Как внести новое штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С — это не просто печатная форма, а основа кадрового учета: от него зависят приемы на работу, переводы, начисления и отчетность. Если программа настроена на ведение штатного расписания, каждый сотрудник должен быть привязан к конкретной позиции, иначе документы не проведутся корректно.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом (ЗУП) — именно там механизм штатного расписания реализован полноценно. В 1С:Бухгалтерии возможности ограничены: там штатное расписание фактически ведется списком сотрудников без истории изменений и без контроля ставок.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек учета и кадровых документов, а в программе сделана резервная копия или вы работаете в тестовой базе. Ошибки в штатном расписании влияют на расчет зарплаты всей организации.

Проверьте, включено ли ведение штатного расписания

По умолчанию в новой базе ЗУП штатное расписание может быть отключено. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание» (в некоторых версиях путь: «Настройка» → «Кадровый учет»). Установите флажок «Ведется штатное расписание».

Дополнительно доступны опции: «Ведется история изменений штатного расписания» и «Используется вилка окладов и надбавок». Историю рекомендуется включать сразу — без нее невозможно отследить, какая позиция действовала на конкретную дату, а изменения придется вносить прямой правкой, что опасно для расчетов прошлых периодов.

Создайте подразделения, если их еще нет

Каждая позиция штатного расписания привязывается к подразделению. Откройте справочник «Подразделения» (раздел «Настройка» или «Кадры») и проверьте, что структура организации заведена полностью: отделы, участки, филиалы. Подразделения можно объединять в иерархию — это упростит отчеты.

Если организация обособленная и ведется учет по нескольким юрлицам, убедитесь, что вы создаете подразделения для нужной организации — это частая причина «пропавших» позиций при приеме сотрудника.

Заведите позиции штатного расписания

Перейдите в «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать» → «Позиция штатного расписания» (или создайте документ «Изменение штатного расписания», если история уже ведется). Для каждой позиции укажите:

• подразделение и должность из справочника «Должности»;
• количество ставок (можно дробное, например 0,5);
• оклад или тарифную ставку, при включенной опции — вилку «от–до»;
• надбавки и доплаты, если они закреплены за позицией;
• график работы и характер работы (вредность, особые условия).

Начисления, указанные в позиции, подтянутся автоматически при приеме сотрудника на эту позицию. Поэтому проверяйте состав надбавок особенно внимательно: лишняя надбавка в позиции означает лишние начисления каждому принятому на нее работнику.

1. 1
   Включите ведение штатного расписания и историю изменений в настройках
2. 2
   Проверьте справочники «Подразделения» и «Должности»
3. 3
   Создайте позиции с количеством ставок, окладами и надбавками
4. 4
   Утвердите штатное расписание приказом с датой вступления в силу
5. 5
   Проверьте отчет «Штатное расписание» и контроль остатков ставок

Утвердите штатное расписание приказом

Созданные позиции начинают действовать только после утверждения. В ЗУП используется документ «Утверждение штатного расписания» (или «Изменение штатного расписания» при уже действующем документе). В нем укажите номер и дату приказа, дату вступления в силу и месяц, с которого позиции доступны для кадровых документов.

Дата вступления в силу критична: приемы на работу раньше этой даты на новые позиции оформить не получится. Если сотрудники уже приняты, а штатное расписание вводится задним числом, сначала проверьте, не сломаются ли существующие кадровые документы.

Как внести изменения в действующее расписание

Действующее штатное расписание не редактируют «задним числом». Для любых изменений — новые позиции, сокращение ставок, изменение окладов — создавайте документ «Изменение штатного расписания» с новой датой вступления в силу. Закрытые позиции помечаются как исключенные, история сохраняется.

Изменение оклада в позиции не пересчитывает зарплату уже принятых сотрудников автоматически. Для повышения окладов работникам используется отдельный документ «Изменение плановых начислений» или «Кадровый перевод» — смешивать эти механизмы нельзя.

Проверьте результат

После утверждения сформируйте отчет «Штатное расписание (Т-3)» и «Остатки штатных единиц» из раздела «Кадры» → «Кадровые отчеты». Сверьте количество ставок, оклады и подразделения с бумажным приказом.

Затем выполните контрольный прием: создайте тестовый документ «Прием на работу» на одну из новых позиций и проверьте, что начисления подтянулись автоматически, а остаток свободных ставок уменьшился. Тестовый документ после проверки удалите или отмените проведение.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет Т-3

Норма

Все позиции видны с окладами и ставками на дату утверждения

Тревожный признак

Пустая форма или часть позиций отсутствует

Остатки штатных единиц

Норма

Количество свободных ставок соответствует приказу

Тревожный признак

Отрицательные остатки или лишние позиции

Прием на работу

Норма

Начисления и оклад подтягиваются из позиции автоматически

Тревожный признак

Начисления пустые или оклад отличается

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного механизма штатного расписания с историей и контролем ставок — там доступен только список сотрудников и должностей. Для полноценного кадрового учета используется 1С:ЗУП, данные из которой синхронизируются с бухгалтерией.

Что делать, если при приеме на работу не видна нужная позиция?

Проверьте три вещи: проведен ли документ утверждения или изменения штатного расписания, не наступила ли дата вступления позиции в силу (она должна быть не позже даты приема) и к той ли организации и подразделению привязана позиция.

Как сократить позицию, не нарушив историю?

Создайте документ «Изменение штатного расписания», укажите позицию и установите количество ставок равным нулю или пометьте ее как исключенную с даты сокращения. Саму позицию из справочника удалять не нужно — на нее ссылаются кадровые документы прошлых периодов.

Изменится ли зарплата сотрудников при изменении оклада в позиции?

Нет, автоматически не изменится. Оклад в позиции — это плановое значение для новых приемов. Для уже работающих сотрудников повышение оформляется документом «Изменение плановых начислений» или кадровым переводом.

Можно ли загрузить штатное расписание из Excel?

Штатной обработки загрузки из Excel в типовой ЗУП нет. Позиции заводятся вручную или через дополнительные обработки и обмены данными. При большом количестве позиций имеет смысл привлечь специалиста по внедрению, чтобы не допустить ошибок в начислениях.