Другое · 13 мин
Как внести стаж в 1С 8.3
Как внести стаж в 1С 8.3 ЗУП: где хранятся данные о стаже, как заполнить общий, страховой и северный стаж, как проверить расчёт и исправить ошибки.
Стаж сотрудника в 1С 8.3 (в первую очередь в конфигурации «Зарплата и управление персоналом») напрямую влияет на расчёт больничных пособий, надбавок за выслугу лет, северных процентных надбавок и дополнительных отпусков. Если данные о стаже не заполнены или заполнены с ошибкой, программа посчитает пособие по минимальному проценту или вовсе не применит надбавку, и исправлять это придётся перерасчётами.
Информация о стаже хранится в карточке физического лица, а не в карточке сотрудника — это важно понимать, потому что одно физлицо может быть оформлено как несколько сотрудников (основное место работы и совместительство), а стаж у него общий. Вносить данные нужно один раз, и они подтянутся во все кадровые и расчётные документы.
Ниже разобраны все практические сценарии: где находится нужная форма, какие виды стажа бывают в программе, как внести периоды работы до трудоустройства, как проверить автоматический расчёт и что делать, если стаж посчитался неверно.
Где в 1С 8.3 хранятся данные о стаже
В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» стажи привязаны к физическому лицу. Открыть их можно двумя путями. Первый: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → откройте карточку сотрудника → перейдите по ссылке на физическое лицо (обычно это ФИО в верхней части формы) → в карточке физлица найдите группу «Трудовая деятельность» или гиперссылку «Стажи».
Второй путь: раздел «Кадры» → «Физические лица» → выберите человека → в форме откройте ссылку «Трудовая деятельность». В открывшейся форме отображается список видов стажа: общий, страховой, стаж для надбавки за выслугу лет, северный, педагогический, медицинский и другие — набор зависит от настроек учётной политики.
Важный нюанс: если сотрудник принят впервые и карточка физлица создана автоматически при приёме на работу, стажи по умолчанию пустые. Программа не запрашивает эти данные в мастере приёма, поэтому заполнить их нужно отдельно — иначе первый же больничный посчитается с ошибкой.
Какие виды стажа нужно заполнить
Не все виды стажа одинаково влияют на расчёты. Перед заполнением определите, какие из них реально используются в вашей организации, чтобы не тратить время на лишние данные и не оставить пустым критичный вид.
- Страховой стаж для оплаты больничных листов — обязателен всегда. От него зависит процент оплаты пособия по временной нетрудоспособности (60, 80 или 100% среднего заработка).
- Стаж для надбавки за выслугу лет — нужен, если в организации начисляется соответствующая надбавка и в её формуле используется этот показатель.
- Северный стаж (стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных местностях) — определяет размер процентной надбавки.
- Непрерывный стаж — используется редко, в основном для внутренних локальных выплат.
- Педагогический, медицинский и другие специальные стажи — для отраслевых надбавок и льгот, если они предусмотрены.
Проверить, какие стажи задействованы в расчётах, можно через формулы начислений: раздел «Настройка» → «Начисления» → откройте надбавку и посмотрите, какой вид стажа указан в формуле. Если надбавка считается «вручную» фиксированной суммой, стаж для неё заполнять не требуется.
Как внести страховой стаж для больничных
Это самый частый сценарий. Страховой стаж в 1С ЗУП задаётся не перечнем прошлых мест работы, а накопленной величиной на дату приёма в вашу организацию. Дальше программа сама прибавляет время работы у вас.
Порядок действий:
- Откройте карточку физического лица (Кадры → Сотрудники → ссылка на физлицо в карточке сотрудника).
- Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» (в некоторых релизах — «Страхование» → «Стажи»).
- В таблице найдите строку «Страховой стаж для оплаты больничных листов» и дважды щёлкните по ней или нажмите «Редактировать».
- В поле «Дата отсчёта» укажите дату приёма сотрудника на работу в вашу организацию (именно с этой даты программа начнёт досчитывать стаж автоматически).
- В поля «Лет», «Месяцев», «Дней» внесите стаж, накопленный до приёма, — по данным трудовой книжки, СЗИ-ИЛС (выписки из ПФР) или сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р).
