Другое · 12 мин
Как внести в 1С сведения о стаже сотрудника
Как внести сведения о стаже сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерию: начальный стаж, стаж для больничных, стаж для СЗВ-СТАЖ и ЕФС-1, проверка и типичные ошибки.
Сведения о стаже в программах 1С нужны в трёх практических ситуациях: для расчёта процента оплаты больничного листа, для формирования отчётности в Социальный фонд России (ЕФС-1, ранее СЗВ-СТАЖ) и для кадрового учёта — например, при расчёте выслуги лет или надбавок за стаж. От того, где и как внесены эти данные, зависит корректность начислений и отчётности.
Порядок ввода различается в зависимости от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) предусмотрен полноценный механизм учёта стажей, а в 1С:Бухгалтерии данные о стаже вводятся в упрощённом виде — в основном для расчёта пособий. Ниже разобраны оба варианта, а также типовые ошибки и способы проверки результата.
Перед началом работы подготовьте трудовую книжку сотрудника или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), справки о стаже с предыдущих мест работы и, если есть, выписки из СФР. Именно эти документы являются основанием для ввода данных — вносить стаж «с чужих слов» нельзя.
Какие виды стажа учитываются в 1С
Прежде чем вносить данные, важно понимать, что в программе существует несколько видов стажа, и они хранятся отдельно. Путаница между ними — самая частая причина ошибок в расчётах и отчётности.
Страховой стаж для больничных — определяет процент оплаты пособия по временной нетрудоспособности (60%, 80% или 100%). В него включаются периоды работы по трудовому договору, государственная служба и иные периоды, предусмотренные законодательством.
Стаж для СЗВ-СТАЖ / ЕФС-1 — пенсионный стаж, который ежегодно передаётся в СФР. В 1С:ЗУП он формируется автоматически на основании кадровых документов (приёмы, переводы, увольнения, отпуска), а за периоды до приёма в вашу организацию не требуется — их подаёт предыдущий работодатель.
Непрерывный стаж, стаж на надбавку за выслугу, северный стаж — используются для внутренних расчётов: надбавок, дополнительных отпусков, районных льгот. Эти виды стажа настраиваются в учётной политике и вводятся индивидуально.
Ввод стажа в 1С:ЗУП через карточку сотрудника
Основное место ввода сведений о стаже в 1С:ЗУП — карточка сотрудника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите нужного работника и в шапке карточки найдите ссылку «Трудовая деятельность» (в некоторых релизах — «Труд»). По этой ссылке открывается форма со всеми видами стажей и трудовой деятельностью.
В форме «Трудовая деятельность» доступны закладки: «Стажи», «Мероприятия трудовой деятельности» (электронные трудовые книжки) и сведения о предыдущих местах работы. Для ввода начального стажа нажмите «Добавить» в табличной части «Стажи» и заполните строку.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного работника
- 2Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» в шапке карточки
- 3На закладке «Стажи» нажмите «Добавить»
- 4Выберите вид стажа: «Страховой стаж для оплаты больничных» или другой нужный
- 5Установите дату отсчёта — обычно дата приёма на работу в вашу организацию
- 6Введите накопленные годы, месяцы и дни стажа на эту дату по трудовой книжке
- 7Запишите форму и проверьте, что стаж отображается в карточке
Дата отсчёта принципиально важна. Если сотрудник принят 01.03.2026 и на этот момент его стаж по трудовой книжке составляет 5 лет 2 месяца 10 дней, то именно эту дату и эти значения вы вносите. Дальше программа сама прибавит время работы в вашей организации, и при расчёте больничного, например, через год учтётся уже 6 лет 2 месяца и так далее.
Ввод страхового стажа для больничных листов
Страховой стаж для пособий — самый востребованный вид стажа, потому что напрямую влияет на деньги. В 1С:ЗУП он вводится в той же форме «Трудовая деятельность», вид стажа называется «Страховой стаж для оплаты больничных листов» (в ранних релизах — «Страховой стаж для оплаты больничных листов с учётом нестраховых периодов»).
