Как внести остатки в 1С:ЗУП

Перенос остатков в 1С:Зарплата и управление персоналом — обязательный этап при переходе на программу из другой системы (1С:ЗУП 2.5, Excel, сторонних решений) или при начале ведения учёта в середине года. От корректности введённых данных зависят расчёт среднего заработка, остатки отпусков, удержания по займам и исполнительным листам, а также отчётность по НДФЛ и взносам.

В ЗУП 3.1 для этого предусмотрен специальный блок документов в разделе «Настройка» — «Начальная штатная расстановка» и «Остатки на начало эксплуатации программы». В отличие от ручного ввода произвольными документами, эти механизмы записывают данные в нужные регистры без формирования лишних проводок и начислений.

Ниже разобраны все основные виды остатков, порядок их ввода, способы проверки результата и типичные ошибки, из-за которых данные приходится переносить заново.

Подготовка: что нужно сделать до ввода остатков

Первый шаг — определить дату начала эксплуатации программы. Это первый день месяца, с которого вы будете вести учёт в ЗУП. Например, если расчёт зарплаты в новой программе начинается с января, дата начала эксплуатации — 1 января, а все остатки вводятся по состоянию на конец декабря. Дата задаётся в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» либо при первоначальной настройке программы через помощник.

До переноса остатков должны быть заполнены базовые справочники: организация, подразделения, должности, графики работы сотрудников. Без этих данных документы остатков не проведутся корректно — например, начальная штатная расстановка ссылается на позиции штатного расписания и графики.

Также заранее соберите исходные данные из прежней системы: списки сотрудников с датами приёма и переводов, остатки отпусков по каждому работнику, сведения о стаже для северных надбавок и больничных, задолженность по зарплате на дату перехода, данные по НДФЛ и взносам с начала года (если переход в середине года), действующие удержания и займы.

Установка даты начала эксплуатации

Дата начала эксплуатации определяет, с какого периода программа будет рассчитывать зарплату штатными документами и на какую дату вводятся остатки. Она указывается в карточке организации: «Настройка» → «Реквизиты организации» → ссылка «Учётная политика и другие настройки» → поле «Дата начала эксплуатации программы».

Важно понимать: документы с датой раньше даты начала эксплуатации программа воспринимает как исторические и не использует в расчётах напрямую. Поэтому все остатки вводятся документами с датой, равной дате начала эксплуатации или непосредственно предшествующей ей, в зависимости от вида документа — подробности указаны в подсказках самих документов.

Если переход выполняется с начала года, задача упрощается: данные по НДФЛ и взносам не переносятся, достаточно кадровых данных, остатков отпусков, стажей и действующих удержаний. Переход в середине года требует дополнительного переноса налоговой базы и сумм для расчёта среднего заработка.

Перенос кадровых данных начальной штатной расстановкой

Документ «Начальная штатная расстановка» (раздел «Настройка» → «Начальная штатная расстановка») заменяет приёмы на работу и кадровые переводы прошлых периодов. В нём одной таблицей вводятся все сотрудники, работающие на дату перехода: должность, подразделение, график, дата приёма, вид занятости, а при необходимости — история переводов и изменений оплаты труда.

По каждому сотруднику в документе указывается плановое начисление (оклад, тарифная ставка, надбавки) с датой назначения. Если у работника были переводы, их отражают в табличной части «Кадровые переводы» — это важно для корректной истории в личной карточке и отчётах.

Альтернатива — вводить приёмы на работу и переводы прошлыми датами обычными кадровыми документами. Этот способ трудоёмок, но даёт полную историю. На практике для действующих сотрудников используют начальную штатную расстановку, а исторические детали, не влияющие на расчёты, опускают.

1. 1
   Создайте документ «Начальная штатная расстановка» с датой, равной дате начала эксплуатации
2. 2
   Заполните список сотрудников с подразделениями, должностями и графиками
3. 3
   Укажите даты приёма и плановые начисления по каждому сотруднику
4. 4
   Проверьте историю переводов для сотрудников, менявших должности
5. 5
   Проведите документ и сверьте списочную численность с отчётом из прежней системы

Ввод остатков отпусков

Остатки отпусков вводятся документом «Остатки отпусков» (раздел «Настройка» → «Остатки отпусков» или из списка остатков на начало эксплуатации). По каждому сотруднику указывается вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный и т.д.), рабочий год и количество неиспользованных дней на дату перехода.

Данные берут из личных карточек Т-2 или из прежней учётной системы. Если в старой программе остатки отпусков не велись, их рассчитывают вручную: за каждый полный рабочий год положено установленное число дней (обычно 28 по основному отпуску), из которых вычитаются фактически использованные дни.

Контрольная точка: после ввода остатков сформируйте справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника (раздел «Кадры» → сотрудник → ссылка «Отсутствия» → «Остатки отпусков») и сверьте с исходными данными. Расхождение чаще всего означает неверно указанный рабочий год.

Остатки по стажам, займам и удержаниям

Стажи (страховой для больничных, стаж на надбавку за выслугу, северный стаж) вводятся в карточке физического лица: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → переход в карточку физлица → ссылка «Трудовая деятельность» или «Страхование». Без страхового стажа больничные будут рассчитываться по минимальному проценту, поэтому этот блок пропускать нельзя.

