Как внести код трудовой функции в 1С

Код трудовой функции требуется при передаче сведений о трудовой деятельности работников — в первую очередь для формы ЕФС-1 в Социальный фонд России (раздел 1.1), а также для электронных трудовых книжек. В программах 1С этот код привязывается к штатной позиции или кадровому документу и подтягивается в отчётность автоматически, если настройка выполнена корректно.

Чаще всего работа ведётся в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) редакции 3.1 — именно эта конфигурация рассматривается ниже. В «1С:Бухгалтерии» с расширенным кадровым учётом механика похожая, но состав справочников может отличаться. Перед началом убедитесь, что релиз конфигурации обновлён: состав справочников ОКЗ и формат выгрузки ЕФС-1 периодически меняются, и старые релизы могут не поддерживать актуальные требования.

Код трудовой функции состоит из двух частей: кода занятия по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ) и кода трудовой функции по профессиональному стандарту. Если профстандарт для должности отсутствует, допустимо указывать только контрольную точку ОКЗ — программа это позволяет.

Что такое код трудовой функции и где он хранится в 1С

Трудовая функция — это набор действий работника в рамках занимаемой должности. Для отчётности она кодируется по двум источникам: ОКЗ (ОК 010-2014) задаёт контрольную точку занятия, а профессиональный стандарт — конкретную трудовую функцию с её кодом (например, «A/01.6»). Вместе они образуют полную запись, которую ждёт СФР.

В 1С:ЗУП оба значения хранятся в справочниках: «Классификатор занятий» (ОКЗ) и «Трудовые функции» (функции из профстандартов). Эти справочники поставляются заполненными в составе конфигурации и обновляются вместе с релизом. Само значение кода привязывается не к сотруднику напрямую, а к позиции штатного расписания — это важный принцип, который упрощает массовое ведение данных.

Подготовка: проверка справочников ОКЗ и трудовых функций

Перед внесением кодов откройте раздел «Настройка» → «Общие справочники и настройки» → «Классификаторы и справочники» и проверьте наличие справочников «Классификатор занятий» и «Трудовые функции». В стандартной поставке они уже заполнены. Если справочники пусты — вероятно, конфигурация давно не обновлялась или первоначальное заполнение не выполнялось.

Загрузить актуальный классификатор можно через сервис «1С:Обновление программ» либо вручную из файла поставки. Ручное создание элементов ОКЗ допустимо, но нежелательно: при ошибке в контрольном числе отчёт не пройдёт форматно-логический контроль, и найти такую ошибку в сотнях позиций будет трудно.

Внесение кода в позицию штатного расписания

Основной и рекомендуемый способ — указать трудовую функцию в позиции штатного расписания. Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание», найдите нужную позицию и откройте её карточку. Перейдите на вкладку «Дополнительно» — именно здесь расположен блок «Трудовая функция».

Нажмите ссылку «Трудовая функция» и в открывшейся форме заполните поля: выберите занятие из классификатора ОКЗ (подбор работает по коду и по наименованию), затем при необходимости — трудовую функцию из профстандарта. Сохраните форму и запишите позицию. Программа зафиксирует изменение с датой, что важно для истории: сведения в ЕФС-1 формируются по состоянию на дату кадрового события.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и найдите нужную позицию
2. 2
   Перейдите на вкладку «Дополнительно» карточки позиции
3. 3
   Откройте форму «Трудовая функция» и выберите код занятия из классификатора ОКЗ
4. 4
   При наличии профстандарта выберите трудовую функцию из одноимённого справочника
5. 5
   Запишите форму и саму позицию штатного расписания
6. 6
   Проверьте, что код отобразился в карточке позиции и в кадровых данных сотрудника

Массовое заполнение и работа без штатного расписания

Если позиций много, открывать каждую вручную необязательно. В типовой ЗУП доступна групповая обработка: выделите несколько позиций в списке штатного расписания и используйте команду изменения выделенных элементов (кнопка «Изменить выделенные» в меню «Ещё»). Так можно установить одинаковую трудовую функцию для однотипных должностей за один проход.

Если штатное расписание в программе не ведётся, трудовая функция указывается непосредственно в кадровых документах — «Приём на работу» и «Кадровый перевод». В документе есть аналогичное поле, и код сохраняется в регистре сведений о трудовой деятельности сотрудника. Учтите: при таком подходе контролировать полноту заполнения сложнее, потому что нет единого списка позиций для сверки.

Где вносить код

Позиция штатного расписания

Подходит при ведении штатки: код задаётся один раз и наследуется всеми сотрудниками на позиции. Ограничение — требуется актуальное штатное расписание.

