Как внести заработок с предыдущего места работы в 1С:Бухгалтерию для расчёта больничного

Когда сотрудник устраивается на новое место работы и вскоре уходит на больничный, у бухгалтера часто нет данных о его заработке за два предшествующих календарных года. Без этих сведений пособие пришлось бы считать исходя из МРОТ, что обычно невыгодно работнику. Чтобы расчёт был корректным, сотрудник приносит справку о сумме заработка с предыдущего места работы (форма по приказу Минтруда № 182н), и эти данные нужно внести в программу.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого предусмотрен специальный документ — «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Он находится в разделе зарплаты и кадров и напрямую влияет на расчёт среднего заработка при начислении больничного листа. Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки данных до проверки результата в расчёте пособия.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0». В 1С:ЗУП механизм аналогичен, отличается только расположение документа в меню. Если ваша база сильно доработана, названия команд могут отличаться, но логика сохраняется.

Когда требуется вводить справку о заработке

Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если сотрудник в этот период работал у других работодателей, сведений о его доходах в вашей базе нет, и программа по умолчанию посчитает пособие только из того, что начислено у вас, либо из МРОТ.

Справка о заработке нужна в трёх типовых ситуациях: сотрудник принят в текущем или прошлом году и до этого работал в другой организации; сотрудник совмещал работу у нескольких работодателей; сотрудник принёс справку позже, уже после расчёта больничного, и требуется перерасчёт. Во всех случаях механизм ввода один и тот же.

Какие данные подготовить перед вводом

Прежде чем открывать программу, возьмите бумажную справку и проверьте её комплектность. Для ввода потребуются: наименование и реквизиты прежнего работодателя (ИНН, КПП), периоды работы и суммы заработка по каждому календарному году отдельно. Суммы в справке разбиты по годам — в программе их тоже нужно вводить построчно, а не общей суммой.

Обратите внимание на строки про исключаемые периоды: дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком. Эти сведения не влияют на обычный больничный по болезни, но критичны для пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком — там из расчётного периода вычитаются исключаемые дни. Если сотрудница позже пойдёт в декрет, справка уже будет в базе с полными данными.

Проверьте, что справка оформлена корректно: подписи руководителя и главного бухгалтера прежнего работодателя (либо электронный документ с подписью), печать при её наличии. Справка с ошибками в реквизитах или без подписей может стать основанием для отказа фонда в зачёте расходов.

Пошаговый ввод справки в 1С:Бухгалтерию

Откройте раздел «Зарплата и кадры» и перейдите в журнал «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Если журнала нет на видном месте, найдите документ через «Все функции» или через поиск в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Классификаторы» — в разных релизах расположение слегка меняется.

Нажмите «Создать» и заполните шапку документа: выберите организацию и сотрудника, укажите дату и номер входящей справки. Затем введите данные страхователя — прежнего работодателя: наименование, ИНН, КПП. Эти поля важны для отчётности в СФР, поэтому переносите их из справки без сокращений.

В табличной части добавьте строки по каждому календарному году, указанному в справке. Для каждого года введите сумму заработка. Если в справке заполнены сведения об исключаемых периодах, перейдите на соответствующую вкладку и внесите периоды нетрудоспособности и отпусков с указанием количества дней.

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Документ не формирует бухгалтерских проводок — он сохраняет данные в регистрах, которые используются при расчёте пособий. Поэтому не ищите его влияние в оборотно-сальдовой ведомости.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)»
2. 2
   Создайте документ, выберите организацию и сотрудника, укажите реквизиты справки
3. 3
   Заполните данные прежнего страхователя: наименование, ИНН, КПП
4. 4
   Введите суммы заработка отдельной строкой по каждому календарному году
5. 5
   При наличии — внесите исключаемые периоды (больничные, декрет) с количеством дней
6. 6
   Проведите документ и проверьте расчёт в больничном листе

Альтернативный способ: ввод прямо из больничного листа

Если больничный уже создан, а справка появилась позже, не обязательно искать отдельный журнал. Откройте документ «Больничный лист» сотрудника, перейдите к расчёту среднего заработка (кнопка «Изменить» рядом с полем среднего заработка или соответствующая ссылка в форме) — там есть возможность добавить справку с предыдущего места работы прямо из формы расчёта.

В форме расчёта среднего заработка нажмите «Добавить справку с пред. места работы» и введите год и сумму. Программа создаст тот же самый документ справки автоматически и сразу пересчитает средний заработок. Это удобно, когда бухгалтер работает именно с больничным и не хочет переключаться между разделами.

Сравнение вариантов ввода

Отдельный документ справки

Подходит при приёме сотрудника на работу, когда больничного ещё нет. Данные будут готовы заранее и подтянутся в любой будущий расчёт.

Ввод из формы больничного

Удобен, когда пособие уже рассчитывается. Справка создаётся автоматически, средний заработок пересчитывается сразу, виден результат до проведения.

Запрос данных в СФР

Применяется, когда справку получить невозможно. Требует заявления сотрудника и времени на ответ фонда, пособие пересчитывается после получения сведений.

