Другое · 11 мин
Как внести новую должность в 1С
Как внести новую должность в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерию: создание карточки, штатное расписание, настройка начислений, проверка результата и типичные ошибки.
Новая должность в 1С появляется в двух местах: в справочнике «Должности» (или «Штатное расписание», если он ведётся) и в кадровых документах, где она затем используется. От того, какая у вас конфигурация — 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия или 1С:КА/ERP — зависит точный путь, но логика везде одинаковая: сначала создаётся элемент справочника, затем должность связывается с подразделением, условиями труда и способом начисления зарплаты.
Частая ошибка кадровиков — создать должность «на скорую руку» прямо из документа приёма на работу, не заполнив её реквизиты. В результате позиция не попадает в штатное расписание, не учитывается в отчётах по СЗВ-ТД и отчётности по вредным условиям труда, а при расчёте зарплаты выдаёт ошибки. Ниже разобран полный порядок действий с проверкой результата.
Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) как наиболее распространённую конфигурацию, но отдельно описаны отличия для 1С:Бухгалтерии 8. Права на добавление элементов в справочники должны быть у вашей учётной записи — обычно это роль «Кадровик» или «Расчётчик».
Подготовка: что проверить перед созданием должности
Прежде чем вносить позицию, убедитесь, что такой должности ещё нет в справочнике. Откройте раздел «Настройка» → «Должности» (либо «Кадры» → «Должности») и воспользуйтесь строкой поиска. Дубли с разным написанием («Менеджер по продажам» и «Менеджер по продажам » с пробелом) ломают отчётность и статистику, поэтому поиск — обязательный шаг.
Второй момент — настройки учётной политики. Проверьте в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика», ведётся ли в программе штатное расписание и используется ли история его изменений. От этого зависит способ ввода: при включённом штатном расписании должность без позиции штатки не даст провести приём сотрудника корректно.
Также подготовьте данные, которые понадобятся при заполнении карточки: точное наименование по локальным документам организации, подразделение, разряд/категорию (если применяются), код по ОКПДТР (при необходимости), сведения о вредных и особых условиях труда по итогам спецоценки.
Как выбрать способ ввода
Создание должности в справочнике «Должности»
Откройте справочник: раздел «Настройка» → «Должности» (в некоторых версиях — «Кадры» → «Должности»). Нажмите кнопку «Создать». Откроется карточка нового элемента. Заполните наименование так, как должность названа в локальных нормативных актах организации — именно это наименование попадёт в трудовой договор, приказ о приёме и отчёт СЗВ-ТД.
Далее заполните реквизиты карточки. Основные из них: краткое наименование (если используется), разряд или категория — для тарификации в бюджетных учреждениях и при разрядной системе оплаты труда. Если в организации применяется классификатор, укажите код по ОКПДТР.
Отдельный блок — условия труда. Для должности указываются особые условия труда (тяжёлые, вредные, опасные), вредные факторы, код специальной оценки условий труда (СОУТ) и право на досрочную пенсию, если оно есть. Эти сведения напрямую попадают в отчётность ПФР (СЗВ-ТД, сведения о стаже), поэтому их нельзя оставлять пустыми, если по должности проведена спецоценка.
Нажмите «Записать и закрыть». Должность появится в списке справочника и станет доступна для выбора в кадровых документах.
- 1Откройте «Настройка» → «Должности» и нажмите «Создать»
- 2Введите наименование по локальным документам организации
- 3Заполните разряд/категорию и код ОКПДТР при необходимости
- 4Укажите особые условия труда и код СОУТ, если они есть
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте появление в списке
Добавление должности через штатное расписание
Если в программе ведётся штатное расписание, простого элемента справочника недостаточно — нужна позиция штатного расписания, которая связывает должность с подразделением, количеством ставок, окладом и надбавками. Способ зависит от того, включена ли история изменений.
Штатное расписание без истории изменений
Откройте «Кадры» → «Штатное расписание». Нажмите «Создать позицию» (или добавьте строку в табличную часть, в зависимости от формы). В поле «Должность» можно либо выбрать ранее созданный элемент справочника, либо нажать «Создать» прямо в поле выбора — тогда карточка должности создастся вместе с позицией. Укажите подразделение, количество ставок, период действия и условия оплаты труда: оклад (тарифную ставку) и надбавки. Запишите позицию.
Штатное расписание с историей изменений
При включённой истории позиции вводятся только документами. Создайте документ «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменение штатного расписания» (или «Утверждение штатного расписания», если это первый ввод). В табличной части нажмите «Добавить позицию», создайте новую должность и укажите подразделение, дату ввода, число ставок и начисления. Проведите документ — только после проведения позиция станет доступна для приёма сотрудников.
Настройка начислений и условий оплаты труда
Сама по себе должность не определяет зарплату — оплату задаёт позиция штатного расписания или кадровый документ приёма. В позиции штатки на вкладке «Оплата труда» укажите основное начисление (обычно «Оплата по окладу» или «Оплата по часовому тарифу») и размер. При необходимости добавьте постоянные надбавки: за стаж, за вредность, районный коэффициент обычно рассчитывается автоматически по настройкам организации.
