Как внести график отпусков в 1С

График отпусков — обязательный кадровый документ, который работодатель утверждает не позднее чем за две недели до начала календарного года. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) для этого предусмотрен специальный документ «График отпусков», который позволяет запланировать отпуска всех сотрудников, вывести унифицированную форму Т-7 и контролировать фактическое использование дней отдыха.

Документ учитывает накопленные остатки отпусков по каждому сотруднику, показывает задолженность прошлых лет и помогает кадровику не пропустить сотрудников, у которых накопилось слишком много неиспользованных дней. Данные графика автоматически связываются с документами «Отпуск», поэтому фактические отпуска сопоставляются с запланированными.

Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки программы до печати утверждённой формы и контроля исполнения графика в течение года. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП редакции 3.1, но общая логика применима и к другим конфигурациям на платформе 1С:Предприятие 8.

Что проверить перед созданием графика

Прежде чем вносить график, убедитесь, что кадровые данные в программе актуальны. Все сотрудники должны быть приняты на работу документом «Приём на работу», уволенные — корректно уволены, а по каждому сотруднику в системе должны быть рассчитаны остатки отпусков. Если остатки не заведены, программа не сможет показать задолженность прошлых лет, и график будет неполным.

Проверьте также настройку видов отпусков: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Отпуска» или справочник «Виды отпусков». Стандартный ежегодный основной отпуск (28 календарных дней) присутствует по умолчанию, а дополнительные отпуска — за вредность, ненормированный день, северные надбавки — нужно добавить и привязать к должностям или сотрудникам.

Где находится документ «График отпусков»

В типовой 1С:ЗУП 3.1 документ расположен в разделе «Кадры» → «Графики отпусков» (в некоторых настройках интерфейса — «Настройка» → «Графики отпусков» или «Отчёты, справки» → «График отпусков»). Если пункта нет в меню, откройте его через «Все функции» (команда доступна при включённом режиме технического специалиста) либо попросите администратора добавить документ в панель навигации раздела.

В журнале «Графики отпусков» нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, где указываются организация и планируемый год. Один документ создаётся на один календарный год по одной организации.

Как заполнить график по сотрудникам

После указания организации и года нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт всех работающих сотрудников. Альтернатива — кнопка «Добавить» для ручного ввода или «Подбор» для выбора конкретных людей из списка. Автоматическое заполнение предпочтительнее: оно исключает пропуск сотрудников.

Для каждого сотрудника в табличной части укажите дату начала отпуска и количество календарных дней. Программа автоматически рассчитает дату окончания с учётом производственного календаря. Если сотрудник делит отпуск на части, добавьте несколько строк — по одной на каждую часть. Помните: по Трудовому кодексу хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.

В таблице видны колонки с остатком отпуска на начало года и задолженностью прошлых лет. Ориентируйтесь на них: сотрудникам с большой задолженностью запланируйте отпуска в первую очередь, чтобы не накапливать обязательства и не нарушать трудовое законодательство.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Графики отпусков» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию и планируемый год
3. 3
   Нажмите «Заполнить» для автоматического подбора сотрудников
4. 4
   Проставьте даты начала и количество дней по каждому сотруднику, разбив отпуск на части при необходимости
5. 5
   Проверьте колонки остатков и задолженности прошлых лет
6. 6
   Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть»
7. 7
   Распечатайте форму Т-7 и передайте на утверждение руководителю

Печать и утверждение формы Т-7

После проведения документа доступна печатная форма: кнопка «Печать» → «График отпусков (Т-7)». Программа сформирует унифицированную форму с графами для дат планируемого и фактического отпуска, а также полями для переноса отпуска. Проверьте, что в шапке корректно указаны наименование организации и номер документа.

График утверждается руководителем организации с учётом мнения профсоюза (при его наличии). Распечатанную форму подписывают руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений. С сотрудниками график знакомят под подпись — в 1С можно вывести лист ознакомления или использовать отдельный лист к печатной форме.

Как изменить утверждённый график в течение года

Если отпуск переносится по заявлению сотрудника или производственной необходимости, не редактируйте исходный документ задним числом — это исказит утверждённую версию. В 1С:ЗУП предусмотрен механизм исправлений: в журнале графиков создайте новый документ «График отпусков» с видом «Изменение графика» (в ряде релизов — отдельная команда «Изменить» в карточке документа). В нём укажите новые даты и основание переноса.

