Как внести реквизиты карты сотрудника в 1С

Для перечисления зарплаты на банковскую карту в 1С недостаточно знать только номер карты — программа работает с лицевым счётом сотрудника в банке и с данными зарплатного проекта. Поэтому корректное внесение реквизитов включает несколько объектов: карточку физического лица, лицевой счёт, сведения о банке и, при необходимости, настройки обмена с банком. Если какой-то из этих элементов заполнен неправильно, ведомость на выплату либо не сформируется, либо деньги уйдут не туда.

Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (ред. 3.1) — именно там ведётся кадровый и расчётный учёт. Для «1С:Бухгалтерии 8» логика похожа, отличия разобраны в отдельном разделе. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общий порядок действий сохраняется.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение данных сотрудников и справочников, а сам сотрудник уже заведён в программе и оформлен приём на работу. Без кадрового документа внести реквизиты технически возможно, но выплату по нему провести не получится.

Какие данные нужны и где они хранятся в 1С

Важно понимать разницу между номером карты и номером лицевого (банковского) счёта. Карта — это только инструмент доступа к счёту, и при перевыпуске карты её номер меняется, а счёт остаётся прежним. 1С формирует платёжные документы и файлы обмена с банком именно по номеру счёта, поэтому ключевой реквизит — 20-значный номер лицевого счёта, который сотрудник может посмотреть в интернет-банке или запросить в отделении.

Дополнительно могут понадобиться: БИК банка (обычно подставляется автоматически из классификатора банков), наименование банка, номер договора банковского счёта организации в рамках зарплатного проекта и дата открытия счёта сотрудника. Номер карты в ЗУП хранится как справочная информация и в платёжные документы не попадает.

Настройка зарплатного проекта перед вводом реквизитов

Если организация перечисляет зарплату в рамках зарплатного проекта (массовое зачисление через один банк), сначала нужно создать сам проект. Перейдите в раздел «Выплаты» → «Зарплатные проекты» и создайте новый элемент. Укажите банк (он подтянется из классификатора по БИК), номер договора с банком и при необходимости валюту.

Если в программе включён обмен с банками по зарплатным проектам (электронный обмен), проверьте настройки обмена: раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или настройки обмена с банком в параметрах зарплатного проекта. От этого зависит, будет ли программа формировать файлы на открытие счетов и зачисление зарплаты в нужном формате.

Если зарплатного проекта нет и сотрудник получает деньги на карту любого своего банка, этот шаг пропускается — лицевой счёт создаётся с указанием произвольного банка из классификатора.

Пошаговое внесение лицевого счёта в карточку сотрудника

Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и найдите нужного человека. В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Выплаты, учёт затрат» или на вкладку, где отображается способ выплаты зарплаты — в разных релизах расположение немного отличается.

В поле способа выплаты выберите вариант перечисления на счёт в банке вместо выплаты через кассу. Затем создайте лицевой счёт: нажмите «Создать» рядом с полем «Лицевой счёт» или откройте список лицевых счетов сотрудника и добавьте новый. Заполните банк, номер счёта (20 цифр), при необходимости — номер карты и дату открытия. Сохраните и запишите карточку сотрудника.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника
2. 2
   В карточке откройте раздел выплат и выберите способ выплаты «На счёт в банке»
3. 3
   Создайте лицевой счёт: укажите банк из классификатора и 20-значный номер счёта
4. 4
   При зарплатном проекте убедитесь, что счёт привязан к нужному проекту
5. 5
   Запишите карточку и проверьте, что лицевой счёт отображается в списке сотрудника

Массовый ввод лицевых счетов удобнее делать через документ «Лицевые счета сотрудников» (раздел «Выплаты») или через обмен с банком: банк присылает файл с открытыми счетами, и программа загружает их автоматически, сопоставляя с сотрудниками по ФИО и СНИЛС.

Внесение реквизитов в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» механизм похожий: откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», выберите сотрудника и в его карточке найдите блок «Выплата зарплаты». Там указывается способ выплаты и лицевой счёт. Справочник лицевых счетов доступен также через «Зарплата и кадры» → «Лицевые счета сотрудников».

Зарплатные проекты в Бухгалтерии настраиваются в разделе «Зарплата и кадры» → «Зарплатные проекты». Если обмен с банком ведётся через «ДиректБанк» или выгрузку файлов в клиент-банк, убедитесь, что формат обмена соответствует требованиям вашего банка — это проверяется в настройках обмена.

Проверка корректности внесённых данных

Самый надёжный способ проверки — сформировать тестовую ведомость в банк на небольшую сумму или открыть заполненную ведомость и убедиться, что сотрудник в неё попал, а в колонке «Лицевой счёт» указаны верные реквизиты. Если сотрудник не попадает в ведомость, почти всегда причина в том, что лицевой счёт не создан или выбран другой способ выплаты.

Дополнительно проверьте файл обмена с банком после выгрузки: откройте его текстовым редактором и найдите номер счёта сотрудника. Ошибка в одной цифре приведёт к возврату платежа, и деньги зависнут на корреспондентском счёте до выяснения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в ведомости в банк

Норма

Сотрудник есть в списке, указан лицевой счёт

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или стоит способ выплаты «через кассу»

Номер счёта

Норма

20 цифр, совпадает с данными из интернет-банка сотрудника

Тревожный признак

Введён номер карты (16 цифр) вместо номера счёта

Банк в лицевом счёте

Норма

Банк выбран из классификатора, БИК заполнен

Тревожный признак

Банк введён вручную текстом, БИК пустой

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — ввод номера карты вместо номера лицевого счёта. Внешне оба номера похожи на набор цифр, но платёж по номеру карты в рамках зарплатного реестра банк не исполнит. Всегда запрашивайте у сотрудника именно реквизиты счёта, а не данные с лицевой стороны карты.

Вторая распространённая проблема — смена банка сотрудником. Если человек перевёл зарплату в другой банк, нужно создать новый лицевой счёт и выбрать его в карточке, а не редактировать старый: старый счёт мог использоваться в уже проведённых документах, и его изменение исказит историю выплат.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли указать карту другого банка, не входящего в зарплатный проект?

Да. Сотрудник вправе получать зарплату в любом банке по своему выбору. В этом случае лицевой счёт создаётся с банком из классификатора без привязки к зарплатному проекту, а выплата оформляется отдельной ведомостью или платёжным поручением.

Что делать, если сотрудник перевыпустил карту?

Если номер счёта не изменился (обычно при перевыпуске так и происходит), ничего менять не нужно — платежи идут на счёт, а не на карту. Если банк открыл новый счёт, создайте новый лицевой счёт и выберите его в карточке сотрудника.

Почему сотрудник не попадает в ведомость в банк?

Проверьте три вещи: оформлен ли приём на работу, выбран ли в карточке способ выплаты «на счёт в банке» и создан ли действующий лицевой счёт. Также убедитесь, что в ведомости выбран тот же зарплатный проект, к которому привязан счёт.

Как загрузить лицевые счета сразу для всех сотрудников?

Используйте обмен с банком: после открытия счетов банк передаёт файл с реестром, который загружается в 1С через обмен по зарплатному проекту. Программа сопоставляет счета с сотрудниками автоматически. Альтернатива — документ «Лицевые счета сотрудников» с ручным заполнением списка.

Где хранить номер карты, если он не используется в платежах?

Номер карты можно указать в справочном поле лицевого счёта — это удобно для идентификации при общении с банком. Но помните, что платёжные документы и файлы обмена формируются по номеру счёта, поэтому поле с картой носит информационный характер.