Действующие удержания — исполнительные листы, алименты, удержания по соглашениям — вводятся штатными документами («Исполнительный лист», «Постоянное удержание в пользу третьих лиц») с датой начала действия, соответствующей реальному документу-основанию. Остатки по займам сотрудникам переносятся документом «Договор займа сотруднику», где указывается выданная сумма и уже погашенная часть.

Если на дату перехода есть задолженность по зарплате за прошлый месяц (типичная ситуация при переходе с начала месяца), она переносится документом «Начальная задолженность по зарплате» из блока остатков. Это обеспечит корректные выплаты и ведомости в первый месяц работы.

Перенос данных по НДФЛ, взносам и среднему заработку

При переходе в середине года нужно перенести накопленные с начала года данные: доходы, вычеты и исчисленный НДФЛ по каждому сотруднику, базы по страховым взносам, а также заработок и отработанные дни для расчёта среднего заработка. Для этого используются документы из блока «Остатки на начало эксплуатации»: «Данные для расчёта зарплаты на начало эксплуатации программы» (средний заработок), «Операция учёта НДФЛ» и «Операция учёта взносов».

Данные для среднего заработка вводятся помесячно за расчётный период (обычно 12 предшествующих месяцев): сумма начислений, включаемых в средний, и количество отработанных дней/часов. Источник — расчётные листки или регистры прежней программы. Без этих данных отпускные и командировки в первые месяцы посчитаются неверно.

Операции учёта НДФЛ и взносов переносят сводные суммы по каждому сотруднику: доходы по кодам, предоставленные вычеты, исчисленный и удержанный налог, базы взносов по видам. Это нужно для правильного применения вычетов (чтобы не дать их повторно), контроля предельной базы взносов и формирования отчётности 6-НДФЛ и РСВ за год.

Контрольные точки

Как проверить результат

Списочная численность

Норма

Совпадает с данными прежней системы на дату перехода

Тревожный признак

Лишние или отсутствующие сотрудники в отчёте «Штатные сотрудники»

Остатки отпусков

Норма

Справка по сотруднику совпадает с карточкой Т-2

Тревожный признак

Нулевые остатки или неверный рабочий год

НДФЛ с начала года

Норма

Справка 2-НДФЛ по сотруднику совпадает с данными старой программы

Тревожный признак

Вычеты дублируются или база не сходится

Средний заработок

Норма

Тестовый отпуск считается с суммами, близкими к расчёту в прежней системе

Тревожный признак

Средний заработок нулевой или заметно занижен

Проверка и типовые проблемы после переноса

После ввода всех остатков выполните контрольный расчёт: начислите зарплату за первый месяц эксплуатации и сверьте удержания, НДФЛ и суммы к выплате с ожидаемыми значениями. Затем сформируйте тестовый отпуск или больничный по одному-двум сотрудникам и сравните средний заработок с расчётом в прежней системе.

Если средний заработок не сходится, откройте документ с данными для расчёта среднего и проверьте, все ли месяцы расчётного периода заполнены и не попали ли в базу разовые выплаты, которые в средний не включаются. Если не сходится НДФЛ — проверьте даты операций учёта: они должны попадать в правильные месяцы налогового периода.

Перед началом реальной работы сделайте резервную копию базы. Это позволит откатиться к чистому состоянию с введёнными остатками, если в ходе первых расчётов обнаружатся ошибки переноса.

Частые вопросы

Можно ли перенести остатки из 1С:ЗУП 2.5 автоматически?

Да, для перехода с ЗУП 2.5 существуют типовые механизмы переноса данных через обработку «Перенос данных из прежних программ». Они переносят справочники, кадровые данные, остатки отпусков и накопленные суммы. После автоматического переноса данные всё равно нужно сверить вручную по контрольным отчётам.

Что делать, если переход выполняется с начала года?

Задача упрощается: переносить НДФЛ, взносы и средний заработок за прошлый год не нужно (для среднего заработка данные прошлого года всё же потребуются, если сотрудник пойдёт в отпуск в первые месяцы). Достаточно кадровых данных, остатков отпусков, стажей, действующих удержаний и начальной задолженности по зарплате за декабрь.

Как ввести остаток отпуска, если неизвестен рабочий год?

Рабочий год восстанавливается по дате приёма: первый рабочий год — 12 месяцев с даты приёма, каждый следующий — со дня окончания предыдущего. Если сотрудник брал отпуска без сохранения оплаты свыше 14 дней в году, окончание рабочего года сдвигается. При сомнениях укажите остаток на ближайший актуальный рабочий год.

Нужно ли переносить уволенных сотрудников?

Действующих документов по уволенным вводить не требуется. Но если переход в середине года, по уволенным в текущем году нужны данные по НДФЛ и взносам — они понадобятся для годовой отчётности. Их вносят операциями учёта НДФЛ и взносов без кадровых документов.

Остатки введены, а зарплата за первый месяц считается неправильно. С чего начать?

Проверьте по порядку: дату начала эксплуатации, плановые начисления в начальной штатной расстановке, график работы сотрудника и наличие дублирующих документов (например, и начальная задолженность, и ручное начисление за тот же период). Чаще всего причина — в одном из этих четырёх мест.