Как внести совмещение в 1С: пошаговая инструкция

Совмещение должностей — ситуация, когда сотрудник в течение основного рабочего дня выполняет дополнительную работу по другой или той же должности за отдельную доплату. В программах 1С эта операция оформляется по-разному в зависимости от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть штатный механизм, а в 1С:Бухгалтерии придётся действовать через ручные начисления. Ошибки при оформлении приводят к неверному расчёту зарплаты, искажению среднего заработка и проблемам при проверках.

Ключевой момент, который нужно понять до начала работы: совмещение — это не совместительство. При совмещении не создаётся новый элемент справочника сотрудников и не заключается отдельный трудовой договор — оформляется только дополнительное соглашение и приказ, а в программе вводится доплата на период совмещения. Если вы заведёте нового сотрудника, получите двойную карточку, лишние записи в отчётах и ошибки в персонифицированной отчётности.

Ниже разобран порядок действий для 1С:ЗУП 8.3 как наиболее распространённого инструмента расчёта зарплаты, а также отдельно — вариант для 1С:Бухгалтерии и способы проверки результата.

Подготовка: что проверить перед внесением совмещения

Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что кадровые документы оформлены правильно: с сотрудником подписано дополнительное соглашение к трудовому договору и издан приказ о совмещении с указанием должности, периода и размера доплаты. Программа не проверяет юридическую корректность — она лишь отражает то, что вы введёте, поэтому ошибка в приказе автоматически перекочует в расчёт.

Определите, как задана доплата: в процентах от оклада по совмещаемой должности, в процентах от оклада самого сотрудника или фиксированной суммой. От этого зависит выбор вида расчёта. Также уточните точные даты начала и окончания совмещения — если дата окончания неизвестна, доплату придётся прекращать отдельным документом.

Проверьте, что в базе существует должность, которую совмещает сотрудник, и что по ней корректно заполнен штат (если ведётся штатное расписание). При отсутствии позиции в штатном расписании документ может не провестись или провестись с предупреждением.

Включение функциональности совмещения в настройках

В свежих релизах 1С:ЗУП документ «Совмещение должностей» по умолчанию может быть скрыт. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и доплаты» (в некоторых версиях: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний») и на вкладке с доплатами включите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». После этого в журнале «Кадры» или «Все кадровые документы» появится соответствующий документ.

Одновременно проверьте, что в настройках включён учёт по штатному расписанию, если вы его ведёте: механизм совмещения тесно связан с позициями штатного расписания, и при отключённом учёте часть полей будет недоступна. Если штатное расписание не ведётся, совмещение всё равно можно оформить, но выбор должности будет свободным, без контроля ставок.

Оформление совмещения документом

Создайте документ «Совмещение должностей» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать»). Заполните поля последовательно: организация, сотрудник, дата начала совмещения и дата окончания (если известна), совмещаемая должность. В табличной части или в поле доплаты укажите размер: процент или сумму.

Если в вашей версии программы отдельного документа нет, используйте «Кадровый перевод»: в документе на вкладке с доплатами добавьте начисление «Доплата за совмещение должностей» и задайте период её действия. Результат будет тем же — у сотрудника появится плановая доплата на указанный срок.

После проведения документа программа сформирует плановое начисление. Его можно увидеть в карточке сотрудника на вкладке «Начисления и удержания» — там должна появиться строка с доплатой и периодом действия. Если строки нет, документ не проведён или начисление не было добавлено.

1. 1
   Включите флажок совмещения в настройках состава начислений и удержаний
2. 2
   Создайте документ «Совмещение должностей» и выберите сотрудника
3. 3
   Укажите совмещаемую должность и период совмещения
4. 4
   Задайте размер доплаты: процент или фиксированную сумму
5. 5
   Проведите документ и проверьте начисление в карточке сотрудника
6. 6
   Рассчитайте зарплату за месяц и убедитесь, что доплата вошла в расчёт

Настройка вида расчёта доплаты

За расчёт доплаты отвечает вид начисления. Стандартный «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей» обычно настроен как процент от базы, но формулу стоит проверить: откройте раздел «Настройка» → «Начисления», найдите нужный вид расчёта и посмотрите формулу на вкладке «Основное». Типовой вариант — процент от тарифной ставки (оклада) совмещаемой должности пропорционально отработанному времени.

Обратите внимание на вкладку «Расчёт базы»: там перечислены начисления, от которых считается процент. Если доплата должна считаться от оклада совмещаемой должности, а в базе указан оклад основной должности сотрудника, сумма будет неверной. В таком случае скопируйте типовое начисление и скорректируйте формулу или базу под ваш приказ.

