Как внести новый паспорт в 1С 8.3 ЗУП

Замена паспорта сотрудника — рядовая, но ответственная операция в 1С:ЗУП 8.3. Паспортные данные участвуют в регламентированной отчётности (СЗВ-ТД, ЕФС-1, персонифицированные сведения, 6-НДФЛ), в кадровых приказах и при обмене с другими программами, поэтому ошибка в серии или номере приведёт к отказам при сдаче отчётов и расхождениям в учёте.

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» документ, удостоверяющий личность, хранится в карточке физического лица, а не сотрудника. Это важно: у одного физлица может быть несколько сотрудников (основное место работы и совместительство), и менять паспорт нужно один раз — в справочнике «Физические лица».

Ниже разобраны все рабочие способы внесения нового паспорта: через карточку физлица, через карточку сотрудника и через документ изменения персональных данных, а также проверка результата и типичные ошибки.

Где в 1С ЗУП хранятся паспортные данные

Паспорт относится к персональным данным физического лица. В ЗУП 8.3 действует разделение: справочник «Физические лица» хранит ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и документ, удостоверяющий личность, а справочник «Сотрудники» — трудовые отношения: должность, подразделение, график, начисления.

История изменения документа ведётся автоматически: программа запоминает, какой паспорт действовал на каждую дату. Это важно для корректного заполнения отчётов за прошлые периоды — при формировании сведений задним числом подставляется документ, действовавший на ту дату.

Если в базе заведено дублирующее физлицо (например, сотрудник был принят повторно как «новый» человек), замена паспорта в одной карточке не затронет вторую. Перед изменением стоит убедиться, что вы работаете с тем физлицом, к которому привязан действующий сотрудник.

Внесение нового паспорта через карточку сотрудника

Самый быстрый путь — открыть карточку нужного сотрудника и перейти из неё к физическому лицу. Этот способ удобен, когда кадровик работает именно со списком сотрудников.

Порядок действий:

1. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники».
2. Найдите сотрудника в списке и откройте его карточку двойным щелчком.
3. В шапке карточки нажмите на ссылку с ФИО физического лица (надпись вида «Подробнее…» рядом с ФИО либо ссылка на физлицо — в зависимости от релиза).
4. В открывшейся форме физического лица найдите поле «Документ, удостоверяющий личность».
5. Нажмите на ссылку текущего документа — откроется форма редактирования паспортных данных.
6. Введите серию, номер, дату выдачи, кем выдан и код подразделения нового паспорта, укажите дату, с которой документ действует.
7. Нажмите «ОК», затем «Записать и закрыть» в карточке физлица.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека
2. 2
   Перейдите по ссылке на физическое лицо
3. 3
   Откройте поле «Документ, удостоверяющий личность»
4. 4
   Введите серию, номер, дату выдачи, кем выдан, код подразделения
5. 5
   Укажите дату, с которой действует новый документ
6. 6
   Запишите карточку и проверьте отображение новых данных

Внесение паспорта напрямую через справочник «Физические лица»

Если нужно изменить документ человеку, у которого нет активной карточки сотрудника (например, бывшему работнику для корректировки отчётности), удобнее работать напрямую со справочником физических лиц.

Откройте раздел «Настройка» → «Физические лица» (в некоторых релизах справочник доступен также через «Кадры» → «Физические лица» или через «Все функции» → «Справочники»). Найдите человека по ФИО, откройте карточку и отредактируйте поле документа тем же способом, что описан выше.

При вводе серии и номера программа может выполнить поиск совпадений по базе и предложить выбрать уже существующее физлицо — это защита от дублей. Если такое сообщение появилось, проверьте, не заведён ли человек дважды, прежде чем продолжать.

Через документ «Изменение персональных данных»

В ряде релизов ЗУП 8.3 доступен документ «Изменение персональных данных» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» или «Кадры» → «Изменения персональных данных»). Он фиксирует смену документа, удостоверяющего личность, как кадровое событие с указанием даты.

Этот способ предпочтителен, когда в организации требуется документальное оформление изменений: документ создаёт запись в журнале, его можно распечатать и подшить в личное дело. После проведения документа данные в карточке физлица обновятся автоматически.

Создайте документ, выберите сотрудника, укажите дату изменения и заполните сведения о новом паспорте. Проведите документ и откройте карточку физлица, чтобы убедиться, что новый документ отображается как действующий.

Способы внесения паспорта

Через карточку сотрудника/физлица

Быстро и универсально. Подходит для разовой замены, история дат сохраняется автоматически.