Отдельно существует вид стажа с учётом нестраховых периодов — служба в армии, правоохранительных органах и т.п. Эти периоды включаются в стаж для пособия, но финансируются иначе. Если у сотрудника есть такие периоды, заведите обе строки: обычный страховой стаж и стаж с учётом нестраховых периодов.
В 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) путь другой: откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», выберите сотрудника и перейдите по ссылке «Страховой стаж» (или поле «Стаж» в карточке). Укажите количество лет, месяцев и дней на дату начала работы в организации. Программа будет автоматически досчитывать стаж при расчёте каждого больничного на дату начала нетрудоспособности.
Стаж для отчётности в СФР: ЕФС-1 и СЗВ-СТАЖ
Для пенсионной отчётности вручную вводить стаж, как правило, не требуется. В 1С:ЗУП сведения о периодах работы формируются автоматически из кадровых документов: приём на работу, переводы, отпуска без сохранения оплаты, отпуска по уходу за ребёнком, увольнение. При формировании ЕФС-1 (раздел «Сведения о стаже») программа собирает эти периоды и проставляет необходимые коды условий труда и исчисляемого стажа.
Ручная корректировка нужна в особых случаях: например, сотрудник работал на вредных должностях и имеет право на досрочную пенсию — тогда в штатном расписании или в документе приёма указываются особые условия труда и коды специального стажа. Также вручную заполняются периоды, не отражённые кадровыми документами, — простои по вине работодателя, периоды отстранения и т.п.
Проверить, какие периоды попадут в отчёт, можно до его формирования: откройте отчёт «Стажи для отчётности» или сформируйте ЕФС-1 в черновом режиме и сверьте периоды с кадровыми документами. Расхождения обычно означают, что какой-то кадровый документ не проведён или отменён.
Настройка стажа для надбавок и выслуги
Если в организации выплачиваются надбавки за выслугу лет или процентные надбавки за стаж, недостаточно ввести данные сотруднику — нужно настроить сам механизм. В 1С:ЗУП это делается в несколько этапов.
Сначала в настройках расчёта зарплаты («Настройка» → «Расчёт зарплаты») включите использование зависимости начислений от стажа. Затем в видах начислений создайте или отредактируйте надбавку: на закладке расчёта укажите шкалу зависимости процента от стажа — например, от 1 до 3 лет — 5%, от 3 до 5 лет — 10%, свыше 5 лет — 15%. Точные проценты определяются вашим локальным нормативным актом, программа их не задаёт.
После этого каждому сотруднику в форме «Трудовая деятельность» вводится соответствующий вид стажа (например, «Стаж на надбавку за выслугу лет») с датой отсчёта. При расчёте зарплаты программа автоматически определит текущий стаж и применит нужный процент из шкалы.
Где вводить стаж: сравнение конфигураций
Полный механизм: несколько видов стажей, автоматический подсчёт, шкалы надбавок, отчётность ЕФС-1. Подходит для штатного кадрового учёта.
Упрощённый ввод: страховой стаж для больничных в карточке сотрудника. Подходит для небольших организаций без сложных надбавок.
Механика близка к ЗУП, но названия разделов отличаются — ориентируйтесь на справку конфигурации.
Проверка правильности введённых данных
После ввода стажа обязательно проверьте результат, особенно если данные влияют на пособия. Самый быстрый способ — создать тестовый больничный лист (не проводя его в учёте либо в копии базы) и посмотреть, какой процент оплаты подставила программа. Процент должен соответствовать ожидаемому стажу на дату начала нетрудоспособности.
В 1С:ЗУП также доступен отчёт «Остатки отпусков и стажи» и печатная форма личной карточки Т-2, где отображаются введённые сведения. Сверьте их с трудовой книжкой: годы, месяцы и дни должны совпадать с расчётом по документам.
Дополнительная проверка — расчёт стажа вручную. Сложите все периоды по трудовой книжке (каждые 30 дней считаются месяцем, каждые 12 месяцев — годом), прибавьте период работы у вас и сравните с тем, что показывает программа. Расхождение в несколько дней допустимо из-за методики подсчёта, расхождение в месяцы — признак ошибки ввода.