Фактический отпуск оформляется документом «Отпуск» (раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» или раздел «Зарплата»). При его проведении программа автоматически отмечает в графике фактические даты и рассчитывает отклонение от плана. Это позволяет в любой момент увидеть, кто уже отгулял отпуск, а кто ещё нет.

Контроль исполнения и отчёты

Для контроля используйте отчёты раздела «Кадры» → «Отчёты по кадрам»: «Остатки отпусков» и «Отпуска, запланированные по графику». Они показывают, сколько дней положено сотруднику, сколько использовано и сколько запланировано. Расхождение между планом и фактом видно в самом документе графика — фактические даты подсвечиваются отдельно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ проведён

Норма

В журнале у документа нет серой пометки, статус «Проведён»

Тревожный признак

Документ сохранён, но не проведён — печатная форма и контроль работают некорректно

Форма Т-7

Норма

Все сотрудники присутствуют, даты и дни заполнены

Тревожный признак

Пустые строки, отсутствуют принятые сотрудники

Остатки отпусков

Норма

Колонки остатка и задолженности заполнены числами

Тревожный признак

Нулевые остатки у сотрудников со стажем — не введены начальные данные

Типичные ошибки при внесении графика

Отдельная ошибка — попытка вести график только в Excel параллельно с 1С. Двойной учёт неизбежно приводит к расхождениям: в программе отпуск оформлен, а в таблице нет. Ведите график в одном месте — в 1С, а Excel используйте только как выгрузку для информирования сотрудников.

Особенности для отдельных ситуаций

Сотрудники, принятые в течение года

Новым сотрудникам право на отпуск возникает, как правило, после шести месяцев работы. В график их включают документом-изменением, планируя отпуск на вторую половину года, либо отпуск предоставляется по соглашению сторон раньше — тогда его просто оформляют документом «Отпуск» и отражают в изменении графика.

Отпуска с последующим увольнением

Такой отпуск оформляется документом «Увольнение» с признаком предоставления отпуска. В графике он отразится как фактический после проведения увольнения. Заранее планировать его в графике на следующий год не нужно — уволенный сотрудник в плановый график не включается.

Несколько организаций в одной базе

График создаётся отдельно по каждой организации. Если сотрудник работает по совместительству в двух компаниях группы, его отпуск планируется в графике каждой организации, и по ТК РФ отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы.

Удобно согласовать предварительные даты с руководителями подразделений до внесения графика в 1С: соберите пожелания в произвольной форме, а в программу вносите уже согласованные даты. Это избавит от многократных изменений документа после утверждения.

Частые вопросы

Можно ли внести график отпусков в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного документа «График отпусков» с формой Т-7 нет — там ведутся только сами отпуска для расчёта. Для кадрового учёта графика используют 1С:ЗУП или внешнюю печатную форму. Если сотрудников мало, график часто ведут в Excel, а в бухгалтерской программе отражают лишь фактические отпуска.

Что делать, если при заполнении не появляется часть сотрудников?

Проверьте, оформлены ли они документом «Приём на работу» именно в той организации, по которой создаётся график, и не уволены ли они. Также убедитесь, что дата приёма не позже конца планируемого года. Сотрудников по договорам ГПХ программа в график не включает — это правильно, отпуск им не положен.

Как запланировать отпуск сотруднику, у которого отрицательный остаток дней?

Отрицательный остаток означает, что сотрудник использовал отпуск авансом. Запланировать новый отпуск в графике можно, но фактически дни будут предоставляться за будущий рабочий период. Кадровику стоит учесть это при планировании дат — обычно такой отпуск ставят ближе к концу года.

Нужно ли заново создавать график, если в программе обновился релиз?

Нет, документы прошлых лет сохраняются при обновлении конфигурации. На новый год просто создайте новый документ «График отпусков». Перед обновлением, как и перед любым массовым изменением данных, рекомендуется сделать резервную копию информационной базы.

Как распечатать график только по одному подразделению?

Стандартная форма Т-7 формируется по организации целиком. Для выборки по подразделению используйте отчёт по графику отпусков с отбором по подразделению либо выгрузите печатную форму в табличный документ и удалите лишние строки вручную перед печатью.