Документ «Изменение персональных данных»

Создаёт проведённый кадровый документ с датой. Подходит, когда нужен документный след изменения; доступен не во всех релизах.

Обмен/загрузка из внешних систем

При синхронизации с 1С:КАМИН, СЭД или ЭДО данные могут приходить автоматически — требует контроля настройки сопоставления физлиц.

Проверка результата и влияние на отчётность

После записи откройте карточку физлица повторно и убедитесь, что в поле документа отображаются новые серия и номер. Затем откройте историю изменений документа (ссылка «История» рядом с полем или в форме редактирования) — там должны быть обе записи: старый паспорт с периодом действия и новый.

Проверьте формирование отчёта, где используются паспортные данные: например, карточка Т-2 (личная карточка сотрудника) или раздел с документом в ЕФС-1. Новые сведения должны подтягиваться для текущей даты, а для прошлых периодов — старые.

Если отчётность за текущий период уже была подготовлена до замены паспорта, но ещё не отправлена, перезаполните её после изменения данных, чтобы в файл попал актуальный документ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поле «Документ, удостоверяющий личность» в карточке физлица

Норма

Отображаются новые серия, номер, дата выдачи

Тревожный признак

Виден старый паспорт или пустое поле

История изменения документа

Норма

Две записи: старый документ с закрытым периодом и новый действующий

Тревожный признак

Одна запись перезаписана без сохранения истории

Печатная форма Т-2 или отчёт

Норма

Подставляются новые паспортные данные

Тревожный признак

В отчёт уходят старые реквизиты

Типичные ошибки и ограничения

Наиболее частая проблема — изменение данных не у того физического лица. Если в базе есть дубли (два «Ивановых И.И.» с похожими данными), паспорт обновят у одного, а отчётность формируется по другому. Решение — объединение дублей штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» или перенос сотрудников на одно физлицо.

Вторая ошибка — неверная дата начала действия нового документа. Если указать дату раньше фактической выдачи, отчёты за прошлые периоды могут перезаполниться новым паспортом, что вызовет расхождения с уже сданными сведениями.

Третья типичная ситуация — недостаточно прав. Если поле документа недоступно для редактирования, у пользователя нет прав на изменение персональных данных. В типовой поставке это роли кадровика или специалиста по персональным данным; обратитесь к администратору базы.

Синхронизация с 1С:Бухгалтерией и другими системами

Если ЗУП обменивается данными с 1С:Бухгалтерией 8.3, новые паспортные данные должны перенестись при очередной синхронизации. Убедитесь, что в настройках обмена физические лица сопоставлены корректно — иначе в бухгалтерской базе создастся новый элемент вместо обновления существующего.

После синхронизации откройте карточку физлица в бухгалтерской программе и сверьте документ. При расхождениях выполните сопоставление вручную через форму «Сопоставление объектов» в настройках синхронизации.

Удобно завести правило: при замене паспорта сотрудником кадровик сразу сверяет дату выдачи с датой, указанной в программе как начало действия документа. Это занимает секунды, но исключает самую частую причину расхождений в отчётности за прошлые периоды.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто перезаписать старый паспорт новым без сохранения истории?

Технически можно отредактировать существующую запись, но делать этого не стоит: программа ведёт историю документов по датам, и перезапись нарушит корректность сведений за прошлые периоды. Всегда добавляйте новый документ через форму редактирования с указанием даты начала действия.

Почему поле с паспортом недоступно для редактирования?

Чаще всего причина в правах доступа: у пользователя нет роли, позволяющей изменять персональные данные физических лиц. Обратитесь к администратору базы для назначения соответствующего профиля. Реже причина — включённый режим ограничения доступа к персональным данным.

Нужно ли заново подписывать и отправлять уже сданную отчётность после замены паспорта?

Нет, сданная и принятая отчётность не пересдаётся только из-за смены паспорта. Новый документ будет использоваться в последующих отчётах. Уточнение требуется лишь если в сданных сведениях была ошибка в самих паспортных данных.

Сотрудник сменил фамилию вместе с паспортом — что менять сначала?

Сначала оформите смену ФИО (через документ изменения персональных данных или в карточке физлица с указанием даты), затем внесите новый паспорт. В поле «Кем выдан» и в записи о смене фамилии должны быть согласованные даты, чтобы история изменений читалась последовательно.

Как внести паспорт иностранного гражданина?

В форме редактирования документа выберите вид документа из классификатора (например, «Паспорт иностранного гражданина», вид на жительство или разрешение на временное проживание), затем заполните серию, номер и срок действия. Для документов со сроком годности контролируйте дату окончания — программа может напоминать об истечении.