Как внести штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто печатная форма, а основа кадрового учёта: от него зависят приёмы на работу, переводы, расчёт зарплаты и отчётность. Если позиции внесены с ошибками, проблемы всплывут позже — при увольнении, расчёте отпускных или формировании отчётов в фонды.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом штатное расписание ведётся в разрезе подразделений и должностей, с указанием количества ставок, окладов, надбавок и условий оплаты. Ниже разобран весь цикл: от включения настройки до проверки результата и типичных ошибок.

Включение ведения штатного расписания в настройках

По умолчанию в некоторых базах учёт по штатному расписанию отключён, и кадровые документы проводятся без привязки к позициям. Чтобы включить механизм, откройте раздел «Настройка» — «Реквизиты и настройки» — «Настройка учёта зарплаты» (в зависимости от версии путь может называться «Настройка кадрового учёта»).

Установите флажок «Ведётся штатное расписание». Здесь же доступны дополнительные опции: контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию, ведение истории изменений, использование «вилки» окладов и надбавок.

История изменений — важная опция: при включённом флажке каждая правка оформляется отдельным документом с датой, и программа хранит всю историю позиций. Это позволяет ответить на вопрос «какой оклад был у позиции полгода назад» без ручного поиска.

Создание документа «Утверждение штатного расписания»

Перейдите в раздел «Кадры» — «Штатное расписание» и нажмите «Создать». Если история включена, программа предложит документ «Утверждение штатного расписания», где указывается организация, дата вступления в силу и номер приказа.

Дата документа определяет, с какого момента позиции считаются действующими. Если вы вносите расписание «задним числом», убедитесь, что до этой даты нет кадровых документов, которые могут конфликтовать с новыми позициями.

Кнопкой «Добавить» или «Заполнить» откройте форму новой позиции. Каждая позиция — это связка «подразделение + должность», а не отдельный сотрудник: одна позиция может включать несколько ставок.

Заполнение позиции: подразделение, должность, ставки и оплата

В карточке позиции укажите подразделение и должность из соответствующих справочников. Если нужного подразделения нет, создайте его заранее в справочнике «Подразделения» — с учётом иерархии, так как от структуры зависят отчёты.

Поле «Количество ставок» задаётся числом, допускаются дробные значения — например, 0,5 для совместителя на полставки. Оклад указывается на полную ставку; программа сама пересчитает оплату пропорционально при приёме сотрудника.

На вкладке «Оплата труда» добавьте начисления: оклад, районный коэффициент, надбавки. Если включена «вилка», можно задать минимальное и максимальное значение оклада — тогда при приёме сотрудника кадровик выберет конкретное значение в пределах диапазона.

1. 1
   Включите ведение штатного расписания в настройках кадрового учёта
2. 2
   Проверьте и заполните справочники подразделений и должностей
3. 3
   Создайте документ «Утверждение штатного расписания» с датой вступления в силу
4. 4
   Добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки
5. 5
   Проведите документ и проверьте результат отчётом «Штатное расписание (Т-3)»

Изменение действующего штатного расписания

Для правки уже действующих позиций используется документ «Изменение штатного расписания». Он создаётся из журнала штатного расписания кнопкой «Создать» — «Изменение штатного расписания» либо из самой позиции по ссылке «Изменить».

В документе выберите нужные позиции и задайте новые параметры: количество ставок, оклад, состав надбавок. Дата документа — момент, с которого изменения вступают в силу. Программа не перезаписывает старые данные, а добавляет новый срез истории.

Закрытие позиции выполняется тем же документом: установите нулевое количество ставок или отметьте позицию как закрытую с указанной даты. Учтите: закрыть позицию, по которой числятся работающие сотрудники, программа не даст — сначала оформите переводы или увольнения.

Индексация окладов

Массовое повышение окладов оформляется документом «Изменение штатного расписания» с коэффициентом индексации. В документе есть возможность умножить оклады всех или выбранных позиций на заданный коэффициент.

Если индексация затрагивает уже работающих сотрудников, дополнительно оформляется документ «Изменение оплаты труда» с тем же коэффициентом — он создаёт кадровые изменения по каждому сотруднику и влияет на расчёт среднего заработка.

Проверьте после индексации два отчёта: «Штатное расписание (Т-3)» — по позициям, и «Изменение заработной платы» или аналогичный — по сотрудникам. Значения должны быть согласованы.

Проверка результата и печатная форма

Универсальная проверка — отчёт «Штатное расписание (Т-3)» в разделе «Кадры» — «Кадровые отчёты». Сформируйте его на дату вступления изменений в силу и сверьте с бумажным приказом: подразделения, должности, ставки, оклады.

Дополнительно полезен отчёт «Остатки штатных единиц» — он показывает, сколько ставок занято и сколько вакантно по каждой позиции. Если количество занятых ставок превышает утверждённое, где-то сотрудник принят без контроля или ставки введены с ошибкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт Т-3 на дату утверждения

Норма

Все позиции, ставки и оклады совпадают с приказом

Тревожный признак

Позиции отсутствуют или оклады не совпадают — проверьте дату документа

Остатки штатных единиц

Норма

Занятые ставки не превышают утверждённые

Тревожный признак

Превышение ставок — есть приёмы вне штатного расписания

Приём нового сотрудника

Норма

Позиция доступна для выбора, оклад подтягивается автоматически

Тревожный признак

Позиция не выбирается — проверьте дату утверждения и подразделение

Частые ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — неверная дата утверждения. Если документ проведён более поздней датой, чем нужно, приёмы на работу раньше этой даты не смогут сослаться на позиции. Исправляется изменением даты документа с перепроведением.

Вторая типичная проблема — дубли позиций: одна и та же связка «подразделение + должность» введена дважды из-за различий в написании должности. Перед созданием новой должности ищите её в справочнике через строку поиска.

Помните и об ограничении: механизм штатного расписания описан для 1С:ЗУП. В «1С:Бухгалтерии» штатное расписание ведётся в упрощённом виде, а в старых неподдерживаемых версиях функциональность может отличаться — сверяйтесь с документацией вашей конфигурации.

Частые вопросы

Можно ли внести штатное расписание задним числом?

Да, документ утверждения можно провести прошлой датой. Но сначала убедитесь, что кадровые документы после этой даты не конфликтуют с позициями, и сделайте резервную копию базы — перепроведение может затронуть расчёты.

Чем отличается позиция штатного расписания от должности?

Должность — элемент справочника, например «бухгалтер». Позиция — это должность в конкретном подразделении с заданным количеством ставок и оплатой. Одна должность может входить в несколько позиций разных подразделений.

Как указать сотрудника на полставки?

В позиции штатного расписания оклад всегда указывается на полную ставку. Доля ставки задаётся при приёме сотрудника на работу — в документе приёма укажите 0,5 ставки, и программа рассчитает оплату пропорционально.

Почему позиция не выбирается при приёме на работу?

Чаще всего дата приёма раньше даты утверждения штатного расписания, позиция закрыта или относится к другому подразделению. Проверьте даты документов и свободные ставки в отчёте «Остатки штатных единиц».

Нужно ли заново утверждать всё расписание при изменении одной позиции?

Нет. При включённой истории изменений достаточно документа «Изменение штатного расписания», где затрагиваются только нужные позиции. Остальные продолжают действовать с прежними параметрами.

Что делать, если сотрудников больше, чем ставок в расписании?

Либо увеличьте количество ставок документом «Изменение штатного расписания», либо оформите лишних сотрудников по правильным позициям через кадровые переводы. Включённый контроль соответствия не даст повторить ситуацию в будущем.