Как проверить, что данные учлись в расчёте

Создайте или откройте больничный лист сотрудника и посмотрите расчёт среднего заработка. В таблице расчётного периода должны появиться суммы из справки напротив соответствующих лет — они обычно выделяются как данные от других страхователей. Если строки пустые, справка либо не проведена, либо заведена на другого сотрудника или другую организацию.

Проверьте итоговый среднедневной заработок: он должен вырасти по сравнению с расчётом без справки, если у сотрудника был заработок у прежнего работодателя. Помните об ограничении: заработок за каждый год принимается в пределах предельной базы для начисления взносов на соответствующий год. Если сумма в справке превышает лимит, программа возьмёт в расчёт только предельную величину — это норма, а не ошибка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы в расчёте среднего заработка

Норма

По годам расчётного периода видны суммы из справки

Тревожный признак

Строки пустые или суммы отличаются от справки

Среднедневной заработок

Норма

Увеличился после ввода справки (при наличии заработка)

Тревожный признак

Не изменился — справка не подтянулась

Дата и сотрудник в справке

Норма

Совпадают с больничным листом и карточкой сотрудника

Тревожный признак

Справка заведена на дубликат сотрудника или другую организацию

Перерасчёт уже начисленного больничного

Частая ситуация: пособие уже рассчитано по МРОТ, а через месяц сотрудник приносит справку. В этом случае сначала введите справку стандартным способом и проведите её. Затем откройте ранее созданный больничный лист и исправьте его: в типовой конфигурации для документов прошлых периодов предусмотрена команда «Исправить», которая создаёт документ-исправление с перерасчётом.

Доначисленная сумма попадёт в текущий период и отразится в отчётности за тот квартал, в котором выполнен перерасчёт. Уведомление о перерасчёте и доплату сотруднику нужно оформить в общем порядке. Не редактируйте «вживую» проведённый документ закрытого периода без механизма исправления — это приведёт к расхождениям в отчётности.

Типичные ошибки при вводе справки

Самая распространённая ошибка — ввод суммарного заработка одной строкой вместо разбивки по годам. Программа в этом случае отнесёт всю сумму на один год, и средний заработок посчитается неверно. Вторая частая проблема — дубликат сотрудника: если при приёме на работу завели нового физлица вместо выбора существующего, справка и больничный окажутся привязаны к разным карточкам, и данные не подтянутся.

Ещё одна ошибка — игнорирование исключаемых периодов при вводе справки для сотрудницы, которая позже уходит в отпуск по беременности и родам. Без этих данных пособие будет занижено, потому что дни декрета и больничных не вычтутся из расчётного периода. Вводите справку полностью, даже если сейчас считается обычный больничный.

Ограничения и нюансы расчёта

Учитывайте, что заработок с предыдущего места работы принимается только в пределах предельной величины базы по взносам за соответствующий год — программа делает это автоматически, но бухгалтеру полезно понимать, почему введённая сумма в расчёте уменьшилась. Также помните про правило минимума: если средний заработок с учётом справки всё равно ниже расчёта из МРОТ, пособие считается из МРОТ.

Если сотрудник в расчётном периоде работал у нескольких работодателей, справок может быть несколько — вводите каждую отдельным документом. Программа суммирует заработок по всем справкам в пределах лимита. Для совместителей действуют особые правила выбора места выплаты пособия, их стоит проверить отдельно перед расчётом.

Ответы на частые вопросы

Можно ли ввести справку после того, как больничный уже рассчитан и выплачен?

Да. Введите справку стандартным документом, затем исправьте больничный лист через команду «Исправить». Программа пересчитает пособие, доначислит разницу текущим периодом и корректно отразит её в отчётности.

Почему сумма из справки в расчёте оказалась меньше, чем в документе?

Программа ограничивает заработок предельной величиной базы для начисления страховых взносов за соответствующий год. Если сумма в справке превышает лимит, в расчёт берётся только предельная величина — это требование законодательства, а не сбой.

Что делать, если прежний работодатель ликвидирован и справку получить нельзя?

Сотрудник пишет заявление о запросе сведений в СФР. Пособие сначала рассчитывается из имеющихся данных (возможно, из МРОТ), а после получения ответа фонда выполняется перерасчёт с доплатой.

Нужно ли вводить исключаемые периоды для обычного больничного по болезни?

Для пособия по временной нетрудоспособности исключаемые дни не применяются. Но внести их стоит сразу: если сотрудница позже уйдёт в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком, данные уже будут в базе, и пособие рассчитается правильно.

Данные из справки не подтягиваются в больничный. Где искать причину?

Проверьте три вещи: справка проведена, а не просто записана; сотрудник в справке и больничном — одно и то же физлицо без дубликатов; организация в обоих документах совпадает. Чаще всего проблема именно в дубликате карточки сотрудника.

Сотрудник принёс справки от двух прежних работодателей. Как их ввести?

Каждую справку вводите отдельным документом со своими реквизитами страхователя. Программа суммирует заработок по всем справкам в пределах предельной базы за каждый год расчётного периода.