Для доплаты фиксированной суммой проще использовать начисление с формулой «фиксированной суммой» — тогда размер не зависит от окладов и не пересчитывается при их индексации. Проверьте также вкладку «Налоги, взносы, учёт»: доплата за совмещение облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, и в типовой конфигурации это уже настроено.

Совмещение в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного кадрового механизма совмещения. Доплата вводится вручную: создайте новое начисление (раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления») с названием «Доплата за совмещение» и способом расчёта «вручную» или процентом. Затем в документе «Начисление зарплаты» добавьте сотруднику строку с этим начислением и суммой.

Если доплата постоянная на несколько месяцев, назначьте её как плановую через документ «Кадровый перевод» (в версиях, где он доступен в Бухгалтерии) или вносите её ежемесячно в «Начисление зарплаты». Учтите ограничение: автоматического прекращения доплаты по дате окончания в Бухгалтерии нет — следить за сроком и убирать строку придётся самостоятельно.

Проверка результата и расчёт зарплаты

После оформления документов рассчитайте зарплату за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов». В строке сотрудника должна появиться доплата за совмещение. Проверьте сумму вручную: при процентной доплате она должна равняться окладу базы, умноженному на процент и на долю отработанного времени, если сотрудник работал неполный месяц.

Сформируйте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») и убедитесь, что доплата выделена отдельной строкой с понятным наименованием — это важно, потому что работодатель обязан информировать сотрудника о составе начислений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисление в карточке сотрудника

Норма

Есть строка доплаты с периодом действия

Тревожный признак

Строки нет или период пустой — документ не проведён

Расчётный листок за месяц

Норма

Доплата отдельной строкой, сумма сходится с приказом

Тревожный признак

Доплаты нет или сумма не соответствует проценту от базы

Количество карточек сотрудника

Норма

Одна карточка, одно основное место работы

Тревожный признак

Создан второй сотрудник — оформлено как совместительство

Средний заработок при отпуске

Норма

Доплата входит в базу среднего заработка

Тревожный признак

Доплата не учитывается — проверьте настройку вида расчёта

Завершение совмещения и типичные ошибки

Если в документе была указана дата окончания, доплата прекратится автоматически. Если совмещение завершается досрочно или дата не была задана, оформите документ «Прекращение совмещения» (или «Кадровый перевод» со снятием начисления). Без этого программа продолжит начислять доплату, и переплату придётся удерживать или сторнировать.

Самые частые ошибки при внесении совмещения: создание нового сотрудника вместо доплаты, неверная расчётная база у процента, отсутствие даты окончания при временном исполнении обязанностей и ручное добавление суммы в «Начисление зарплаты» вместо планового документа — из-за этого доплата теряется в следующем месяце.

Частые вопросы

Чем совмещение отличается от совместительства в 1С?

Совмещение — выполнение дополнительной работы в основное рабочее время; оформляется доплатой к основному месту без создания нового сотрудника. Совместительство — отдельный трудовой договор на работу в свободное от основной работы время; в 1С заводится новый элемент справочника сотрудников с видом занятости «Внутреннее совместительство» и отдельным табелем.

Как оформить совмещение, если сотрудник замещает отсутствующего коллегу?

Используйте тот же документ «Совмещение должностей» либо «Временное исполнение обязанностей» (если доступен в вашем релизе). Укажите должность отсутствующего сотрудника и период его отсутствия. Размер доплаты обычно привязывают к окладу замещаемой должности или к разнице окладов — как зафиксировано в приказе.

Почему доплата за совмещение не попала в расчёт зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли кадровый документ, попадает ли месяц расчёта в период действия начисления и не отменено ли начисление более поздним документом. Также убедитесь, что сотруднику заполнено рабочее время — при нулевом табеле пропорциональная доплата равна нулю.

Облагается ли доплата за совмещение НДФЛ и взносами?

Да, доплата за совмещение — часть заработной платы, она облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В типовой конфигурации эти настройки уже заданы в виде расчёта, менять их не требуется.

Можно ли оформить совмещение задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но тогда программа предложит пересчитать зарплату за прошлые месяцы документом «Доначисление, перерасчёт». Делайте это осторожно: пересчёт влияет на НДФЛ, взносы и отчётность, поэтому перед операцией создайте резервную копию базы и сверьте итоговые суммы.