Как внести трудовой договор в 1С Бухгалтерия

Трудовой договор как отдельный документ в 1С:Бухгалтерии не хранится — программа отражает его условия через карточку сотрудника и кадровый документ «Приём на работу». Именно эти два объекта определяют, как сотруднику будет начисляться зарплата, считаться НДФЛ и страховые взносы, формироваться отчётность в ИФНС и фонды. Поэтому «внести трудовой договор» на практике означает правильно завести сотрудника и оформить его приём с корректными условиями оплаты труда.

Ошибки на этом этапе дорого обходятся: неверно указанная дата приёма искажает стаж и средние заработки, неправильный вид начисления ломает расчёт взносов, а пропущенный статус налогового резидента приводит к пересчёту НДФЛ за весь период. Ниже — полный порядок действий с проверкой результата и разбором типичных проблем.

Подготовка: какие данные понадобятся перед вводом

Прежде чем открывать программу, соберите полный комплект сведений из бумажного трудового договора и личных документов работника. Неполный ввод приведёт к тому, что карточку придётся дорабатывать в спешке перед сдачей отчётности.

Минимальный перечень данных:

• ФИО полностью, дата рождения, пол;
• паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
• ИНН и СНИЛС — без них не сформировать персонифицированную отчётность;
• адрес регистрации и адрес фактического проживания;
• дата приёма на работу и номер приказа;
• должность и подразделение по штатному расписанию;
• размер оклада или тарифной ставки, условия премирования;
• график работы (пятидневка, сменный, неполное время);
• статус налогового резидента РФ;
• сведения о праве на вычеты по НДФЛ (дети и другие основания);
• реквизиты для перечисления зарплаты (зарплатный проект или карта).

Шаг 1. Создание карточки сотрудника

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В открывшейся форме укажите фамилию, имя и отчество — программа автоматически сформирует элемент справочника «Физические лица», к которому привязываются все персональные данные.

Перейдите по ссылкам в карточке и заполните личные данные: дату рождения, пол, паспорт, ИНН, СНИЛС, адреса. Поле «Гражданство» заполните обязательно — от него зависит ставка НДФЛ и порядок расчёта взносов для иностранных работников. Если сотрудник уже работал в организации ранее, не создавайте новое физлицо: найдите существующее через поиск, иначе получите дубль, который «раздвоит» отчётность.

В поле «Сотрудник» укажите организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам. Проверьте, что выбрана именно та организация, с которой заключён договор, — это влияет на проводки и отчётность.

Шаг 2. Оформление документа «Приём на работу»

Из карточки сотрудника нажмите «Оформить документ» → «Приём на работу» либо создайте документ вручную: «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Приём на работу». Этот документ и есть отражение условий трудового договора в учёте.

Заполните ключевые поля:

• Дата приёма — первый рабочий день по договору, именно с неё начнутся начисления;
• Подразделение и должность — по штатному расписанию;
• Вид занятости — основное место работы или совместительство (внутреннее/внешнее);
• Количество ставок — 1 для полной ставки, 0,5 для полставки и т.д.;
• Начисление — обычно «Оплата по окладу», укажите сумму из договора;
• График работы — выберите из справочника или создайте новый.

1. 1
   Создайте карточку сотрудника и заполните личные данные
2. 2
   Откройте документ «Приём на работу» и укажите дату, должность, подразделение
3. 3
   Задайте вид начисления и размер оклада
4. 4
   Выберите график работы и количество ставок
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
6. 6
   Проверьте расчёт зарплаты за первый месяц работы

После проведения документа кнопкой «Печать» можно вывести унифицированный приказ о приёме (форма Т-1) — удобно сверить внесённые данные с бумажным договором.

Шаг 3. Настройка начислений и условий оплаты

Основное начисление задаётся в самом приёме на работу, но условия договора часто шире: премии, надбавки, районный коэффициент. Дополнительные постоянные начисления оформляются документом «Изменение оплаты труда» или добавляются строкой в табличную часть приёма, если они действуют с первого дня.

Обратите внимание на вид расчёта каждого начисления. У каждого вида есть настройки налогообложения: облагается ли НДФЛ, входит ли в базу взносов, какой код дохода используется. Стандартный оклад настроен корректно «из коробки», а вот самодельные виды начислений (например, «Доплата за интенсивность») нужно проверить вручную: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления».

Шаг 4. Вычеты по НДФЛ и статус сотрудника

Заявления на стандартные вычеты (на детей и другие) вносятся через карточку сотрудника: ссылка «Налог на доходы» → «Вычеты» либо документ «Заявление на вычеты по НДФЛ» в разделе кадровых документов. Укажите вид вычета, период действия и количество детей — программа начнёт применять вычет с указанного месяца автоматически.

Статус налогового резидента проверьте в карточке физлица: по умолчанию стоит «Резидент», и для нерезидентов его нужно сменить вручную, иначе НДФЛ посчитается по ставке 13% вместо положенной. Для иностранцев дополнительно укажите статус пребывания (ВКС, патент и т.д.) — от этого зависит расчёт взносов.