- Нажмите «ОК» и запишите карточку.
Например, сотрудник принят 15 марта, а до этого по трудовой книжке наработал 4 года 7 месяцев и 12 дней. В поле «Дата отсчёта» ставите 15.03 соответствующего года, в поля стажа — 4 года, 7 месяцев, 12 дней. При расчёте больничного, скажем, в октябре программа сама добавит период с марта по октябрь.
- 1Откройте карточку физического лица через справочник «Сотрудники»
- 2Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность»
- 3Найдите вид «Страховой стаж для оплаты больничных листов» и откройте его
- 4Укажите дату отсчёта — дату приёма на работу
- 5Внесите годы, месяцы и дни стажа, заработанные до приёма
- 6Запишите карточку и проверьте стаж в тестовом больничном листе
Как внести северный стаж и стаж для выслуги лет
Северный стаж
Стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных местностях заполняется в той же форме «Трудовая деятельность». Найдите соответствующий вид стажа и укажите дату отсчёта и накопленную величину. Программа использует его при расчёте процентной надбавки, увеличивая процент по мере выработки стажа в соответствии с настройками.
Условие корректной работы: в карточке организации или подразделения должен быть указан районный коэффициент и территориальные условия (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка с районными коэффициентами). Если территориальные условия не заданы, северная надбавка не начислится даже при заполненном стаже.
Стаж для надбавки за выслугу лет
Для выслуги лет логика аналогична: в форме «Трудовая деятельность» заполните вид «Стаж для надбавки за выслугу лет» — дату отсчёта и накопленное значение. Затем убедитесь, что в формуле начисления «Надбавка за выслугу лет» (Настройка → Начисления) используется именно этот вид стажа и задана шкала процентов.
Если выслуга должна считаться только от даты приёма в вашу организацию (без учёта прошлых мест работы), просто поставьте дату отсчёта равной дате приёма и оставьте нулевые значения лет, месяцев и дней — программа будет наращивать стаж с нуля.
Способы задания стажа
Стандартный способ для страхового, северного стажа и выслуги. Программа досчитывает автоматически. Подходит почти всегда.
Используется для отдельных видов (например, общий трудовой стаж) и для персонифицированного учёта. Трудоёмко, требует ввода каждого периода из трудовой книжки.
В отдельных документах (больничный лист) стаж можно поправить вручную на конкретный расчёт. Подходит как разовое исключение, но не заменяет заполнение карточки.
Как проверить, что стаж учитывается правильно
Самый надёжный способ проверки — создать тестовый документ и посмотреть результат. Для страхового стажа создайте документ «Больничный лист» (Зарплата → Больничные листы) на сотрудника: в шапке документа рядом с полем «Стаж» отобразится рассчитанная величина на дату начала нетрудоспособности, а процент оплаты подставится автоматически.
Сверьте результат с ручным подсчётом: стаж до приёма плюс период работы в вашей организации по дату начала больничного. Если значения не сходятся, чаще всего причина в неверной дате отсчёта или в том, что стаж внесён не в то физическое лицо (при дублях физлиц в базе).
Для выслуги лет проверка делается через документ «Начисление зарплаты и взносов»: рассчитайте сотрудника и посмотрите строку надбавки — процент должен соответствовать текущему стажу по шкале. Для северной надбавки дополнительно проверьте, что в кадровом документе (приём, перевод) указаны территориальные условия.
Как проверить результат
Величина равна стажу до приёма плюс период работы в организации
Стаж пустой, равен нулю или меньше ожидаемого — проверьте дату отсчёта и карточку физлица
Процент соответствует стажу (60/80/100) по шкале
Процент минимальный при большом стаже — стаж не заполнен или внесён в другое физлицо
Процент надбавки соответствует текущему стажу по шкале
Надбавка нулевая — проверьте вид стажа в формуле начисления и назначение надбавки сотруднику
Типичные ошибки и как их исправить
Первая распространённая ошибка — неверная дата отсчёта. Если вместо даты приёма указать, например, дату рождения или произвольную дату, программа будет досчитывать стаж с неё, и величина завысится или занизится. Исправление: откройте вид стажа и установите правильную дату приёма.