Если должность предполагает особый график (сменный, вахтовый), график работы задаётся не в карточке должности, а в документе приёма или кадрового перевода сотрудника. Но полезно заранее убедиться, что нужный график создан в справочнике «Графики работы сотрудников».
Проверьте также настройки взносов и НДФЛ для используемых начислений через «Настройка» → «Начисления» — если создаёте новый вид надбавки, убедитесь, что у него корректно указаны код дохода и облагаемость взносами.
Особенности для 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии механизм проще: полноценного штатного расписания нет, должности хранятся в одноимённом справочнике. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности» (в некоторых версиях путь: «Главное» → «Настройки» → «Параметры учёта» → вкладка «Зарплата и кадры»). Нажмите «Создать», введите наименование и запишите.
Должность указывается при приёме сотрудника на работу в карточке сотрудника. Оклад и начисления задаются документом «Приём на работу» непосредственно, без привязки к позиции штатки. Если вам нужна полноценная кадровая отчётность, история изменений и контроль штатных единиц — это функционал ЗУП, а не Бухгалтерии.
Сравнение вариантов
Полный контур: справочник должностей, штатное расписание с историей, условия труда, отчёты СЗВ-ТД. Подходит при кадровом учёте в полном объёме.
Только справочник должностей без штатного расписания. Подходит для небольших организаций с простым учётом зарплаты.
Кадровый блок аналогичен ЗУП. Подходит для крупных предприятий с комплексной автоматизацией.
Проверка результата и типичные ошибки
После создания должности выполните контрольную проверку. Откройте справочник «Должности» и убедитесь, что элемент отображается без дублей. Если ведётся штатное расписание, откройте его форму и найдите новую позицию — она должна быть с актуальной датой, верным подразделением и числом ставок. Создайте тестовый (или реальный) документ «Приём на работу»: новая должность должна быть доступна для выбора в поле «Должность», а после выбора позиции — подтянуть оклад и начисления автоматически.
Если позиция не видна в документе приёма, чаще всего причина в том, что документ «Изменение штатного расписания» создан, но не проведён, либо дата вступления позиции в силу позже даты приёма. Проверьте также, не установлен ли в штатном расписании фильтр по подразделению.
Как проверить результат
Один элемент, наименование совпадает с локальными документами
Дубли с похожими наименованиями или лишними пробелами
Видна с актуальной датой, верным подразделением и числом ставок
Позиция отсутствует или дата ввода позже даты приёма
Должность выбирается, оклад подставляется автоматически
Позиция недоступна для выбора или начисления пустые
Должность попадает в СЗВ-ТД и печатную форму приказа
В отчётах пустое наименование или устаревшая формулировка
Частые вопросы
Можно ли создать должность прямо из документа приёма на работу?
Да. В поле «Должность» документа нажмите кнопку создания (плюсик или «Создать» в выпадающем списке) — откроется карточка нового элемента. Но при ведении штатного расписания этого недостаточно: потребуется ещё и позиция штатки, иначе начисления не подтянутся.
Почему новая должность не отображается при приёме сотрудника?
Основные причины: документ «Изменение штатного расписания» не проведён; дата ввода позиции позже даты приёма; в форме выбора установлен отбор по другому подразделению; у позиции нулевое количество ставок. Проверьте эти пункты по порядку.
Как изменить наименование должности, если в нём ошибка?
Если по должности ещё нет документов — просто отредактируйте наименование в карточке. Если документы и отчётность уже есть, корректный путь — создать новую должность с правильным наименованием и оформить кадровые переводы сотрудников, а старую позицию закрыть в штатном расписании.
Обязательно ли заполнять код ОКПДТР и разряд?
Нет, эти поля необязательны. Код ОКПДТР удобен для статистической отчётности, разряд — при тарифной системе оплаты труда и в бюджетных учреждениях. В коммерческих организациях их часто оставляют пустыми.
Как удалить ошибочно созданную должность?
Откройте справочник, выделите элемент и нажмите «Удалить» (или пометьте на удаление). Программа выполнит контроль ссылок: если должность используется в документах или позициях штатки, удаление будет заблокировано, и система покажет список объектов, где она задействована. В этом случае должность обычно не удаляют, а исключают из использования.
Нужно ли заводить должность вручную при обмене между ЗУП и Бухгалтерией?
Нет. При настроенной синхронизации справочник «Должности» переносится автоматически вместе с кадровыми документами. Ручное дублирование как раз создаёт несопоставленные элементы — проверяйте сопоставление справочников в настройках синхронизации.
Что важно запомнить
Сначала проверьте справочник на дубли, затем создайте должность и — при ведении штатки — позицию штатного расписания с подразделением, ставками и оплатой труда. Проверяйте результат тестовым приёмом на работу. Должности с историей не переименовывают и не удаляют: создают новую позицию, а старую закрывают датой.