Шаг 5. Проверка результата: первое начисление зарплаты

Главная проверка корректности ввода — расчёт за первый месяц работы. Создайте документ «Начисление зарплаты» («Зарплата и кадры» → «Все начисления»), заполните его автоматически и найдите нового сотрудника в табличной части.

Сверьте сумму: при приёме не с первого числа месяца оклад должен быть рассчитан пропорционально отработанным дням по графику. Проверьте НДФЛ — с учётом вычетов, если они оформлены. Затем сформируйте расчётный листок по сотруднику и сверьте все строки с условиями договора.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма оклада в начислении зарплаты

Норма

Совпадает с договором, при неполном месяце — пропорция по рабочим дням

Тревожный признак

Полный оклад при приёме в середине месяца или неверная сумма

НДФЛ в расчётном листке

Норма

13% от базы за минусом вычетов (для резидента)

Тревожный признак

НДФЛ без вычетов при поданном заявлении или ставка 30% у резидента

Сотрудник в отчётах

Норма

Попадает в списки для СЗВ-СТАЖ, 6-НДФЛ, расчёта по взносам

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или появляется дважды

График работы

Норма

Норма дней в табеле соответствует реальному графику

Тревожный признак

Норма по пятидневке у сменного сотрудника

Особые сценарии: совместители, ГПХ и дистанционные работники

Внутренний совместитель

Для внутреннего совместительства создаётся второй элемент справочника «Сотрудники», привязанный к тому же физлицу, с видом занятости «Внутреннее совместительство» и отдельным приёмом на работу. Начисления по обоим договорам считаются в одном документе, а НДФЛ — суммарно.

Договор ГПХ — это не трудовой договор

Подрядчиков по договорам гражданско-правового характера не принимают на работу кадровым документом. Для них используется документ «Договор подряда» или начисление через «Операции, введённые вручную» — в зависимости от версии конфигурации. Смешивать эти сценарии нельзя: кадровый приём по ГПХ исказит среднесписочную численность и отчётность.

Маршрут решения

Как выбрать способ отражения

Заключён трудовой договор на основное местоКарточка сотрудника + документ «Приём на работу»

Внутреннее совместительство с тем же работникомВторой сотрудник на то же физлицо с видом «Внутреннее совместительство»

Договор подряда или оказания услугБез приёма на работу — документ отражения ГПХ-начислений

Работник принят, а условия оплаты изменилисьДокумент «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», а не новый приём

Ограничения 1С:Бухгалтерии и когда нужна ЗУП

Кадровый блок 1С:Бухгалтерии рассчитан на небольшой штат и типовые схемы оплаты. Он не ведёт полноценный учёт отпусков с остатками, сложные сменные графики, развёрнутое штатное расписание с историей изменений и кадровый электронный документооборот.

Если в организации десятки сотрудников, сменные графики, частые кадровые перемещения или сложная система премирования — разумнее вести кадры и расчёт в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию выгружать сводные проводки. Попытки «натянуть» сложный кадровый учёт на Бухгалтерию заканчиваются ручными правками и ошибками в отчётности.

Перед массовым вводом сотрудников сделайте архивную копию базы и заведите одного «тестового» работника: проведите приём, начислите зарплату, сформируйте расчётный листок. Если всё сошлось — остальных вводите по тому же шаблону. Это быстрее, чем исправлять десяток одинаково ошибочных карточек.

Частые вопросы

Можно ли хранить скан трудового договора в 1С?

Да. В карточке сотрудника есть возможность прикрепить файлы — скан договора, заявлений, копий документов. Файлы хранятся в базе, поэтому при большом количестве сканов следите за её размером и регулярно делайте резервные копии.

Как внести сотрудника, принятого в прошлом периоде, если база новая?

Оформите приём на работу реальной датой из приказа, а остатки по расчётам введите через начальные остатки по зарплате или документом переноса данных — в зависимости от того, как вы мигрируете в новую базу. Не «пересчитывайте» прошлые периоды заново без необходимости.

Что делать, если ошибся в дате приёма после расчёта зарплаты?

Отмените проведение начислений зарплаты за затронутые периоды, исправьте дату в приёме на работу, затем пересчитайте зарплату и страховые взносы. Если отчётность уже сдана, потребуется подать уточнённые формы.

Нужно ли заводить сотрудника, если зарплату платим через ведомость наличными?

Да, независимо от способа выплаты. Карточка сотрудника и приём на работу нужны для начисления, удержания НДФЛ и отчётности. Способ выплаты (касса, банк, зарплатный проект) на порядок кадрового оформления не влияет.

Как оформить работника на неполный рабочий день?

В приёме на работу укажите количество ставок (например, 0,5) и выберите или создайте график с сокращённым рабочим временем. Оклад вводите полный по штатному расписанию — программа сама рассчитает пропорциональную часть, если вид начисления настроен на расчёт по норме графика.

Почему сотрудник не попадает в отчёт СЗВ или 6-НДФЛ?

Чаще всего причины: не заполнен СНИЛС или ИНН, приём оформлен на другую организацию, документ не проведён, либо заведён дубль физлица и данные «ушли» в другую карточку. Проверьте эти четыре пункта до ручных правок отчёта.