Кадровые документы (приём, перевод)

Подходит, если штатка не ведётся или функция индивидуальна для сотрудника. Ограничение — при переводах код нужно контролировать в каждом документе вручную.

Проверка результата и выгрузка в ЕФС-1

После заполнения убедитесь, что данные попали в отчётность. Сформируйте ЕФС-1 с подразделом 1.1 (раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность») по сотруднику с кадровым событием и раскройте строку: в графах должны отображаться код ОКЗ и, при наличии, код трудовой функции. Если графы пусты — проверьте дату изменения позиции: код действует с даты записи, и события, произошедшие раньше, могут выгружаться без него.

Дополнительно полезно прогнать встроенную проверку документа или отчёта (кнопка «Проверка» в форме ЕФС-1). Она выявит незаполненные трудовые функции по сотрудникам, у которых в периоде были приёмы или переводы. Для общей сверки используйте отчёт «Штатное расписание» с выведенной колонкой трудовой функции — так видно все незаполненные позиции разом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Графа кода ОКЗ в ЕФС-1 подраздел 1.1

Норма

Код заполнен и соответствует должности

Тревожный признак

Графа пуста или код не относится к должности сотрудника

Карточка позиции штатного расписания

Норма

На вкладке «Дополнительно» указана трудовая функция с датой действия

Тревожный признак

Поле пустое или дата изменения позднее даты кадрового события

Проверка заполнения в программе

Норма

Проверка не выдаёт замечаний по трудовым функциям

Тревожный признак

Есть сообщения о незаполненном коде ОКЗ по сотрудникам

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — код внесён после отправки сведений. Если ЕФС-1 по событию уже сдан без трудовой функции, потребуется корректирующая форма: простое заполнение позиции не изменит уже переданные данные. Вторая типичная ситуация — указание полного шестизначного кода ОКЗ вместо контрольной точки: форматно-логический контроль СФР такую запись отклоняет.

Также учитывайте, что изменение трудовой функции в позиции не создаёт кадровый перевод сотрудника и не меняет его трудовой договор. Если фактические обязанности работника изменились, потребуется оформить перевод документом — код в справочнике решает только задачу отчётности. При смене должности сотрудника проверяйте, что новая позиция тоже содержит заполненный код.

Когда лучше привлечь специалиста

Самостоятельное внесение кодов безопасно, если речь идёт о заполнении справочных полей в рабочей базе: эти действия обратимы и не затрагивают расчёты. Однако перед массовой обработкой позиций или загрузкой классификаторов сделайте резервную копию информационной базы — это стандартная мера предосторожности при любых пакетных изменениях данных.

Помощь специалиста по 1С оправдана, если в базе ведётся сложная история штатного расписания с изменениями задним числом, используются доработанные кадровые документы или требуется перенос кодов из внешних источников (например, из Excel-реестра должностей). В этих случаях типовых средств может не хватить, и потребуется обработка или доработка конфигурации.

Частые вопросы

Обязательно ли указывать функцию из профстандарта, если профстандарта на должность нет?

Нет. Если профессиональный стандарт для должности не утверждён, достаточно указать код занятия по ОКЗ (контрольную точку). Поле трудовой функции из профстандарта остаётся пустым, и это не считается ошибкой при сдаче сведений.

Нужно ли вносить код по каждому сотруднику отдельно?

Нет, если ведётся штатное расписание. Код указывается один раз в позиции, и все сотрудники, занимающие её, наследуют это значение в отчётности. Индивидуальное заполнение требуется только при учёте без штатного расписания или при уникальной функции конкретного работника.

Что делать, если ЕФС-1 уже сдан без кода трудовой функции?

Сначала заполните код в позиции или кадровом документе, затем сформируйте корректирующую форму ЕФС-1 с тем же событием и актуальными данными. Первичная подача сведений с незаполненным кодом может повлечь требование фонда представить уточнённые сведения.

Где взять правильный код ОКЗ для должности?

Код выбирается из классификатора занятий, встроенного в 1С, по наименованию должности. Ориентиром служат наименование должности по штатному расписанию и профессиональный стандарт, если он применяется. При сомнениях между двумя группами выбирайте ту, которая точнее отражает фактические обязанности работника.

Меняется ли трудовой договор при внесении кода в программу?

Нет. Код трудовой функции в 1С — это аналитический реквизит для отчётности. Он не изменяет условия трудового договора и не заменяет кадровые документы. Если фактические обязанности сотрудника изменились, оформляется кадровый перевод и дополнительное соглашение по общим правилам.