением того же коэффициента. Проверьте, что новые оклады встали с даты индексации, а не с даты создания документа, — от этого зависит, будет ли доначисление за прошлые дни месяца.

Учтите, что индексация меняет только оклады и тарифные ставки. Надбавки, заданные в фиксированной сумме, коэффициентом не затрагиваются — если они тоже должны вырасти, скорректируйте их вручную либо переведите на процентный способ расчёта заранее.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно добавить или закрыть должность, изменить ставки по одной позицииИспользуйте документ «Изменение штатного расписания»

Повышаются оклады по всей организации на один коэффициентИспользуйте «Индексацию штатного расписания» + «Изменение оплаты труда» для сотрудников

Меняются условия только у одного сотрудника без правки штаткиДостаточно «Кадрового перевода» или «Изменения оплаты труда»

Позиция больше не нужна, но на ней есть сотрудникиСначала переведите или уволите сотрудников, затем закрывайте позицию

Закрытие и сокращение позиций

Чтобы вывести позицию из штатного расписания, создайте «Изменение штатного расписания», выберите позицию и установите количество ставок равным нулю либо используйте действие «Закрыть позицию» — в зависимости от релиза формулировка отличается. С даты документа позиция станет недоступной для новых приёмов, но останется в истории.

Закрыть позицию, на которой числятся работающие сотрудники, программа может не дать — либо даст, но это создаст рассинхронизацию в учёте. Правильная последовательность: сначала оформите переводы или увольнения сотрудников, дождитесь, пока по позиции не останется занятых ставок, и только потом закрывайте её документом.

При сокращении штата по статье Трудового кодекса помните, что документ в 1С фиксирует только учётную сторону. Уведомления сотрудников, службы занятости и приказ о сокращении оформляются отдельно — программа формирует печатные формы, но юридические сроки предупреждения контролирует кадровик.

Проверка результата и типичные ошибки

После любого изменения сверьте три вещи: отчёт «Штатное расписание» на дату изменения, отчёт «Остатки штатных единиц» (показывает свободные и занятые ставки) и плановые начисления конкретных сотрудников через их карточки. Если цифры в штатке и в начислениях расходятся — ищите пропущенный кадровый документ.

Полезен также отчёт «Изменения штатного расписания» — он показывает историю по позициям: когда и каким документом менялись оклады и ставки. По нему удобно проверять, не задвоились ли изменения, например когда два пользователя создали документы на одну дату.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату изменения

Норма

Новые позиции и оклады отображаются корректно

Тревожный признак

Изменений нет или они стоят на другую дату — проверьте дату и проведение документа

Плановые начисления сотрудника в карточке

Норма

Оклад соответствует новому значению с нужной даты

Тревожный признак

Действует старый оклад — не оформлен кадровый перевод или изменение оплаты

Отчёт «Остатки штатных единиц»

Норма

Свободные ставки соответствуют фактической численности

Тревожный признак

Отрицательные или завышенные остатки — ищите незакрытые позиции или лишние приёмы

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить штатное расписание задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но если за этот период уже рассчитана зарплата, программа потребует перерасчёта. Перед такими правками сделайте копию базы и оцените, какие начисления и отчёты будут затронуты. Безопаснее оформлять изменения текущей датой с корректными донесениями при необходимости.

Почему после изменения оклада в штатке зарплата сотрудника не изменилась?

Штатное расписание и плановые начисления сотрудников — разные механизмы. Документ изменения штатки меняет условия позиции, а начисления конкретному человеку пересчитываются только кадровым переводом, документом «Изменение оплаты труда» или «Изменение плановых начислений».

Как посмотреть, какой оклад был по позиции раньше?

Если включена история изменений, откройте отчёт «Изменения штатного расписания» или сформируйте отчёт «Штатное расписание» на нужную прошлую дату — программа покажет состояние позиций на тот момент. Без включённой истории восстановить прошлые значения можно только по копиям базы или бумажным приказам.

Чем «Изменение штатного расписания» отличается от «Индексации штатного расписания»?

Первый документ — универсальный: добавление, закрытие позиций, произвольная правка окладов и надбавок. Индексация — частный случай для массового повышения на коэффициент, она быстрее при едином проценте повышения, но не умеет ничего, кроме пропорционального увеличения окладов и тарифов.

Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии 8 есть только печатная форма штатного расписания без связи с расчётом зарплаты и кадровыми документами. Полноценный механизм с историей, ставками и контролем остатков реализован в «1С:Зарплате и управлении персоналом» — для регулярных изменений штатки лучше работать в ней.

Что делать, если документ изменения не проводится?

Чаще всего причины: не заполнены обязательные реквизиты позиции, дата документа попадает в закрытый период или у пользователя недостаточно прав. Текст ошибки при проведении обычно указывает конкретную причину — начните проверку с неё, а не с пересоздания документа.