Как проверить результат
Соответствует стажу на дату начала болезни (60/80/100%)
Процент занижен или стаж равен нулю — не введён начальный стаж
Совпадает с датой приёма или датой, на которую рассчитан стаж по документам
Дата позже приёма — стаж за прошлые периоды будет занижен
Все периоды работы присутствуют, коды условий проставлены
Пропуски периодов — есть непроведённые кадровые документы
Типичные ошибки и как их избежать
Первая и самая распространённая ошибка — ввод стажа без даты отсчёта или с неверной датой. Программа считает стаж от указанной даты, поэтому ошибка даже в один месяц искажает все последующие расчёты. Всегда фиксируйте, на какую дату рассчитан стаж по документам.
Вторая ошибка — дублирование. Если кадровик ввёл начальный стаж, а затем ещё раз внёс те же периоды как «предыдущие места работы» с автоматическим подсчётом, стаж задвоится, и больничный будет оплачен по завышенному проценту. Такие переплаты пособий СФР не зачтёт, и разницу придётся возвращать.
Третья группа ошибок связана с отчётностью: кадровые документы введены «задним числом» после сдачи ЕФС-1, отпуска без сохранения оплаты не оформлены документально, из-за чего периоды в отчёте расходятся с реальностью. Правило простое: сначала документы, потом отчёт, и никогда наоборот.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?
Запросите у сотрудника сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) — их можно получить через Госуслуги или в СФР. Если и этих данных нет, сотрудник вправе подать заявление в СФР о запросе сведений о стаже по данным персонифицированного учёта. До получения документов больничный рассчитывается исходя из имеющегося (возможно, нулевого) стажа с последующим перерасчётом.
Нужно ли вводить в 1С стаж за периоды работы у предыдущих работодателей для ЕФС-1?
Нет. В отчётность по стажу вы включаете только периоды работы сотрудника в вашей организации. Периоды у других работодателей отчитываются те работодатели. Вам достаточно ввести начальный страховой стаж для расчёта пособий.
Почему программа ставит 60% оплаты больничного, хотя стаж большой?
Чаще всего не введён начальный страховой стаж в карточке сотрудника, и программа видит только период работы у вас. Проверьте форму «Трудовая деятельность»: строка с видом «Страховой стаж для оплаты больничных» должна существовать и иметь правильную дату отсчёта. Также проверьте, что больничный не является пособием по уходу за больным ребёнком при амбулаторном лечении — там действуют иные правила оплаты дней.
Как учесть военную службу в стаже для больничного?
Периоды военной службы включаются в страховой стаж. В 1С:ЗУП для этого предназначен отдельный вид стажа «Страховой стаж с учётом нестраховых периодов» — введите его дополнительно к обычному страховому стажу, указав период службы по военному билету или справке.
Можно ли загрузить сведения о стаже массово для всех сотрудников?
Штатного механизма массовой загрузки начального стажа в типовых конфигурациях нет — данные вводятся по каждому сотруднику вручную. При большом штате (например, при переходе с другой программы) задачу решают обработкой загрузки данных, которую разрабатывает или настраивает специалист по 1С.
Что делать, если стаж введён ошибочно, а больничный уже оплачен?
Исправьте сведения о стаже в карточке сотрудника, затем пересчитайте больничный документ. Если пособие было занижено — начислите доплату. Если завышено — удержать переплату с сотрудника можно только в строго ограниченных законом случаях (например, при недостоверности представленных им документов), поэтому действуйте аккуратно и при необходимости подайте уточнённые сведения в СФР.
Что важно запомнить
Начальный стаж вводится один раз в карточке сотрудника с точной датой отсчёта — дальше программа считает его автоматически. Для больничных используется страховой стаж, для ЕФС-1 периоды формируются из кадровых документов. После ввода всегда проверяйте результат тестовым расчётом, а документы прошлых периодов не редактируйте после сдачи отчётности.