Вторая ошибка — дубли физических лиц. Если при приёме сотрудника создали новое физлицо, хотя человек уже был в базе, стаж окажется заполнен у одного «двойника», а больничный оформлен на другого. Проверить можно через поиск по ФИО в справочнике «Физические лица». Решение — объединить дубли (в типовой конфигурации есть обработка поиска и объединения дублей) или перенести стаж в нужную карточку.
Третья ошибка — ручное исправление стажа только в документе больничного. Это решает проблему разово, но следующий больничный снова посчитается неверно. Всегда исправляйте данные в карточке физического лица, а не в отдельном документе.
Четвёртая ситуация — стаж «слетел» после обновления конфигурации или переноса данных из 1С 7.7 или ЗУП 2.5. При миграции стажи переносятся не всегда полностью, особенно специальные виды. После перехода обязательно выборочно сверьте стажи ключевых сотрудников с бумажными документами.
Что делать, если стаж внесён после расчётов
Если больничный или зарплата уже рассчитаны и проведены, а потом выяснилось, что стаж был не заполнен, простое заполнение карточки не пересчитает старые документы автоматически. Нужно открыть конкретный документ (больничный лист, начисление зарплаты) и пересчитать его — стаж подтянется актуальный, суммы изменятся.
Если период уже закрыт и по нему сдана отчётность, доплата по больничному оформляется как отдельное исправление или доначисление в текущем периоде — в зависимости от ситуации и настроек учёта. При сомнениях в корректности такой корректировки по зарплате и взносам имеет смысл привлечь специалиста по расчёту, потому что ошибки здесь затрагивают отчётность в ФНС и СФР.
Частые вопросы о стаже в 1С 8.3
Почему в больничном листе стаж показывается нулевым, хотя я его заполнял?
Чаще всего стаж внесён в карточку другого физического лица (при наличии дублей) или сохранён без записи карточки. Откройте справочник «Физические лица», проверьте, нет ли дублей по ФИО, и убедитесь, что стаж заполнен именно у того физлица, которое указано в документе. Также проверьте, что после ввода данных карточка была записана.
Какую дату отсчёта указывать для страхового стажа?
Дату приёма сотрудника на работу в вашу организацию. С этой даты программа начнёт автоматически досчитывать стаж, прибавляя его к величине, которую вы внесли по данным трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности. Указывать дату начала самой первой работы сотрудника не нужно.
Нужно ли вносить все периоды работы из трудовой книжки?
Для страхового стажа и выслуги — нет, достаточно суммарной величины на дату приёма. Перечень периодов имеет смысл вводить только для видов стажа, где он требуется по настройкам (например, для персонифицированного учёта или специальных отраслевых стажей), либо если кадровая политика организации обязывает хранить полную трудовую историю в программе.
Сотрудник работает по совместительству — нужно ли вносить стаж дважды?
Нет. Стаж хранится в карточке физического лица, а оба сотрудника (основной и совместитель) должны быть привязаны к одному физлицу. Данные о стаже подтянутся в документы по обоим местам работы автоматически.
Как внести стаж, если сотрудник принят, а трудовой книжки или сведений ещё нет?
Можно временно оставить стаж пустым, но тогда больничный посчитается по минимальному проценту. Практичный вариант — запросить у сотрудника выписку из ПФР (СЗИ-ИЛС) или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) от предыдущего работодателя и внести стаж по этим данным. Когда документы появятся, внесите точную величину и пересчитайте оформленные больничные.
Влияет ли стаж на расчёт отпускных?
Нет, отпускные рассчитываются из среднего заработка за расчётный период и не зависят от стажа. Стаж влияет на больничные пособия, надбавки за выслугу лет, северные надбавки и на право на дополнительные отпуска (например, за ненормированный рабочий день или вредные условия — там учитывается стаж работы в соответствующих условиях).
Что важно запомнить
Стаж в 1С 8.3 ЗУП вносится один раз в карточке физического лица через ссылку «Трудовая деятельность». Для больничных укажите дату приёма как дату отсчёта и накопленный стаж до приёма — дальше программа досчитает сама. Проверяйте результат тестовым документом, исправляйте данные в карточке, а не в отдельных документах, и пересчитывайте уже проведённые расчёты после внесения стажа.